Como importar um ficheiro SAF-T de outro programa

Para que serve?

Traz para a empresa os dados de um ficheiro SAF-T de contabilidade gerado por outro programa: plano de contas, saldos de abertura, clientes e fornecedores e lançamentos. O ficheiro é conferido com o esquema oficial e com o NIF da empresa, o ecrã mostra o que vai criar, e só depois de confirmar se grava alguma coisa.

Quando utilizar?

• Quando o programa anterior exporta o SAF-T de contabilidade (tipo de contabilidade C) e quer aproveitar o plano e os lançamentos em vez de os importar um a um.
• Não use para o mesmo ficheiro de que já importou os saldos de abertura por CSV, sem desligar Saldos de abertura na importação: ficaria duplicado.
• Não use para ficheiros de outro NIF sem saber porquê: o ecrã recusa-os (ver «Problemas frequentes»).

Onde encontrar?

Contabilidade › Configurar › Migração e importações › Importar ficheiro SAF-T. O Contabilista não vê o menu.

Antes de começar

• O seu perfil é Responsável fiscal (ou Administrador): tem a permissão «Migração / Importação fiscal» e o botão Novo, e importa até ao fim.
• A empresa ativa (canto superior direito) é a do NIF do ficheiro.
• O ficheiro é XML, até 50 MB, e está escrito na codificação Windows-1252 (é a que o SAF-T português exige). Exemplo usado aqui, inventado: um SAF-T de 2025 da «Empresa Migração Exemplo, Lda» (NIF 503007773), com 14 contas, 2 clientes, 1 fornecedor e 3 lançamentos (uma venda de 1.230,00 €, uma compra de 615,00 € e o recebimento da venda), do programa fictício «Contabilidade Exemplo».
• Crie primeiro os parceiros e o plano, se quiser controlar nomes: a importação mantém o que já existe (ver «Notas importantes»). No exemplo, a empresa já tem o plano de contas português e as fichas «Cliente Alfa, Lda» e «Fornecedor Beta, SA», com os NIF do ficheiro.

Como utilizar

1. Abra o menu e carregue em Novo. A lista mostra cada importação com o nome do ficheiro, a empresa, o tipo de contabilidade e o estado.
2. Em Ficheiro SAF-T, escolha o ficheiro e carregue em Validar. O ecrã confere o ficheiro com o esquema oficial e preenche Tipo de contabilidade, NIF no ficheiro, Empresa no ficheiro e o período. Um ficheiro com um problema fica Com erros e nada é gravado; o bloco Relatório diz quantos registos foram rejeitados (por exemplo, «Ficheiro: Rejeitado 1»), e Abrir o relatório por tipo e resultado mostra o motivo de cada um. Corrija o ficheiro no programa de origem e crie uma nova importação.
3. Com o estado Validado, confira O que importar. O Validar liga só o que o ficheiro traz: num SAF-T de contabilidade ficam ligados Plano de contas, Saldos de abertura, Clientes e fornecedores e Lançamentos, e desligados Produtos e Documentos de venda (SalesInvoices). Desligue o que não quer trazer e, se quiser só uma parte do ano, preencha Importar desde (data) e Importar até (data).
4. Carregue em Pré-visualizar. O estado passa a Pré-visualizado e o ecrã diz quantos clientes, fornecedores e contas são novos e quantos já existem, quantos lançamentos cria, quantos já tinham sido importados e quantos rejeita, o balancete calculado a partir do ficheiro, as taxonomias e se os impostos do ficheiro correspondem aos da empresa (nunca se cria imposto). Com o exemplo: «Clientes e fornecedores: 1 novos, 2 já existem. Contas: 5 novas, 9 já existem. Lançamentos: 3 a criar, 0 já importados, 0 seriam rejeitados (desequilibrados ou com conta inválida). Balancete calculado a partir do ficheiro (antes de confirmar): débito 3.075,00, crédito 3.075,00.» Confira os totais com o balancete do programa anterior.
5. Carregue em Confirmar a importação. Em «Até agora nada foi escrito na contabilidade. Criar os registos válidos da pré-visualização? Os listados como erros são recusados e ficam no registo com o motivo.», carregue em Confirmar. O estado passa a Importado e o Relatório diz o que foi criado; com o exemplo, «Parceiro: Importado 1, Já existente 2 · Conta: Importado 5, Aviso 9 · Diário: Importado 1 · Lançamento: Importado 4» (os 3 lançamentos do ficheiro e o de abertura).

