Como consultar o histórico do programa anterior

Para que serve?

Quando uma empresa muda de programa, os documentos dos anos anteriores têm de poder ser consultados durante o prazo legal de conservação, que é de 10 anos. O fiscaldoo guarda esse passado em três sítios, todos só para consulta:

• Histórico migrado: os lançamentos contabilísticos do programa anterior, tal como vieram.
• Arquivo do sistema anterior: o registo de como o histórico é conservado (ficheiro importado ou programa antigo mantido acessível) e os ficheiros antigos, como os SAF-T, com a sua impressão digital.
• Recibos e guias do sistema anterior: a lista dos recibos e das guias do programa anterior, com o PDF de cada um quando existe.

Nenhum destes registos cria lançamentos, usa séries ou entra no SAF-T de faturação do novo sistema.

Quando utilizar?

• Para responder a «qual era o lançamento de …?» ou «onde está o recibo n.º …?» de antes da migração.
• Para registar, na migração, onde e até quando o histórico do programa anterior é conservado.
• Para corrigir um valor do histórico sem tocar no original (ver «Corrigir um lançamento do histórico»).
• Não use para trazer lançamentos para o histórico: isso faz-se em Importar lançamentos, com a opção Histórico migrado. Os documentos certificados (faturas, notas de crédito) trazem-se em Migrar as séries e os documentos certificados.

Onde encontrar?

• Contabilidade › Configurar › Migração e importações › Histórico migrado. Este menu só aparece quando já há lançamentos migrados na base; nessa altura, o Contabilista, o Contabilista certificado e o Auditor veem-no.
• Contabilidade › Configurar › Outras definições › Arquivo › Arquivo do sistema anterior e, na mesma pasta, Recibos e guias do sistema anterior. As duas entradas estão no menu sem o modo de programador (vistas com o Administrador, o Contabilista certificado, o Contabilista e o Auditor).

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista, Contabilista certificado ou Auditor para consultar. O Administrativo não vê nenhum dos três menus. Para registar o arquivo e carregar recibos e guias é preciso o perfil Contabilista certificado (ou Administrador); o Contabilista e o Auditor só leem. Pendente de validação por contabilista certificado: quem deve poder registar o arquivo do sistema anterior.

• O histórico já foi importado com a opção Histórico migrado em Importar lançamentos. Sem nenhum lançamento migrado na base, o menu não aparece a estes perfis.

• Para carregar recibos e guias, tem um ficheiro CSV com a primeira linha de cabeçalho e as colunas numero, data e valor (obrigatórias) e, se quiser, tipo, atcud, nif, cliente, origem, estado e hash; ou um ZIP de PDF com nomes como RG A_15.pdf. Exemplo, com dados inventados (cada linha da tabela é uma linha do ficheiro; grave com ponto e vírgula entre colunas):

  numero	tipo	data	valor	atcud	nif	cliente	origem	estado
  RG A 15	RG	15/03/2025	1230,00	JJ4KQ7W9-15	599999993	Cliente Alfa, Lda	FT A 101	N
  RG A 16	RG	20/04/2025	500,00	JJ4KQ7W9-16	599999993	Cliente Alfa, Lda	FT A 105	N
  GT A 7	GT	02/05/2025	100,00	JJ4KQ7W9-7	599999993	Cliente Alfa, Lda		N

  Os tipos aceites são RG (recibo), RC (recibo com IVA de caixa), GT (guia de transporte), GR (guia de remessa), GA, GC (consignação) e GD (devolução). Sem a coluna tipo, o tipo é a primeira palavra do número.

Como utilizar

1. Abra Histórico migrado. A lista mostra os lançamentos que vieram do programa anterior, com a data, o número HMIG/…, o diário Histórico migrado, a referência, o parceiro, o total e o estado Publicada. Pesquise por data, referência ou conta como em qualquer lista de lançamentos. Se estiver vazia, não há nenhum nesta empresa.
2. Abra um lançamento para ver as linhas, as notas e os anexos. Só há dois botões, Guardar como modelo e Ações (com PDF da fatura e Partilhar): não há Repor em rascunho, Anular nem Eliminar, para nenhum perfil.
3. Para registar como o histórico é conservado, abra Arquivo do sistema anterior e carregue em Novo. Preencha o Sistema anterior (o nome do programa), o Período de e o Período até, e escolha Como é conservado: Ficheiro importado para este sistema ou Sistema anterior mantido acessível. Com a segunda, preencha também Acessível até e Quem o guarda e como aceder; sem eles, ao guardar, lê-se «Quando o sistema anterior é mantido acessível, diga até quando fica disponível, quem o guarda e como se abre. Sem isso ninguém encontraria o histórico numa inspeção.» Guarde. O campo Conservar até calcula-se sozinho: com o período a acabar em 31/12/2025, ficou 31/12/2035. Sem o período, não deixa guardar («Há campos obrigatórios por preencher.»). Anexe em SAF-T e ficheiros antigos os SAF-T do programa anterior: cada um recebe uma impressão digital (SHA-256) e não se apaga antes do prazo.
4. Para trazer recibos e guias, carregue em Carregar recibos e guias. Em O que carregar, escolha Ficheiro CSV, escolha o ficheiro e carregue em Carregar. As outras duas escolhas são SAF-T do sistema anterior e Só ficheiros PDF.
5. A janela relata a carga: «Linhas lidas: 6. Acrescentadas: 4. Já carregadas (saltadas): 0. … Inválidas (deixadas de fora): 2.» e lista cada linha inválida e os números repetidos. Carregue em Abrir a carga para ver o que entrou. Nada é corrigido: o que o programa anterior tinha, fica como estava. Se o mesmo ficheiro for carregado outra vez, as 4 linhas ficam «Já carregadas (saltadas): 4» e nada se duplica.
6. Para ligar os PDF, repita o passo 4 com Só ficheiros PDF e um ZIP com ficheiros nomeados pelo tipo e número (RG A_15.pdf). Na demonstração, um ZIP com 3 PDF deu «PDF recebidos: 3. Ligados a uma linha: 2. Não ligados: 1. GT A_99.pdf: nenhuma linha com este tipo e número».
7. Abra Recibos e guias do sistema anterior para consultar: tipo, número, ATCUD, data, NIF e nome do cliente, valor, PDF, e as marcas Número repetido e ATCUD repetido. Os filtros separam recibos, guias, repetidos e sem PDF.

