Como passar do regime simplificado para a contabilidade organizada

Para que serve?

Um sujeito passivo no regime simplificado (que determina o lucro por coeficientes) passa a contabilidade organizada quando opta por ela ou ultrapassa os limites. Isto vale sobretudo para o empresário em nome individual (IRS, categoria B): as sociedades já são obrigadas a ter contabilidade organizada (CIRC, art. 123.º, n.º 1), como diz a ajuda do campo Contabilidade organizada da empresa. O assistente Migração para a contabilidade organizada guia essa passagem: reúne o balancete de abertura da empresa, ajuda a equilibrá-lo, mostra os alertas de volume de negócios e cria o lançamento de abertura na data de efeito.

Quando utilizar?

• Quando a empresa deixa o regime simplificado e começa a lançar na contabilidade organizada numa data certa, normalmente 1 de janeiro.
• Não use para trazer os saldos de um programa anterior de uma empresa que já tinha contabilidade organizada: use Importar saldos de abertura.
• Não use para decidir o regime: a decisão e os prazos de opção são do contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: condições e prazos da mudança do regime simplificado para a contabilidade organizada e o tratamento fiscal da passagem.

Onde encontrar?

Contabilidade › Configurar › Migração e importações › Migração para a contabilidade organizada. Abre a lista das mudanças de regime da empresa; carregue em Novo. Numa empresa sem nenhuma, a lista diz «Ainda não há mudanças de regime. Carregue em Novo para preparar, passo a passo, a mudança do regime fiscal de uma empresa.»

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista certificado ou Administrador. O Contabilista e o Auditor não veem o menu; o Administrativo também não.
• O plano de contas da empresa tem as contas do balancete de abertura e a conta de capital próprio que recebe a diferença. O fiscaldoo propõe 561 Resultados transitados; a escolha da conta é do contabilista certificado.
• Sabe a data de efeito: a data a partir da qual a empresa lança em contabilidade organizada. O assistente propõe uma, 01/01/2027 na demonstração (Data de efeito sugerida). Pendente de validação por contabilista certificado: como a data de efeito é sugerida e se pode ser outra.
• Tem o balancete de abertura da empresa: as contas e os saldos à data de efeito. Se a empresa já tem lançamentos, o botão Gerar linhas monta as linhas a partir das contas; numa empresa vazia, escreva as linhas.

Como utilizar

1. Em Migração para a contabilidade organizada, carregue em Novo. A ficha mostra a empresa, o Sujeito passivo (Empresa ou Empresário em nome individual (ENI)), a Data de efeito, o Responsável, o Diário de abertura e a Conta de capital próprio de equilíbrio, que já vem com 561 Resultados transitados. Na demonstração trocou-se por 511 Capital subscrito, como se toda a diferença fosse capital. Numa sociedade, a conta 51 leva só o capital do contrato de sociedade e o resto fica noutra conta de capital próprio. Em Balancete de abertura, carregue em Adicionar uma linha e escreva cada conta com o seu saldo: na demonstração, 121 Depósitos à ordem com 10.000,00 € a débito e 111 Caixa com 500,00 € a débito. Em vez de escrever, Gerar linhas monta as linhas a partir dos saldos que a empresa já tem, agrupadas por Origem («Bancos e caixa», «Clientes e fornecedores», …) e, nos clientes e fornecedores, um saldo por terceiro: na «Empresa Demonstração, Lda» deu um balancete com 263.539,84 € a débito e 13.212,71 € a crédito, a equilibrar. Numa empresa vazia não há nada a gerar. As linhas escritas à mão ficam com a origem Manual.
2. Carregue em Verificar balancete. Com o balancete desequilibrado a janela diz «Operação inválida. O balancete de abertura não está equilibrado. O que aconteceu: o débito 10500.0 e o crédito 0.0 diferem em 10500.0. Como resolver: corrija as linhas ou carregue em «Equilibrar com capital próprio» para pôr a diferença no capital próprio.»
3. Carregue em Equilibrar com capital próprio. Acrescenta a linha «Capital próprio (equilíbrio)» na conta 511, a crédito, com a diferença: 10.500,00 €. Confirme com o contabilista certificado que a diferença é mesmo capital próprio (capital, reservas e resultados) e não um saldo que falta lançar. Pendente de validação por contabilista certificado: pôr a diferença do balancete de abertura em capital próprio.
4. Carregue outra vez em Verificar balancete: o estado passa de Rascunho a Balancete verificado e aparece o botão Criar lançamento de abertura. Carregue em Verificar alertas de volume de negócios e leia o quadro Alertas de volume de negócios: o Volume de negócios deste ano e dos dois anteriores, os rendimentos da categoria B, o Limite de volume de negócios (200.000,00 € na demonstração) e o Alerta da isenção de IVA. Na demonstração, todos ficaram Dentro do limite, porque a empresa não tem movimento. Pendente de validação por contabilista certificado: os limites usados nos alertas de volume de negócios e de isenção de IVA.
5. Carregue em Criar lançamento de abertura. A pergunta diz «O lançamento de abertura é criado e lançado e a migração fica definitiva. Continuar?» Carregue em Confirmar.
6. O estado passa a Concluída e deixa de haver botões. A ficha fica como registo.