Resultado esperado

Com o ficheiro de exemplo, em Contabilidade › Consultar, no razão:

Lançamento	Data	Conta	Débito	Crédito
ABR/2024/00001 (saldos de abertura)	31/12/2024	1111 Caixa	1.500,00 €
		1211 Depósitos à ordem	20.000,00 €
		5111 Capital		21.500,00 €
DIV/2025/00001	10/03/2025	2111 Clientes gerais (Cliente Alfa, Lda)	1.230,00 €
		7111 Vendas de mercadorias		1.000,00 €
		2433 IVA - Liquidado		230,00 €
DIV/2025/00002	15/04/2025	6211 Serviços especializados	500,00 €
		2432 IVA - Dedutível	115,00 €
		2211 Fornecedores gerais (Fornecedor Beta, SA)		615,00 €
DIV/2025/00003	20/05/2025	1211 Depósitos à ordem	1.230,00 €
		2111 Clientes gerais (Cliente Alfa, Lda)		1.230,00 €

• Os lançamentos ficam publicados (não em rascunho), num diário novo, Importado Diversos, criado porque não existia.
• Os saldos de abertura do ficheiro viram um lançamento no diário Lançamentos de abertura, datado do dia anterior ao início do período do ficheiro.
• Das 14 contas do ficheiro, 5 são criadas (1111, 1211, 5111, 6211 e 7111), com a taxonomia do ficheiro. As outras 9 (11, 21, 51, 62, 71, 2111, 2211, 2432 e 2433) já existiam no plano da empresa e ficam como estavam, com o nome do plano; no relatório, cada uma tem o aviso «Já existe com outro nome (…): mantida, nunca é substituída.». Por isso o razão mostra 2111 Clientes gerais e não «Clientes», o nome do ficheiro.
• Das 3 entidades, 1 cliente (Cliente Gama, Lda) é criado; Cliente Alfa e Fornecedor Beta já existiam, pelo NIF («Já existe como Cliente Alfa, Lda.» e «Já existe como Fornecedor Beta, SA.»).
• Confira o resultado no registo de importações e no balancete.

Notas importantes

• Contas que já existem não se alteram. Uma conta com o mesmo código mas outro nome mantém o nome da empresa; o aviso fica no relatório. O tipo das contas novas é deduzido pelo código: no exemplo, 1111 e 1211 ficaram «Banco e Caixa», 5111 «Capital Próprio», 6211 «Despesas» e 7111 «Rendimentos». Confira-o na lista de contas. Pendente de validação por contabilista certificado: tipo das contas importadas e tipo SAF-T dos lançamentos de abertura.
• Parceiros que já existem (pelo NIF) não são criados outra vez: o relatório mostra «Já existe como Cliente Alfa, Lda.».
• Importar o mesmo ficheiro outra vez não duplica nada: ver «Importei o mesmo ficheiro outra vez» em «Problemas frequentes».
• Documentos de venda, produtos, mapa de contabilização e perfis de mapeamento servem os ficheiros de faturação (SalesInvoices) e não foram percorridos neste artigo, que usa um ficheiro de contabilidade. Pendente de validação no ecrã: importação de um SAF-T de faturação, com o Mapa de contabilização da faturação importada e os Perfis de mapeamento da importação de SAF-T (Contabilidade › Configurar › Sistema).
• Documentos importados não são certificados. Os documentos de venda de um SAF-T de faturação não passam a ser documentos emitidos aqui; para as séries e documentos certificados do programa anterior, veja o artigo «Como migrar as séries e os documentos certificados do programa anterior» (em preparação).
• Lançamentos desequilibrados passam o Validar, mas a pré-visualização conta-os em «seriam rejeitados» e mostra cada um em Erros e avisos, por exemplo «Transação desequilibrada. Transação 2025-03-10 DIV D2025-009 do diário DIV (linha 2 do ficheiro): débito 1.230,00, crédito 1.220,00. Nada foi importado para ela; corrija os montantes no sistema que gerou o ficheiro.». Se confirmar, entram os outros e esse fica recusado no relatório. Já um lançamento com uma conta que o ficheiro não define não chega à pré-visualização: o esquema oficial recusa o ficheiro inteiro, no Validar.