Resultado esperado

• Os lançamentos do histórico consultam-se a qualquer altura e ficam exatamente como vieram. Cada um tem o número HMIG/AAAA/nnnnn, o diário Histórico migrado e não é um documento certificado: não leva ATCUD novo nem assinatura nova e não entra no SAF-T de faturação (só na contabilidade).
• O arquivo tem a data limite de conservação (10 anos depois do fim do período) e a lista dos ficheiros antigos com a sua impressão digital.
• Na demonstração, a carga do CSV deixou 4 documentos (2 recibos e 2 guias) e os dois recibos ficaram com PDF. As duas guias GT A 7 ficaram marcadas como Número repetido, sem alteração: «Números repetidos (o mesmo tipo e número de outra linha; todas ficam, nenhuma foi corrigida)».
• O que o carregamento de um SAF-T deixa na lista Pendente de validação no ecrã: o carregamento de um SAF-T do sistema anterior (leitura de Payments e MovementOfGoods e verificação do esquema) não foi provado nesta demonstração por falta de um SAF-T de teste.

Corrigir um lançamento do histórico

O lançamento do histórico não se altera, não se repõe em rascunho, não se anula e não se elimina, nem pelo Administrador. Quem tentar por outra via recebe, por exemplo: «O lançamento HMIG/2025/00001 (SEG-2025-06) não pode voltar a rascunho. Faz parte do histórico migrado do programa anterior e fica exatamente como veio, para todos os utilizadores, administradores incluídos (conservação legal de 10 anos, CIVA art. 52.º). Para o corrigir, estorne-o ou lance uma regularização nova; o original mantém-se.» A mesma frase diz «não pode ser anulado» ou «não pode ser alterado». Ao eliminar: «O documento "HMIG/2025/00001 (SEG-2025-06)" tem de ser conservado até 31/12/2035 …».

O que a mensagem pede (estornar) faz-se pela importação: em Importar lançamentos, com as colunas Estorno de (HMIG/2025/00001) e Motivo do estorno (por exemplo price_error), com a data do estorno num período aberto. Na demonstração, o ficheiro criou um lançamento novo em rascunho de 240,00 € e o original ficou intacto. Em alternativa, lance uma regularização nova com a data de hoje. Pendente de validação por contabilista certificado: o motivo de estorno SAF-T a usar para corrigir um lançamento de histórico.

Notas importantes

Importe o histórico antes de bloquear o período

O histórico migrado só entra num período que não esteja bloqueado: na demonstração, uma data de 2025 com o bloqueio a 31/12/2025 foi recusada mesmo com a opção marcada. Importe-o antes de bloquear os anos a que pertence (ver Datas de bloqueio).

• Este arquivo é só consulta. Não substitui a cópia do SAF-T e dos PDF originais, que o contabilista certificado deve conservar durante o prazo legal.
• Sem permissão: o Administrativo não encontra os menus. O Contabilista e o Auditor só têm leitura nestes registos (conferido nas permissões, não no ecrã com esses perfis).

Problemas frequentes

Não vejo o menu Histórico migrado

• Causa: a base ainda não tem lançamentos migrados, ou o seu perfil não é um dos três que o veem (Contabilista, Contabilista certificado e Auditor).
• O que fazer: importe o histórico em Importar lançamentos.

A lista do Histórico migrado está vazia

• Sintoma: não aparece nenhum lançamento.
• Causa: os lançamentos migrados estão noutra empresa (a lista respeita a empresa ativa), ou esta empresa ainda não importou nenhum com a opção Histórico migrado.
• O que fazer: confirme a empresa no canto superior direito e, se for caso disso, importe o histórico em Importar lançamentos.

«Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: ao guardar um Arquivo do sistema anterior, o ecrã diz «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.» e assinala Período de e Período até.
• O que fazer: preencha as duas datas, que determinam o Conservar até.

Linhas inválidas na carga de recibos e guias

• Sintoma: «Inválidas (deixadas de fora): 2» com «linha 5 (CSV line 6): o valor «abc» não é um número» e «linha 6 (CSV line 7): o tipo «XX» não é um recibo nem uma guia». O número entre parênteses é a linha do ficheiro, contando o cabeçalho.
• O que fazer: corrija essas linhas num ficheiro novo, só com elas, e carregue-o: as que já entraram ficam «Já carregadas (saltadas)».

PDF «não ligado»

• Sintoma: «Não ligados: 1. GT A_99.pdf: nenhuma linha com este tipo e número».
• O que fazer: confira o nome do PDF com o tipo e o número da lista de recibos e guias (GT A_7.pdf para a guia GT A 7).