Como aprovar pagamentos a fornecedores e despesas

Para que serve?

A gerência decide duas coisas antes de o dinheiro sair: as despesas que os trabalhadores pedem para reembolsar e os pagamentos a fornecedores que a tesouraria preparou. Uma despesa aprovada segue para a contabilidade; uma nota de pagamento aprovada fica Pronto a pagar e a tesouraria pode emiti-la.

Quando utilizar?

• Um trabalhador submeteu uma despesa (deslocação, refeição, estacionamento) e espera o reembolso.
• A tesouraria preparou e conferiu uma nota de pagamento a um fornecedor e precisa da aprovação da gerência.
• Uma despesa está acima do limite da empresa e precisa de dois níveis de aprovação.

Onde encontrar?

• Despesas: Direção › Aprovar › Despesas por aprovar.
• Pagamentos: Direção › Aprovar › Pagamentos a fornecedores.

Num ecrã mais estreito (por exemplo, um portátil de 1366 px de largura), Aprovar não aparece na barra da Direção: carregue no botão +, no fim da barra, e escolha aí Despesas por aprovar ou Pagamentos a fornecedores.

Antes de começar

• O seu perfil é Gerência. É o perfil que vê a aplicação Direção e que tem o botão Aprovar (pronto a pagar) nas notas de pagamento.

• A despesa está Submetido. O produto só deixa submeter uma despesa com o documento anexado, o número do documento e, se tiver IVA, o fornecedor com NIF.

• Hoje, o trabalhador não consegue submeter a despesa que criou: o fiscaldoo dá um erro de acesso e a despesa fica em Rascunho. Até o erro ser corrigido, a gerência pode submetê-la por ele: na lista de Despesas por aprovar, sem filtro, abra a despesa em Rascunho, escolha o Artigo, o Documento de suporte e o Número do documento, anexe o documento (botão Anexar ficheiros, na conversa da despesa) e carregue em Submeter. Como é a gerência que aprova, a despesa abaixo do limite passa logo de Rascunho a Aprovado, sem passar por Submetido, por isso confira tudo antes de carregar. Confira também o que o Artigo preenche: no teste, o artigo [EXP_GEN] Despesas trouxe o IVA de 23%, um fornecedor e a conta 311 Mercadorias, que não serviam a um estacionamento.

• A nota de pagamento está Conferido: a tesouraria criou-a a partir das faturas do fornecedor e conferiu-a.

• Se a empresa usa dois níveis, o administrador definiu o limite em Definições › Despesas › 2.º nível de aprovação acima de. Com zero, há uma só aprovação.

Como utilizar

Aprovar ou recusar uma despesa

1. Abra Direção › Aprovar › Despesas por aprovar. A página abre em gráfico (Análise de despesas).
2. Carregue no botão Lista, no canto do ecrã.
3. Carregue na seta da pesquisa e, em Filtros, escolha A aguardar aprovação.
4. Abra a despesa. Confira o Total, os Impostos, o Fornecedor e o documento anexado.
5. Carregue em Aprovar. No exemplo, o aviso «Um despesa com o mesmo recibo já existe.» não quer dizer que a despesa está repetida: os documentos de exemplo anexados às despesas estão vazios, e o fiscaldoo dá ficheiros iguais (incluindo vazios) como o mesmo recibo. A ligação despesa do aviso mostra duas despesas que nada têm a ver com esta (24,60 € e 38,50 €). Com documentos verdadeiros, o aviso só aparece quando outra despesa tem o mesmo ficheiro (ver «Problemas frequentes»).
6. Para recusar, carregue em Recusar, escreva o Motivo na janela Recusar despesa e carregue em Recusar.

