Como importar faturas em aberto e saldos de terceiros
Para que serve?
Carrega as faturas que o programa anterior ainda tinha por receber ou por pagar, uma linha por documento, para depois reconciliar cada uma com o pagamento quando chegar. Os documentos passam a ser um só lançamento no diário de abertura, equilibrado com uma conta de capital próprio. Não se criam faturas certificadas: o documento antigo fica só como referência na linha.
Quando utilizar?
- Quando precisa de saber qual a fatura que cada cliente ou fornecedor ainda deve, e não só o saldo da conta.
- Quando vai reconciliar pagamentos com as faturas do programa anterior.
- Não use em conjunto com os saldos de abertura para as mesmas contas de clientes e fornecedores: o saldo ficaria duplicado. Escolha um dos dois para clientes e fornecedores.
- Para um cliente ou fornecedor sem documentos por liquidar, sem detalhe, existe o ecrã Saldos de abertura por terceiro (ver «Notas importantes»).
Onde encontrar?
Contabilidade › Configurar › Migração e importações › Importar documentos em aberto. O que cada perfil vê no menu Migração e importações (o perfil é o que se atribui ao utilizador em Definições › Utilizadores; os nomes dos ecrãs são os do menu):
| Perfil | Entradas do submenu Migração e importações | Importa documentos em aberto |
|---|---|---|
| Administrador | Todas as que este artigo descreve | Sim |
| Contabilista certificado (o Responsável fiscal) | Importar documentos em aberto, Saldos de abertura por terceiro, Registo de importações de dados, Importar ficheiro SAF-T, Migração de documentos certificados, Migração de séries e Migração para a contabilidade organizada | Sim |
| Auditor | Só o Registo de importações de dados (consulta) | Não |
| Contabilista | Nenhuma | Não |
| Administrativo | Nenhuma | Não |
| Gerência | Nenhuma | Não |
Esta tabela foi conferida carregando o menu com um utilizador de cada perfil. Atribua o perfil e não grupos de acesso soltos: é o perfil Contabilista certificado que traz o grupo «Migração / Importação fiscal», necessário para importar.
Antes de começar
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O seu perfil é Administrador ou Contabilista certificado: as entradas Importar documentos em aberto e Saldos de abertura por terceiro exigem a permissão «Migração / Importação fiscal», que só estes dois perfis trazem. Com o perfil Contabilista, Auditor ou Administrativo o menu não aparece: peça a quem tem um dos dois perfis que faça a importação.
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Os clientes e fornecedores do ficheiro já existem, com NIF.
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O ficheiro é CSV ou XLSX, com cabeçalho. Colunas obrigatórias: Parceiro (NIF ou nome exato), Documento (a referência do documento antigo) e Valor. Opcionais: Conta, Data do documento, Vencimento e Moeda. Exemplo, com dados inventados (cada linha da tabela é uma linha do ficheiro; grave com ponto e vírgula entre colunas):
Parceiro Documento Valor Data do documento Vencimento PT501000771FT 2025/1011230,0015/11/202515/12/2025PT501000771FT 2025/1181770,0020/12/202519/01/2026PT502000880FF 2025/772500,0010/12/202509/01/2026 -
O valor leva sinal menos quando o cliente está a crédito (por exemplo um adiantamento) ou o fornecedor a débito.
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A conta de cada documento: se a coluna Conta estiver vazia, o produto usa a conta de fornecedores (
2211) só quando o parceiro é só fornecedor; em qualquer outro caso usa a de clientes (2111). Um parceiro criado sem ser marcado como fornecedor cai em2111: marque-o como fornecedor ou preencha Conta com221. -
A coluna Moeda é opcional. O valor é convertido para euros à taxa em vigor na Data de referência (na demonstração, 110,00 USD com a taxa 1,1 de 01/12/2025 ficaram 100,00 €); se a moeda não tiver nenhuma taxa registada na data de referência ou antes, o produto não importa e diz-o na linha do documento (ver «Problemas frequentes»). Registe a taxa antes de importar. Pendente de validação por contabilista certificado: a taxa a usar na abertura de documentos em moeda estrangeira.
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O Vencimento pode ficar vazio: a linha entra sem data de vencimento.
