Como registar os livros de atas
Para que serve?
As atas das reuniões da empresa (assembleia geral, gerência) ficam num livro. O fiscaldoo guarda uma cópia de cada ata assinada, em PDF ou digitalizada, por livro e com um número seguido. Ao confirmar, o número e a impressão digital do ficheiro (SHA-256 do anexo) ficam fixos: a ata já não se altera nem se elimina, por isso o arquivo serve de registo de confiança.
Quando utilizar?
- Depois de cada reunião da assembleia geral ou da gerência, quando a ata já está assinada.
- Ao começar a usar o fiscaldoo, para guardar as atas que a empresa já tem: registe-as da mais antiga para a mais recente, porque o número é dado pela ordem em que as confirma.
- Quando precisa de encontrar uma ata já guardada, pelo título ou pelo livro, por exemplo a ata que aprovou as contas de um ano.
Onde encontrar?
Contabilidade › Fechar › Painel do fecho do exercício, no fim da lista de ligações do painel, Livros de atas.
Antes de começar
- O seu perfil é Contabilista Certificado / Gestor fiscal: os passos foram feitos com um utilizador só com este perfil. Com o perfil Contabilista ou Auditor sozinho, o menu Painel do fecho do exercício não aparece e a pesquisa de menus não encontra «Livros de atas».
- Tem a ata já assinada, num ficheiro (PDF ou digitalização). Sem o ficheiro, a ata não se confirma.
- Está na empresa certa (canto superior direito): cada ata é da empresa em uso.
Como utilizar
- Abra Contabilidade › Fechar › Painel do fecho do exercício e carregue em Livros de atas. Sem atas, a lista diz «Ainda não há atas» e «As atas das reuniões da empresa ficam guardadas aqui. Carregue em Novo para registar a primeira.»
- Carregue em Novo.
- Em Título, escreva o assunto da ata, por exemplo
Aprovação das contas de 2025. - Em Livro, escreva o nome do livro, por exemplo
Atas da Assembleia Geral. Use sempre o mesmo nome para o mesmo livro: a numeração conta-se por livro. - Em Data, escolha a data da reunião (vem preenchida com o dia de hoje).
- Em Anexo, carregue em Escolher ficheiro e escolha o ficheiro da ata assinada.
- Carregue em Confirmar. Abre-se a pergunta «Depois de confirmada, a entrada recebe o seu número e já não pode ser alterada nem eliminada. Continuar?». Carregue em Confirmar (ou em Descartar para voltar atrás).
Resultado esperado
- A ata passa a Confirmada e recebe o Número seguinte do livro: 1 para a primeira ata do livro, 2 para a seguinte, sem buracos.
- SHA-256 do anexo mostra a impressão digital do ficheiro: um código que muda se o ficheiro mudar, e que serve para provar mais tarde que o ficheiro é o mesmo.
- Os campos deixam de se poder alterar.
A lista mostra Livro, Número, Título, Data, Estado e Empresa.
Notas importantes
- Uma ata em Rascunho não tem número. O campo Número só aparece depois de confirmar, e na lista a coluna Número fica vazia para os rascunhos. Uma ata em rascunho pode ser alterada ou eliminada.
- Uma ata confirmada não se corrige. Se houver um erro, registe uma nova ata que o corrija.
- O fiscaldoo guarda uma cópia: não substitui o livro de atas nem regista o termo de abertura do livro. Pendente de validação por contabilista certificado: que livros de atas a lei exige a cada tipo de sociedade, e se o arquivo digital dispensa o livro em papel.
Problemas frequentes
«A entrada … não tem anexo…»
- Sintoma: ao confirmar, depois da pergunta: «A entrada «Aprovação das contas de 2025» não tem anexo. Anexe a ata assinada (PDF ou digitalização) antes de confirmar: depois de confirmada já não pode ser alterada.»
- O que fazer: em Anexo, escolha o ficheiro e confirme de novo.
«Uma ata confirmada nunca pode ser eliminada…»
- Sintoma: numa ata confirmada, no menu da roda dentada (ao lado do título), Eliminar e, na pergunta, Eliminar: «Uma ata confirmada nunca pode ser eliminada (a numeração do livro não pode ter buracos). Crie, em vez disso, uma nova entrada que explique a situação.»
- O que fazer: registe uma nova ata que explique a situação.
Não encontro os Livros de atas
- Causa: o seu perfil não é o Contabilista Certificado / Gestor fiscal. Com o Contabilista ou o Auditor, o painel do fecho do exercício não aparece.
- O que fazer: peça a quem tem o perfil Contabilista Certificado / Gestor fiscal.