Como gerar os mapas mensais de deslocações
Para que serve?
No fim do mês, as deslocações aprovadas de cada trabalhador juntam-se num mapa. O trabalhador confere-o e aceita-o; fica o registo de quem aceitou e quando.
Quando utilizar?
- O mês acabou e as deslocações dele já estão aprovadas.
- Quer saber que trabalhadores já aceitaram o mapa e quais ainda não.
Onde encontrar?
Pessoas › Deslocações › Gerar os mapas do mês anterior e Pessoas › Deslocações › Mapas mensais.
Antes de começar
- O perfil é o do Gestor de RH (o perfil Salários vê as mesmas entradas).
- As deslocações do mês têm de estar aprovadas: veja Como validar deslocações e ajudas de custo. O trabalhador aceita o mapa com o seu perfil, em O meu espaço.
Como utilizar
- Abra Pessoas › Deslocações › Mapas mensais. Se ainda não há mapas, a lista diz «Ainda não há mapas mensais de deslocações» e «Gere os mapas do mês anterior para começar.»
- Abra Pessoas › Deslocações › Gerar os mapas do mês anterior. A janela Gerar os mapas do mês anterior pede confirmação: «Vai ser criado o mapa mensal de deslocações do mês anterior para cada trabalhador com deslocações aprovadas que ainda não estão num mapa. Os mapas que já existem ficam como estão e nada é enviado aos trabalhadores: eles confirmam cada mapa depois. Só os recursos humanos e os Salários o podem fazer.» Carregue em Confirmar (Cancelar fecha sem gerar nada). Abre a lista «Mapas de ano-mês» (por exemplo «Mapas de 2026-10») com uma linha por trabalhador: Trabalhador, Mês, Mapa complementar, Deslocações, Quilómetros, Isento (até aos limites), Tributável (acima dos limites) e Estado, que começa em Aberto. Sem deslocações aprovadas no mês anterior, a lista fica vazia.
- Abra o mapa e confira as Deslocações do separador com o Total pago.
- Carregue em Enviar ao trabalhador. O estado passa a Enviado ao trabalhador e o ecrã preenche Enviado em.
- O trabalhador abre O meu espaço › Deslocações e despesas › Os meus mapas mensais de deslocações, abre o mapa e carrega em Aceitar.
- Volte a Mapas mensais e confirme que o Estado é Aceite pelo trabalhador.
Resultado esperado
O mapa fica Aceite pelo trabalhador, com Aceite por e Aceite em preenchidos. No exemplo: 2 deslocações, 150 km, 142,36 de Total pago, todo Isento (até aos limites), e 0,00 Tributável (acima dos limites). O total confere com a soma das deslocações (125,89 + 16,47).
Notas importantes
- Gerar os mapas outra vez não duplica nada: abre a mesma lista. O ecrã gera sempre o mês anterior ao de hoje; não há escolha de mês neste botão.
- Depois de gerado, o mapa de outubro do exemplo ficou com as 2 viagens aprovadas; uma viagem anulada e outra em rascunho, registadas a seguir, não o alteraram (voltar a gerar mostrou a mesma linha, com 2 deslocações). Uma viagem aprovada depois de o mapa estar gerado é caso à parte: ver o último problema frequente.
- O mapa não aparece em Documentos por confirmar do trabalhador: está só em Os meus mapas mensais de deslocações.
Problemas frequentes
O trabalhador não vê o mapa
- Sintoma: em Os meus mapas mensais de deslocações a lista diz «Não tem mapas mensais de deslocações. Quando um mês termina, o mapa das suas deslocações é-lhe enviado aqui para o verificar e aceitar.»
- Causa: o mapa ainda está Aberto: só depois de Enviar ao trabalhador é que ele o vê.
- O que fazer: abra o mapa em Mapas mensais e carregue em Enviar ao trabalhador.
A viagem foi aprovada depois de o mapa estar gerado
- Sintoma: aprovou uma viagem do mês e ela não aparece no mapa mensal desse mês; gerar os mapas outra vez devolve a mesma lista.
- Causa: o mapa só junta as viagens aprovadas até ao momento em que é Enviado ao trabalhador.
- O que fazer: se o mapa está Aberto, a viagem entra quando o enviar. Se está Enviado ao trabalhador (ainda não aceite), abra-o, carregue em Reabrir e depois em Enviar ao trabalhador: o total passa a incluir a viagem. Se o trabalhador já o Aceitou, o Reabrir recusa («Só se reabre um mapa mensal que foi enviado e ainda não foi aceite») e o fiscaldoo não tem hoje outro botão: a viagem fica fora do mapa desse mês.