Como bloquear períodos e gerir exceções

Para que serve?

Uma data de bloqueio fecha a contabilidade até esse dia: depois de entregar o IVA ou de fechar o mês, ninguém lança por engano um documento com data nesse período. Quando um documento atrasado tem mesmo de entrar num período fechado, abre-se uma exceção, com motivo, e revoga-se quando deixa de ser precisa.

Há cinco datas, e cada uma trava coisas diferentes (a ajuda de cada campo diz o mesmo):

• Data de bloqueio global: todos os lançamentos até essa data, de todos os diários. Usa-se no fim do exercício.
• Data de bloqueio da declaração de impostos: todos os lançamentos com impostos até essa data, de qualquer diário (faturas, lançamentos manuais, bancos). É a que se usa para proteger o IVA já declarado: trava só os lançamentos com impostos, sem fechar o resto da contabilidade.
• Data de bloqueio de vendas: só os lançamentos dos diários de vendas.
• Data de bloqueio de compras: só os lançamentos dos diários de compras.
• Data de bloqueio definitivo: todos os lançamentos até essa data, sem exceções; não se desfaz.

Bloquear ou abrir uma exceção não cria lançamentos; fica registado quem o fez, quando e porquê.

Quando utilizar?

• No fim de cada mês, depois de conferir as compras e as vendas, para fechar esse mês.
• Depois de entregar a declaração periódica de IVA, para que nenhum documento mude o IVA já declarado. Aqui a data que conta é a Data de bloqueio da declaração de impostos, não as de vendas e compras (ver «Notas importantes»).
• Quando chega tarde uma fatura de um mês fechado e tem de ficar nesse mês: abra uma exceção antes de a fatura ser criada, confira a Data Contabilística antes de confirmar e revogue a exceção depois.

Onde encontrar?

Contabilidade › Fechar › Fechar o mês (no grupo Contabilidade do mês). O ecrã chama-se O que falta para fechar? e tem os botões Bloquear vendas e compras até ao fim do mês, Datas de bloqueio e, em Listas de apoio, Datas de bloqueio e exceções.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista Certificado / Gestor fiscal. Com ele faz todos os passos deste artigo (testado com esse perfil). O Contabilista vê as datas mas não as muda: a janela diz «Datas que o seu perfil não pode alterar» e qual o grupo preciso. A Data de bloqueio da declaração de impostos pede o grupo Submissões fiscais e a Data de bloqueio definitivo o grupo Administração fiscal, o perfil de administração do fiscaldoo (não é a AT).
• Os documentos do mês estão lançados e conferidos. O ecrã mostra o que ainda falta (bancos, IVA, retenções, SAF-T, verificações do fecho), mas não impede o bloqueio.
• No exemplo, a Empresa Demonstração, Lda, com o exercício de 2025 já bloqueado (Data de bloqueio global 31/12/2025) e janeiro de 2026 por fechar.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Fechar › Fechar o mês. O ecrã abre no primeiro mês por fechar (no exemplo, janeiro de 2026); a lista ao lado do título muda o mês.
2. Carregue em Bloquear vendas e compras até ao fim do mês. Abre-se a janela Fechar o mês com a proposta: «Para fechar o mês, a proposta é bloquear as vendas e as compras até 31/01/2026, o fim do mês. Nada fica bloqueado enquanto não escrever o motivo e carregar em Aplicar…». A coluna da esquerda tem as datas atuais; a da direita as novas (Data de bloqueio de vendas e Data de bloqueio de compras já a 31/01/2026).
3. Em Motivo, escreva porquê (por exemplo Fecho de janeiro de 2026) e carregue em Aplicar.
4. Para mudar outra data (por exemplo a Data de bloqueio global no fim do exercício), carregue em Datas de bloqueio: a janela Fixar datas de bloqueio tem os mesmos campos. Avançar uma data bloqueia mais e vale para todos os utilizadores.
5. Para abrir uma exceção (uma fatura de compra de janeiro que chegou tarde), antes de alguém criar a fatura: em Datas de bloqueio, apague a Data de bloqueio de compras. Aparece «Data de bloqueio de compras (31/01/2026) removida: isto abre uma exceção (só para si, até ser revogada); a data da empresa mantém-se.» e dois campos novos: A exceção aplica-se a (Só para mim ou Para todos) e Exceção válida até.
   • Se a fatura vai ser confirmada por outra pessoa (no percurso normal, o Contabilista), escolha Para todos. Só para mim só vale para quem abre a exceção (ver «Notas importantes»).
   • Em Exceção válida até, ponha uma data próxima (no exemplo, 30/10/2026, o dia seguinte): a exceção acaba aí, mesmo que se esqueça de a revogar. Vazio, fica até ser revogada.
   • Escreva o Motivo e carregue em Aplicar. O ecrã confirma: «Exceção aberta. Data de bloqueio de compras removida (para todos, até 30/10/2026 00:00:00); a data da empresa continua 31/01/2026.»
6. Só com a exceção ativa, peça a quem lança (no exemplo, o Contabilista) que crie a fatura. Antes de carregar em Confirmar, ele confere a Data Contabilística: tem de ser uma data do mês da fatura, no exemplo 31/01/2026. Não confie na data que o ecrã propõe: a fatura de 15/01/2026 criada com a exceção já ativa veio com a Data Contabilística 29/10/2026, o dia em que foi registada. Carregue no campo, escreva 31/01/2026 e só depois carregue em Confirmar. No exemplo, a FTF/2026/00052 (Papelaria Central, 10,00 € + IVA 23 % 2,30 €) ficou Publicada com a Data da Fatura de Fornecedor 15/01/2026 e a Data Contabilística 31/01/2026. As linhas são 6233 Material de escritório a débito 10,00 €, 2432 IVA - Dedutível a débito 2,30 € e 2211 Fornecedores gerais a crédito 12,30 €, todas a 31/01/2026 (conferidas em Consultar › Razão, de 01/01/2026 a 31/01/2026). O IVA fica no período de janeiro.
7. Confira em Datas de bloqueio e exceções (nas Listas de apoio do mesmo ecrã): uma linha por data em vigor e uma por exceção, com a Natureza, o Tipo, a Data, Quem, Aplica-se a, o Motivo, Válida até e o Estado.
8. Para revogar a exceção quando o documento estiver lançado: carregue em Exceções e revogação, abra a exceção e carregue em Revogar com motivo. Na janela Revogar exceções às datas de bloqueio, escreva o Motivo e carregue em Revogar.

