Como ler uma fatura ou outro documento com o Copiloto

Para que serve?

O leitor de documentos poupa a escrita de uma fatura de fornecedor que não tem o código QR da AT: uma fatura estrangeira, antiga ou um talão. O Copiloto lê o documento, prepara um rascunho de fatura de fornecedor e diz o que não conseguiu confirmar. Nada é lançado: quem lança é a pessoa, depois de conferir.

Quando utilizar?

• Recebeu uma fatura de fornecedor sem código QR (estrangeira, antiga, talão de caixa), um recibo ou um contrato.
• Não use o leitor numa fatura com o código QR da AT: essa lê-se pelo código QR, sem IA, como diz a própria janela.

Onde encontrar?

Contabilidade › Lançar › Compras › Ler um documento com IA.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista.
• O Copiloto, a Ligação à IA e o agente IA - Leitor de documentos estão ligados e há um limite mensal de gasto acima de zero: veja Como ligar ou desligar o Copiloto.
• O fornecedor já existe com o NIF. O leitor nunca cria fornecedores: sem fornecedor, faz o rascunho sem linhas.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Lançar › Compras › Ler um documento com IA.
2. Em Fornecedor (se o conhece), escolha o fornecedor, por exemplo Papelaria Exemplo, Lda.
3. Em Ou cole o texto do documento, cole o texto da fatura. O campo Documentos (PDF ou imagem) recebe o PDF ou a fotografia, mas hoje dá erro (ver «Problemas frequentes»).
4. Carregue em Ler o documento. Abre-se a Fatura de fornecedor em rascunho, com a referência do documento (no exemplo, FT 2026/45).
5. Leia a caixa Rascunho lido pela IA. Cada ponto de Por favor confirme é um valor que o leitor não confirmou.
6. Em cada linha, carregue em Impostos e escolha o IVA do documento. O leitor não o escolhe quando a empresa tem vários impostos de compra com a mesma taxa. Ao escrever 23, a lista mostra 23%, 23% AUT UE, 23% EX SServiços, 23% AUT sucata, 23% AUT construção, 23% AUT emissões GEE, Retenção IRS 23% — trabalho independente (art. 151.º) e outras. Numa compra a um fornecedor português com IVA de 23% na fatura, como a do exemplo, escolha 23%. As outras são para casos especiais (autoliquidação, serviços do estrangeiro, retenção na fonte): veja «Quando há retenção na fonte ou autoliquidação» em Como lançar uma fatura de fornecedor antes de escolher uma delas.
7. Confira a Conta de cada linha. Numa linha sem artigo, o rascunho fica com a conta por omissão do diário Compras (no exemplo, 6228 Outros), que não é a do papel e do toner. Para a mudar, carregue na Conta da linha, escreva 6233 e escolha 6233 Materiais / Material de escritório; faça o mesmo nas outras linhas. Confirme depois que o Total é igual ao do documento: no exemplo, 99,40 € + IVA 22,86 € = 122,26 €.

Para lançar, siga Como lançar uma fatura de fornecedor a partir do rascunho.

Resultado esperado

Uma fatura de fornecedor em Rascunho, com o fornecedor, a referência, as datas da fatura e do vencimento, as linhas do documento com a conta certa (no exemplo, 6233 Material de escritório) e o IVA escolhido (23%), e o total igual ao do papel (122,26 €). Ainda não há lançamento contabilístico nem IVA dedutível registado: isso só acontece ao confirmar a fatura.

Notas importantes

• Os números da caixa Rascunho lido pela IA aparecem com ponto decimal (122.26); os da fatura, com vírgula.
• O leitor envia o texto do documento ao fornecedor de IA da empresa. Os dados pessoais seguem com valores fictícios, salvo se a empresa os autorizou nessa ligação.
• Copiloto › Agentes › Correções do leitor guarda, por fornecedor, o que corrige num rascunho, para o leitor aprender. Pendente de validação no ecrã: depois de escolher o IVA nas duas linhas, a lista ficou «Ainda sem correções»; falta saber que correções guarda e quando.

Problemas frequentes

Ao anexar um PDF ou uma fotografia aparece «Ops! Algo correu mal...»

• Mensagem: «Algo correu mal... Se não conseguir avançar, envie o relatório ao suporte técnico.»
• Causa: defeito do produto na leitura de ficheiros anexados.
• O que fazer: retire o ficheiro e cole o texto do documento em Ou cole o texto do documento. Anexe o PDF à fatura depois, para ficar como documento de suporte.

O rascunho vem sem fornecedor e sem linhas

• Mensagem na caixa: «NIF do fornecedor: … não há um fornecedor único com este NIF na sua empresa: escolha ou crie o fornecedor manualmente (o leitor nunca cria fornecedores)».
• O que fazer: crie o fornecedor com o NIF, apague o rascunho e leia o documento de novo, com o fornecedor escolhido em Fornecedor (se o conhece).

A janela diz que o limite mensal seria ultrapassado

• Mensagem: «O limite mensal de gasto com IA da empresa … seria ultrapassado: … Nada foi enviado.»
• O que fazer: peça ao perfil Administração fiscal que aumente o limite, como explicado em Como ligar ou desligar o Copiloto.