Problemas frequentes

«O ficheiro declara a codificação UTF-8, mas o SAF-T (PT) tem de estar escrito em Windows-1252»

• Sintoma: o Validar deixa a importação Com erros, com «Ficheiro: Rejeitado 1» no relatório. Em Abrir o relatório por tipo e resultado, a mensagem é «O ficheiro declara a codificação UTF-8, mas o SAF-T (PT) tem de estar escrito em Windows-1252. Exporte o ficheiro de novo, com essa codificação, no sistema que o gerou.»
• O que fazer: exporte o ficheiro de novo no programa de origem com a codificação Windows-1252. Não edite o ficheiro à mão.

«O ficheiro pertence ao NIF … mas a empresa … tem o NIF …»

• Sintoma: «O ficheiro pertence ao NIF 503007773 mas a empresa Empresa Migração Documentos, Lda tem o NIF PT503009997. Escolha a empresa certa; só o Responsável fiscal pode importar um ficheiro de outro NIF, e tem de indicar o motivo.»
• O que fazer: mude para a empresa do ficheiro (canto superior direito) e importe aí.

«Falta … no ficheiro» ou «tem um problema que a Autoridade Tributária não aceita»

• Sintoma: mensagens com a linha, a coluna e o elemento do ficheiro, por exemplo «Falta «TaxonomyReference» no ficheiro (… elemento AuditFile > MasterFiles > GeneralLedgerAccounts)» ou «O ficheiro tem «cliente» num sítio onde não é permitido».
• O que fazer: o ficheiro não cumpre o esquema oficial do SAF-T. Diga ao fornecedor do programa anterior o elemento e a linha da mensagem, e importe o ficheiro corrigido numa importação nova.

«AVISO: este mesmo ficheiro já foi importado»

• Sintoma: numa importação nova com um ficheiro que já foi importado na empresa, a pré-visualização diz «AVISO: este mesmo ficheiro já foi importado. Os registos já importados são saltados, nada é duplicado.», com «Contas: 0 novas, 14 já existem. Lançamentos: 0 a criar, 3 já importados» no exemplo.
• O que acontece se confirmar: nada é criado outra vez. O relatório diz «Parceiro: Já existente 3 · Conta: Já existente 5, Aviso 9 · Lançamento: Já existente 4», e a empresa continua com os mesmos 4 lançamentos (cada um com «Já importado.» no relatório e o de abertura com «O lançamento de abertura já foi importado.»).
• O que fazer: se só queria conferir, carregue em Eliminar a importação antes de confirmar. Se o programa anterior corrigiu o ficheiro, os lançamentos que já entraram não são substituídos: corrija-os aqui, com o contabilista certificado.

Quero desfazer uma importação

• Antes de confirmar: carregue em Eliminar a importação e confirme; nada tinha sido escrito na contabilidade. A importação fica com o estado Eliminada e a lista do menu deixa de a mostrar (filtro Esconder eliminadas).
• Depois de Importado: o Eliminar a importação pede confirmação («Eliminar esta importação? Só é possível enquanto nenhum documento criado por ela tiver sido publicado; os rascunhos que criou também são eliminados.») e recusa, porque os lançamentos importados ficam publicados: «Esta importação não pode ser eliminada. 4 documento(s) já foram publicados (DIV/2025/00001, DIV/2025/00002, DIV/2025/00003, ABR/2024/00001): os documentos publicados nunca se eliminam; …». Mantenha a importação como histórico, use o estorno em cada lançamento a desfazer e fale com o contabilista certificado.