Como utilizar
- Em Importar documentos pendentes, escolha o ficheiro em Escolher ficheiro e escreva a Data de referência, por exemplo
01/01/2026. Diário de abertura e Conta de contrapartida vêm preenchidos; Modo começa em Criar em rascunho. - Carregue em Verificar. Se houver problemas, a janela lista-os com o número da linha do ficheiro (a linha 1 é o cabeçalho) e nada é gravado. Corrija o ficheiro, carregue em Voltar e escolha-o outra vez.
- Sem erros, a janela diz «3 documentos pendentes, clientes 3000.00, fornecedores 2500.00 EUR (líquido, na moeda da empresa), com data de 01/01/2026. Nada é guardado até carregar em Importar.» Confira Documentos, Clientes (líquido) e Fornecedores (líquido) com a conta corrente do programa anterior e carregue em Importar.
- Em «O lançamento de abertura vai ser criado. Continuar?», carregue em Confirmar. A janela diz «Lançamento de abertura criado (Criar em rascunho) com 3 documentos pendentes. Reconcilie-os com pagamentos a partir da conta corrente de cada parceiro.» Carregue em Ver lançamento, confira as linhas e carregue em Publicar.
Resultado esperado
Um lançamento no diário de abertura, publicado, com estas linhas (as da demonstração):
| Conta | Parceiro | Descrição | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
2111 Clientes gerais | Cliente Alfa, Lda | FT 2025/101 | 1.230,00 € | |
2111 Clientes gerais | Cliente Alfa, Lda | FT 2025/118 | 1.770,00 € | |
2211 Fornecedores gerais | Fornecedor Beta, SA | FF 2025/77 | 2.500,00 € | |
561 Resultados transitados | Saldo de abertura | 500,00 € | ||
| Total | 3.000,00 € | 3.000,00 € |
A linha 561 é a Conta de contrapartida: recebe a diferença entre os clientes (3.000,00 €) e os fornecedores (2.500,00 €). Cada documento fica numa linha própria, com a referência antiga na descrição, para reconciliar com o pagamento a partir da conta corrente do parceiro.
Notas importantes
- Saldos de abertura por terceiro (Contabilidade › Configurar › Migração e importações) é a alternativa sem ficheiro: uma janela com Data de referência, Diário de abertura, Conta de contrapartida e Modo, e uma linha por parceiro (Parceiro, Conta corrente, Moeda, Saldo, Invertido, Natureza, Referência). A janela avisa «Preencha a data de referência dos lançamentos de abertura.» enquanto a data está vazia. Cada linha vira um lançamento. Não a usámos a gravar.
- O assistente lê o sinal do valor: um sinal menos num cliente é um adiantamento, e num fornecedor é um valor a receber. Uma fatura de fornecedor em dívida entra com valor positivo.
- A importação fica no registo de importações: 3 documentos dão Registos criados 3 (um por documento, todos no mesmo lançamento de abertura).
- Se já importou saldos de abertura com a mesma data de referência, a verificação avisa e só deixa continuar se marcar Importar outra vez (ver «Problemas frequentes»).
Problemas frequentes
«A data … está num período bloqueado»
- Sintoma: ao carregar em Verificar, a janela diz «Foram encontrados 1 problema(s) no ficheiro. Nada foi gravado.» com Documentos 0 e, na linha 0: «A data 31/12/2025 está num período bloqueado (Data de bloqueio geral (31/12/2025)). Não se pode importar nada aí; altere a data ou peça ao Responsável fiscal.»
- Causa: a Data de referência cai antes ou na data de bloqueio da empresa. A linha é 0 porque o erro é da data e não de uma linha do ficheiro.
- O que fazer: escreva uma data posterior à do bloqueio. Se a abertura tem mesmo de ficar nesse período, a data de bloqueio altera-se em Contabilidade › Fechar › Fecho do exercício › Painel do fecho do exercício › Datas de bloqueio e exceções, onde o produto pede um motivo e o regista. Pendente de validação por contabilista certificado: alterar uma data de bloqueio para importar uma abertura.
«O vencimento … é anterior à data do documento»
- Sintoma: «O vencimento 19/12/2025 é anterior à data do documento 20/12/2025. Confirme as duas colunas.» (linha 3 do ficheiro de exemplo, em que o documento é de 20/12/2025 e o vencimento de 19/12/2025).
