Como configurar os tipos de ausência e os planos de férias

Para que serve?

Define como se pedem e se aprovam as ausências da empresa: os tipos de ausência, o plano que faz crescer o saldo de férias, os dias em que ninguém pode faltar e as regras que o sistema aplica sozinho.

Quando utilizar?

• Quer criar um tipo de ausência que ainda não existe, ou mudar quem o aprova.
• Quer impedir férias numa semana crítica (dias obrigatórios).
• Quer saber porque é que o trabalhador não consegue pedir um tipo (falta de saldo atribuído).

Onde encontrar?

Pessoas › Configuração de ausências e assiduidades, com Tipos de ausência, Planos de acumulação de férias, Dias obrigatórios e Regras automáticas. Este menu só existe para o Administrador: o Gestor de RH não o vê.

Antes de começar

• O seu perfil é Administrador (o perfil que, nesta instalação, tem a Configuração de ausências e assiduidades).
• Os tipos de lei já vêm criados (59 na demonstração, como Férias anuais, Falecimento de cônjuge, filho ou enteado (20 dias) ou Assistência a filho). Antes de criar um, procure se já existe.

Como utilizar

1. Abra Pessoas › Configuração de ausências e assiduidades › Tipos de ausência. A lista tem Nome, Código e Descrição.
2. Abra o tipo, por exemplo Férias anuais. No topo, escolha Considerado como (Tempo de Trabalho ou Ausência), a Unidade (Horas ou Dias) e a Unidade do pedido (Dia completo, Meio dia ou Horas à escolha).
3. No separador Ausência, em Aprovação, escolha quem aprova: Nenhuma, Pelo Gestor de Ausências, Por aprovador do trabalhador ou Por aprovador do trabalhador e administrador de ausências. Nas Férias anuais da demonstração está a última.
4. Em Atribuição, Requer atribuição de dias quer dizer que o trabalhador só pede se tiver saldo. Permitir pedidos de trabalhadores? diz se o trabalhador pode pedir dias novos para si (o botão Novo Pedido de Pedir férias). Nas Férias anuais está desmarcado, e o trabalhador continua a poder pedir as férias que tem.
5. Em Configuração, escolha Contar os dias como Dias úteis ou Dias corridos, e marque, conforme o caso, Permitir saldo negativo?, Ignorar feriados públicos?, Ocultar no painel?, Documento de suporte esperado? ou Elegível para a taxa de acumulação?.
6. Carregue no ícone de guardar.

Resultado esperado

O tipo passa a comportar-se como definiu no pedido e na aprovação: a decisão do pedido segue o que escolheu em Aprovação, e um tipo que exige documento mostra o alerta «É obrigatório juntar um documento que justifique este tipo de ausência.» ao guardar um pedido sem prova (visto num pedido do tipo Autorizada ou aprovada pelo empregador).

O resto do menu

• Planos de acumulação de férias: a lista abre vazia, com «Criar um plano de acréscimo» e as colunas Nome, Níveis e Trabalhadores.
• Dias obrigatórios: a lista abre vazia («Ainda não há dias obrigatórios!»), com as colunas Nome, Empresa, Data Inicial, Data Final e Cor. Para criar um, carregue em Novo, escreva o Nome e as datas na linha nova e guarde. Um pedido de ausência num desses dias não se guarda: «Erro de Validação Não pode pedir ausência num dia obrigatório.»
• Regras automáticas: vem com uma regra, «Regra do horário do trabalhador», que na demonstração tem 9 trabalhadores.
• Integração do quiosque: o menu tem ainda este submenu, que ainda não tem artigo próprio nesta documentação.
• Feriados da empresa e Definições das assiduidades têm artigos próprios: Como configurar os feriados e Como registar presenças.

Pendente de validação no ecrã: a criação de um plano de acumulação e de uma regra automática não foi percorrida; o texto acima descreve só o que as listas mostram.

Notas importantes

• Mudar o tipo não muda os pedidos já aprovados. Um pedido já aprovado não se reabre: use o artigo Registar uma ausência para o corrigir.
• O tipo por omissão do pedido. No pedido do trabalhador, o Tipo de tempo vem hoje preenchido com Formação, que não conta como férias; se o apagar, volta a Formação.
• Os campos que tocam na lei (alínea do art. 249.º, retribuição, duração máxima) não se editam aqui: estão em Salários › Configurar › Empresa › Tipos de falta, sob a responsabilidade dos dados legais nacionais.

Problemas frequentes

O trabalhador não vê o tipo de ausência no pedido

Se Requer atribuição de dias está marcado, o trabalhador precisa de ter saldo atribuído desse tipo. Veja O pedido de férias não tem o tipo, as datas ou o contrato.