Se a despesa está acima do limite, Aprovar dá só o 1.º nível. A conversa da despesa regista-o e a despesa continua Submetido até um administrador de Despesas dar o 2.º nível:

Aprovar uma nota de pagamento

1. Abra Direção › Aprovar › Pagamentos a fornecedores. A lista mostra todos os pagamentos a sair, incluindo os já pagos.
2. Carregue na seta da pesquisa e, em Filtros, escolha Rascunho.
3. Abra o pagamento e, no separador Nota de pagamento, confira o Estado de aprovação (Conferido) e as faturas que a nota paga.
4. Carregue em Aprovar (pronto a pagar).

Resultado esperado

• Despesa abaixo do limite: passa a Aprovado. Acima do limite: a mensagem do 1.º nível na conversa e, depois do 2.º nível, Aprovado. Recusada: Recusado. No exemplo, a despesa «Almoço com cliente (demonstração)», de 38,50 € (abaixo do limite de 100,00 €), ficou Aprovado com um só Aprovar da gerência.
• Aprovar não cria lançamentos: a despesa aprovada é lançada depois (estado Publicada) e a nota só lança o pagamento quando a tesouraria a emite.
• Nota de pagamento: o separador Nota de pagamento mostra Pronto a pagar, Aprovado por e Aprovado em. Ainda não há pagamento lançado: a nota diz «Ao emiti-la, o pagamento é lançado e reconciliado com as faturas.», e quem a emite é a tesouraria.

Notas importantes

• A gerência não bloqueia uma nota de pagamento: o botão Bloquear é só da tesouraria. Para travar um pagamento, peça à tesouraria que bloqueie a nota com o motivo. Não use Cancelar: aparece, mas recusa (ver «Problemas frequentes»).
• O filtro Rascunho de Pagamentos a fornecedores mostra juntas as notas ainda por aprovar (Conferido) e as já aprovadas (Pronto a pagar). Abra cada pagamento e veja o Estado de aprovação no separador Nota de pagamento antes de aprovar.
• Quem deu o 1.º nível de uma despesa já não a pode recusar nem dar o 2.º nível. Se decidir recusar depois do 1.º nível, peça ao administrador de Despesas.
• A nota de pagamento é um documento interno: «Documento interno sem valor fiscal: sem série fiscal e sem ATCUD.»
• O mesmo menu Aprovar tem Pedidos de ausência, que não fazem parte deste artigo.

Problemas frequentes

Aparece «Um despesa com o mesmo recibo já existe.»

• Causa: outra despesa tem anexado um ficheiro igual a um desta. O fiscaldoo compara o conteúdo dos ficheiros, não o nome: dois ficheiros vazios também contam como o mesmo recibo, e é por isso que o aviso aparece nas despesas do exemplo.
• O que fazer: carregue na ligação despesa do aviso. Abre a lista «Despesas com um recibo semelhante ao de …», com as outras despesas. Confirme se alguma é a mesma despesa submetida duas vezes: se for, recuse uma delas. Se forem despesas diferentes, abra o documento anexado a cada uma e confirme que é o recibo certo e não um ficheiro vazio.

Recusar depois do 1.º nível dá «Operação inválida»

• Mensagem: «You cannot refuse: despesa: deu o primeiro nível de aprovação. O segundo nível de uma despesa acima do limite tem de ser dado por outro administrador de Despesas.»
• O que fazer: peça a um administrador de Despesas que recuse ou aprove o 2.º nível.

Recusar sem motivo

• Mensagem: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• O que fazer: escreva o Motivo na janela e carregue de novo em Recusar.

Cancelar uma nota de pagamento dá «Sem acesso»

• Mensagem: «Não tem permissão para alterar «Pagamento». Esta área é para: Faturação, Administrador, Tesouraria: Utilizador, Tesouraria: Gestor.»
• O que fazer: a gerência aprova ou deixa a nota por aprovar. Para a travar, peça à tesouraria que a bloqueie.

As listas estão vazias

Numa empresa sem despesas, Despesas por aprovar mostra «Sem dados!». Confirme a empresa ativa na barra de cima: cada empresa tem as suas despesas e os seus pagamentos.