Resultado esperado

• A empresa fica com as vendas e as compras bloqueadas até 31/01/2026, e a lista mostra-as Em vigor com o motivo e quem as fixou.
• Uma exceção fica Ativa na lista (Ativo na ficha da exceção) até ser revogada ou até à hora de Exceção válida até, que a ficha mostra em Data Final; a ficha tem também o estado Expirado. Depois de revogada, a ficha diz REVOGADO, com o Motivo da revogação, Revogada por, Revogada em, e a Data Final passa a ser a hora da revogação.
• Nenhum lançamento é criado.

Notas importantes

• Uma data bloqueada não impede de confirmar: muda a data contabilística. Uma fatura de fornecedor com data de 15/01/2026, depois do bloqueio, mostra «A data deste documento (15/01/2026) está num período que já foi fechado (até 31/01/2026: Data de bloqueio de compras (31/01/2026)). O documento mantém a sua data, mas o lançamento contabilístico fica datado de 29/10/2026.…». Ao confirmar, a fatura fica com a Data da Fatura de Fornecedor de 15/01/2026 e o lançamento a 29/10/2026 (no exemplo, FTF/2026/00049: a conta de gasto a débito 10,00 €, 2432 IVA dedutível a débito 2,30 € e 2211 Fornecedores gerais a crédito 12,30 €, todas a 29/10/2026). O IVA entra no período de outubro, não no de janeiro. Se o documento tem de ficar em janeiro, abra uma exceção Para todos antes de a fatura ser criada e escreva a data de janeiro na Data Contabilística antes de Confirmar (passos 5 e 6). Pendente de validação por contabilista certificado: em que período se deduz o IVA de uma fatura de um mês já declarado (CIVA, art. 22.º e art. 78.º) e quando se deve abrir a exceção em vez de lançar na data do dia.
• A Data de bloqueio definitivo não se desfaz. Só pode avançar; nenhuma exceção a abre. Use-a só para exercícios encerrados e aprovados.
• As datas de vendas e de compras não protegem o IVA já declarado. Só valem para os diários de vendas e de compras. No exemplo, com vendas e compras bloqueadas até 31/01/2026, um lançamento manual no diário Operações Diversas com IVA e data de 15/01/2026 (MISC/2026/00145: 6233 a débito 10,00 €, 2432 IVA - Dedutível a débito 2,30 € e 2211 a crédito 12,30 €) foi publicado com a data de 15/01/2026, sem nenhum aviso de bloqueio. O que trava todos os lançamentos com IVA é a Data de bloqueio da declaração de impostos. Depois de entregar a declaração, feche o período na própria declaração, com Fechar período de IVA (secção «Fechar o período de IVA» de Como preparar e entregar a declaração periódica de IVA), que sobe esta data até ao fim do período. Também a pode avançar em Datas de bloqueio: o perfil Contabilista Certificado / Gestor fiscal pode alterá-la, o Contabilista não. Se a empresa ligou Bloquear o período quando a declaração é entregue (na ficha da empresa, separador Localização PT; desligado no exemplo), registar a entrega já sobe esta data. Pendente de validação por contabilista certificado: que data de bloqueio avançar depois de entregar a declaração periódica de IVA, e quem a avança.
