Como preparar a migração de outro programa para o fiscaldoo
Para que serve?
Quando uma empresa muda de programa, há três decisões a tomar antes da primeira importação: o que vem do programa anterior, a partir de que data a empresa trabalha no fiscaldoo e por que ordem se importa. Este artigo ajuda a tomá-las e diz que ecrã do fiscaldoo recebe cada parte. Cada importação tem o seu artigo; aqui só se planeia.
O fiscaldoo não tem um ecrã de «plano de migração» nem de diagnóstico: o plano faz-se fora do programa (numa folha ou num documento), com a lista abaixo.
Quando utilizar?
- Antes de importar o que quer que seja para uma empresa que vem de outro programa.
- Quando a mudança é a meio do ano, para decidir o que fica no programa anterior e o que vem.
- Não use para uma empresa que passa do regime simplificado à contabilidade organizada sem mudar de programa: ver Como passar do regime simplificado para a contabilidade organizada.
Onde encontrar?
Não há um menu próprio. Os ecrãs que a migração usa estão em três sítios:
- Contabilidade › Configurar › Migração e importações: Histórico migrado, Importar documentos em aberto, Saldos de abertura por terceiro, Registo de importações de dados, Importar ficheiro SAF-T, Migração de documentos certificados, Migração de séries e Migração para a contabilidade organizada. No teste, o Administrador viu as oito; o utilizador Contabilista certificado (assina, fecha períodos) com a permissão de migração viu todas menos Histórico migrado.
- Contabilidade › Lançar › Lançamentos › Importar: entre outros, Importar lançamentos, Importar saldos de abertura e Importar ativos.
- Definições › fiscaldoo · Certificação, no grupo Configurar os dados: migração e importações, com um Abrir para cada um destes cinco: Histórico migrado, Importar documentos em aberto, Saldos de abertura por terceiro, Registo de importações de dados e Importar ficheiro SAF-T. As Definições são só do Administrador.
Antes de começar
- Quem importa precisa da permissão Migração / Importação fiscal. No utilizador (Definições › Utilizadores), está em Ajustes avançados, no grupo LOCALIZAÇÃO PT, com o nome Localização PT — Migração e importação fiscal (saldos, SAF-T). O Administrador tem-na sempre. Com o perfil Contabilista (opera) sem esta permissão, o grupo Migração e importações não aparece em Contabilidade › Configurar, e a página Importar não mostra Importar lançamentos nem Importar saldos de abertura. Os ecrãs deste artigo foram abertos com o Administrador e com um utilizador com o perfil Contabilista certificado (assina, fecha períodos) e esta permissão.
- Faça a migração primeiro numa base de teste e só depois na base onde a empresa vai trabalhar.
- Peça ao programa anterior, para a data de arranque: o balancete, a lista das faturas por receber e por pagar, o mapa dos ativos, o último número de cada série de faturação, os ficheiros SAF-T (PT) de faturação e de contabilidade e, se a empresa processa salários, os recibos do ano.
Como utilizar
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Faça o inventário do que vem. Para cada linha da tabela, decida se vem, de que ficheiro e quem o confere.
O que existe no programa anterior Onde entra no fiscaldoo Dados da empresa, plano de contas, impostos Contabilidade › Configurar › Configurar a empresa e Plano de contas Clientes, fornecedores e artigos Importar no menu da roda dentada de cada lista (por exemplo Contabilidade › Lançar › Clientes) Saldos das contas na data de arranque Importar saldos de abertura, em Importar; ver Importar os saldos de abertura Faturas de clientes e de fornecedores por liquidar Importar documentos em aberto ou Saldos de abertura por terceiro; ver Importar faturas em aberto e saldos de terceiros Ativos fixos, com as depreciações acumuladas Importar ativos, em Importar; ver Importar ativos de outro programa Séries de faturação e documentos já emitidos Migração de séries e Migração de documentos certificados; ver Migrar as séries e os documentos certificados Lançamentos de anos anteriores, para consulta Importar lançamentos com Histórico migrado, consultados em Consultar o histórico do programa anterior Recibos de vencimento já pagos Na aplicação Salários; ver Importar o histórico de salários Se o programa anterior exporta o SAF-T (PT), Importar ficheiro SAF-T pode ler o plano de contas, os saldos de abertura, os artigos, os documentos de venda, os clientes e fornecedores e os lançamentos do ficheiro: a ficha da importação tem estas opções em O QUE IMPORTAR, e os campos NIF no ficheiro, Empresa no ficheiro, Início do período do ficheiro e Fim do período do ficheiro. Use-o para confirmar de que empresa e de que período é o ficheiro antes de escolher o que importa dele.