- O que fazer: confirme as duas datas e corrija a que estiver trocada. Um vencimento vazio não dá erro.
«O campo data do documento … não é uma data válida»
- Sintoma: «O campo data do documento «31/02/2025» não é uma data válida. Use 2024-12-31 ou 31/12/2024.» A mensagem dá apenas um exemplo de formato; use
dd/mm/aaaaouaaaa-mm-ddcom uma data que exista. - O que fazer: corrija a data na linha indicada.
«A moeda … não existe»
- Sintoma: «A moeda «XYZ» não existe. Use o código ISO (EUR, USD...).»
- O que fazer: use o código ISO de uma moeda que exista, ou deixe a coluna vazia para euros.
«A moeda … não tem nenhuma taxa de câmbio registada»
- Sintoma: na verificação, linha 2: «A moeda USD não tem nenhuma taxa de câmbio registada na data 01/01/2026 ou antes, pelo que os montantes seriam convertidos 1 para 1 em EUR. Registe a taxa em Contabilidade › Configuração › Moedas (em modo de programador) e leia o ficheiro outra vez.» Nada é gravado.
- O que fazer: registe a taxa da moeda com data igual ou anterior à Data de referência e carregue em Voltar para ler o ficheiro outra vez.
«Já foi importado um lançamento de saldos de abertura (ou de documentos em aberto) nesta data»
- Sintoma: ao verificar os saldos de abertura depois de ter importado os documentos em aberto com a mesma data (ou o inverso), a janela avisa: «Já foi importado um lançamento de documentos em aberto (…) nesta data. Estes saldos de abertura de clientes e fornecedores podem incluir os mesmos valores: importar os dois duplicaria os valores. Marque "Importar outra vez" só se os dois ficheiros não se sobrepuserem.» Ao verificar os documentos em aberto depois dos saldos, lê-se: «Já foi importado um lançamento de saldos de abertura (…) nesta data. Os saldos de clientes e fornecedores podem já incluir estes documentos em aberto: importar os dois duplicaria os valores. Marque "Importar outra vez" só se os dois ficheiros não se sobrepuserem.»
- Causa: as contas de clientes e de fornecedores entrariam duas vezes, uma no balancete de abertura e outra nos documentos.
- O que fazer: se os dois ficheiros se sobrepõem, não importe o segundo. Se não se sobrepõem (por exemplo, o balancete não traz clientes nem fornecedores), marque Importar outra vez. No exemplo, o balancete tinha as contas
2111e2211, por isso não se deve importar o segundo.
«O documento … já aparece na linha …»
- Sintoma: «O documento «FT 2025/101» de Cliente Alfa, Lda já aparece na linha 2. Uma linha por documento pendente.» (a mesma referência, para o mesmo parceiro e moeda, em duas linhas).
- O que fazer: se são dois documentos diferentes, dê-lhes referências diferentes; se é o mesmo, apague a linha repetida. Não some os valores.
«Não foi encontrado nenhum parceiro»
- Sintoma: «Não foi encontrado nenhum parceiro para «PT599999990» (NIF ou nome exato). Crie primeiro o parceiro; um parceiro sem NIF encontra-se pelo nome exato.»
- O que fazer: crie o cliente ou fornecedor com o NIF do ficheiro, ou corrija o NIF.
«O montante … não é válido»
- Sintoma: «O montante «doismil» não é válido. Use um número (1234.56 ou 1.234,56), com sinal menos para um cliente a crédito ou um fornecedor a débito; não se aceita texto nem fórmulas.»
- O que fazer: escreva o valor só com algarismos, vírgula ou ponto decimais e, se for o caso, o sinal menos.
Os totais não batem com o programa anterior
- Sintoma: Clientes (líquido) ou Fornecedores (líquido) diferem do saldo da conta corrente antiga.
- Causa: o valor mostrado é líquido (soma dos documentos com sinal), na moeda da empresa. Um adiantamento com sinal menos reduz o total do cliente.
- O que fazer: confira linha a linha com o extrato do parceiro no programa anterior antes de carregar em Importar.