• Só para mim só serve a quem abre a exceção. Com uma exceção Só para mim aberta pelo Contabilista Certificado / Gestor fiscal, a fatura de 15/01/2026 criada pelo Contabilista continua com a faixa «A data deste documento (15/01/2026) está num período que já foi fechado […] o lançamento contabilístico fica datado de 29/10/2026.» Use Só para mim quando é a mesma pessoa que abre a exceção e confirma o documento. Para que outra pessoa o confirme, use Para todos com Exceção válida até próxima, e revogue a exceção logo que o documento esteja lançado: enquanto está ativa, todos podem lançar compras nesse período.
• A exceção não muda a data de um rascunho que já existe. Com a exceção ativa, o lançamento fica na data que está na Data Contabilística quando se carrega em Confirmar, e essa data não se recalcula quando a exceção abre. No exemplo, um rascunho de 15/01/2026 criado antes da exceção ficou com a Data Contabilística 29/10/2026 depois de a exceção abrir; a faixa do bloqueio desapareceu, por isso nada avisa. Apague esse rascunho (botão ⋮ «Ações», ao lado do título › Eliminar, e Eliminar na janela «Adeus, registo!») e crie-o de novo com a exceção ativa. Mesmo assim, confira a Data Contabilística como no passo 6: a fatura criada de novo também veio com 29/10/2026 e foi preciso escrever 31/01/2026.
• O que a lista não diz. Datas de bloqueio e exceções mostra o que está fixado, não se o mês está pronto a fechar: isso vê-se nos quadros do ecrã O que falta para fechar?.

Problemas frequentes

«Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: ao carregar em Aplicar sem motivo, a janela não fecha e aparece «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»; por baixo de Motivo, «Escreva o motivo da alteração antes de carregar em Aplicar: cada alteração de uma data de bloqueio fica registada com ele.»
• O que fazer: escreva o motivo e carregue de novo em Aplicar.

«Nenhuma data de bloqueio foi alterada»

• Sintoma: janela Operação inválida: «Nenhuma data de bloqueio foi alterada. Porquê: As datas na janela são iguais às atuais. Como resolver: Altere pelo menos uma data, ou feche a janela se não é preciso alterar nada.»
• O que fazer: confirme que mudou a data (para apagar uma data, apague o texto do campo e carregue em Enter antes de Aplicar).

«A data está a ser definida para antes de: Data de bloqueio de compras»

• Sintoma: numa fatura em rascunho com a Data Contabilística num mês fechado (no exemplo, 31/01/2026), aparece «A data está a ser definida para antes de: Data de bloqueio de compras (31/01/2026). O lançamento de diário será contabilizado em 29/10/2026 ao ser lançado.» Se carregar em Confirmar, a fatura fica Publicada com a Data Contabilística 29/10/2026, sem mais nenhuma pergunta.
• Causa verificada: não há exceção ativa para quem confirma (no exemplo, tinha sido revogada). Uma exceção Só para mim aberta por outra pessoa também não serve (ver «Notas importantes»).
• O que fazer: não confirme. Peça a exceção (passo 5) e confirme só quando esta faixa tiver desaparecido e a Data Contabilística for a de janeiro.

«Datas que o seu perfil não pode alterar»

• Causa verificada: o seu perfil não tem o grupo indicado na faixa (por exemplo o Contabilista, para as datas global, de vendas e de compras).
• O que fazer: peça a quem tem o perfil Contabilista Certificado / Gestor fiscal que faça o bloqueio ou abra a exceção.