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Escolha a data de arranque. É o dia a partir do qual a empresa lança e fatura no fiscaldoo. O mais simples é o primeiro dia de um exercício (por exemplo 01/01/2027): os saldos de abertura são o balancete de fecho do ano anterior, e o ano inteiro fica num só programa. A meio do ano, os meses anteriores ficam no programa anterior e os documentos já emitidos nesse ano têm de vir também, para o SAF-T de faturação do ano (ver Migrar as séries e os documentos certificados). Pendente de validação por contabilista certificado: escolha da data de arranque a meio do exercício e o que fica a cargo de cada programa (SAF-T, declarações periódicas e conservação dos documentos).
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Importe por esta ordem, porque cada passo usa o que o anterior criou:
- dados da empresa, plano de contas e impostos;
- clientes, fornecedores e artigos (as faturas em aberto e os saldos de clientes e fornecedores pedem o parceiro já criado: a importação procura-o pelo NIF ou, se ele não tiver NIF, pelo nome exato);
- saldos de abertura das contas;
- faturas em aberto de clientes e fornecedores (ou o saldo de cada um, não as duas coisas: ver «Notas importantes»);
- categorias de ativos e depois os ativos;
- séries e documentos certificados do programa anterior;
- histórico de lançamentos e de salários, só para consulta.
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Confira cada importação antes da seguinte, como em Como confirmar que a migração ficou certa: Registo de importações de dados e o balancete.
Resultado esperado
- Um plano escrito, fora do programa, com o que vem, de que ficheiro, a data de arranque e a ordem.
- Depois das importações, uma linha por importação em Registo de importações de dados e o balancete do fiscaldoo igual ao do programa anterior na data de arranque.
Notas importantes
- Clientes e fornecedores entram uma só vez. Pelos saldos de abertura ou pelas faturas em aberto (ou pelo saldo de cada um, em Saldos de abertura por terceiro), nunca por dois caminhos para as mesmas contas: o saldo ficaria em dobro. A escolha está explicada em Importar faturas em aberto e saldos de terceiros.
- Faturas não se recriam. Nenhum destes ecrãs emite faturas certificadas: os documentos do programa anterior entram com a assinatura que já tinham, só para consulta e para o SAF-T. A faturação nova começa nas séries preparadas na migração.
- O histórico migrado não mexe no ano em curso. Os lançamentos de anos anteriores ficam só para consulta. Antes de os importar, Histórico migrado diz «Ainda não há histórico migrado».
Problemas frequentes
Não vejo «Migração e importações» em Contabilidade › Configurar
- Causa: o utilizador não tem a permissão Migração / Importação fiscal; com o perfil Contabilista (opera) o grupo não aparece.
- O que fazer: peça ao Administrador que lhe dê a permissão em Ajustes avançados (Localização PT — Migração e importação fiscal (saldos, SAF-T)), ou que faça a importação.
Procuro o ecrã do plano de migração
- Causa: não existe. O fiscaldoo tem os ecrãs de cada importação, não um ecrã que planeie a migração ou faça o diagnóstico do programa anterior.
- O que fazer: faça o plano fora do programa com a tabela do passo 1 e siga a ordem do passo 3.