Resultado esperado

• Um lançamento no diário Lançamentos de abertura, publicado, com a data de efeito e a referência «Abertura - migração para a contabilidade organizada 01/01/2027». Na demonstração, ABR/2027/00001, com estas linhas:

  Conta	Débito	Crédito
  111 Caixa	500,00 €
  121 Depósitos à ordem	10.000,00 €
  511 Capital subscrito		10.500,00 €
  Total	10.500,00 €	10.500,00 €

• O estado da migração é Concluída, e já não se altera. Antes de confirmar, Voltar a rascunho e Cancelar estão disponíveis na ficha.

• O regime fica registado na empresa. Ao concluir, a ficha da empresa passa a ter Contabilidade organizada preenchida e Contabilidade organizada desde com a data de efeito (no exemplo, 01/01/2027): veja em Definições › Utilizadores e empresas › Empresas, no separador Localização PT (ver Dados fiscais da empresa).

• A data de efeito 01/01/2027 é futura em relação ao dia da demonstração: o lançamento foi aceite na mesma.

Notas importantes

A confirmação é definitiva

Depois de Confirmar, o lançamento de abertura fica publicado e a migração concluída. Se o balancete estava errado, o lançamento corrige-se como qualquer outro lançamento publicado (estorno ou regularização) e não por esta ficha.

• Equilibrar com capital próprio só aparece enquanto o balancete está desequilibrado.
• Os botões Verificar balancete e Verificar alertas de volume de negócios não gravam nada no razão: só mudam o estado e mostram os quadros.

Problemas frequentes

«O balancete de abertura não está equilibrado»

• Sintoma: ao carregar em Verificar balancete, a janela «Operação inválida» diz que o débito e o crédito diferem.
• O que fazer: confira as linhas com o balancete original e corrija o saldo errado; se a diferença é mesmo capital próprio, use Equilibrar com capital próprio.

Falta a conta de capital próprio

• Sintoma: com a Conta de capital próprio de equilíbrio vazia, Equilibrar com capital próprio diz «Escolha a conta de capital próprio. O que aconteceu: não há conta de equilíbrio. Como resolver: preencha «Conta de capital próprio de equilíbrio» (por exemplo 561, resultados transitados).»
• O que fazer: escolha a conta de capital próprio que o contabilista certificado indicar (o fiscaldoo propõe 561) e carregue outra vez em Equilibrar com capital próprio.

Quero desfazer a migração concluída

• Sintoma: depois de Concluída, não há botões.
• O que fazer: a ficha não oferece nenhum botão para desfazer. Fale com o contabilista certificado antes de tentar corrigir o lançamento de abertura. Pendente de validação por contabilista certificado: como corrigir uma migração de regime já concluída.