Como anular uma fatura ou outro documento certificado

Para que serve?

Um documento certificado emitido por erro (uma fatura em duplicado, um recibo de um pagamento que não existiu) anula-se com o motivo. O documento não é apagado nem volta a rascunho: mantém o número, o ATCUD e a assinatura e passa ao estado de anulado. Se a AT já recebeu a fatura ou a nota de crédito, a anulação também lhe é comunicada. O recibo não tem este passo (ver «Resultado esperado»).

A anulação serve para documentos de operações que não aconteceram. Se a operação aconteceu e só o valor está errado, a correção é uma nota de crédito.

Quando utilizar?

• A fatura foi emitida em duplicado ou para o cliente errado e a operação não existiu.
• O recibo foi emitido para um pagamento que não chegou a acontecer.
• Não use a anulação para devoluções, descontos ou erros de preço numa venda que aconteceu: use Como emitir uma nota de crédito.

Onde encontrar?

• Fatura ou nota de crédito: Faturação › Faturar › Faturas de clientes › abrir o documento › Anular documento certificado.
• Recibo: Faturação › Receber › Recibos e pagamentos recebidos › abrir o recibo › Anular recibo. A partir da fatura, o recibo abre-se em Pagamentos, nos Documentos ligados.

Antes de começar

• Para anular uma fatura ou nota de crédito, o seu perfil é Responsável fiscal, Contabilista certificado ou Administração fiscal; com os perfis Faturação e Contabilista o botão não aparece. Um recibo também o anula o Contabilista; com o perfil Faturação, Anular recibo não aparece.
• A fatura não tem pagamentos, recibos nem notas de crédito. Se tiver, a janela de anulação mostra o bloqueio e não deixa anular (ver «Problemas frequentes»).
• Sabe explicar o motivo numa frase: fica registado e segue para o SAF-T.

Como utilizar

Anular uma fatura ou nota de crédito

1. Abra o documento e carregue em Anular documento certificado.
2. Leia o aviso da janela: o número, o ATCUD e a assinatura mantêm-se e, se a AT já recebeu o documento, a anulação também tem de lhe ser comunicada.
3. Em Motivo, escreva porque o documento é anulado, por exemplo «Fatura emitida em duplicado».
4. Carregue em Anular documento. O documento passa a Anulada e, por baixo dos botões, aparece «A anulação ainda não foi comunicada à Autoridade Tributária».
5. Carregue em Comunicar à AT. A frase muda para «A anulação foi comunicada à Autoridade Tributária enviando o documento de novo com o estado «Anulado».» e o campo AT do bloco Documento certificado mostra Aceite.

As imagens são da base de demonstração, onde a AT é substituída por um simulador.

Anular um recibo

1. Abra o recibo e carregue em Anular recibo.
2. Leia a lista O que vai ser desfeito: as faturas que voltam a ficar por pagar, com o valor (por exemplo «Pagamento das faturas que voltam a ficar por pagar: - FT D26/47: 246,00 €»). Se o pagamento já estiver ligado a um movimento do extrato do banco, a lista mostra também essa ligação, por exemplo «Ligação ao extrato do banco que vai ser desfeita: - BNK1/2026/00028: 3.685,08 €». Esse movimento volta a ficar por reconciliar. Se o recibo já foi comunicado à AT, a janela mostra também, em Avisos: «Este documento já foi comunicado à AT. A anulação destina-se a documentos emitidos por erro; se a operação ocorreu, corrija por nota de crédito.» A última parte é o texto das faturas: não há nota de crédito de um recibo.
3. Em Motivo, escreva porque o recibo é anulado, por exemplo «Pagamento registado por engano».
4. Carregue em Anular recibo.

Resultado esperado

• A fatura fica no estado Anulada, com a etiqueta Anulada por baixo do número e o Estado contabilístico Anulado, e mantém o número e o ATCUD. Depois de Comunicar à AT, o campo AT mostra Aceite.
• O recibo fica no estado Anulado, mantém o número, a data, o ATCUD e o PDF, e as faturas que pagava voltam a Por pagar (no exemplo, o recibo RG D26/16 e a fatura FT D26/47; com o extrato do banco, o recibo RG D26/14 e a fatura FT D26/22).
• Ao contrário da fatura, o recibo anulado não tem Comunicar à AT nem a frase sobre a comunicação, mesmo que já tivesse sido comunicado. Pendente de validação por contabilista certificado: se e como a anulação de um recibo já comunicado chega à AT.

Vídeo demonstrativo

No telemóvel, rode-o para a horizontal e veja o vídeo em ecrã inteiro: o texto do ecrã fica legível.

Anular uma fatura emitida por engano · 28 s · sem som, com legendas · legendas (WebVTT)

Transcrição

Notas importantes

Anular ou creditar, e até quando

A anulação destina-se a documentos de operações que não aconteceram; se a operação aconteceu, corrige-se com nota de crédito. Se a fatura já foi comunicada à AT ou enviada ao cliente, decida com o contabilista certificado qual dos dois caminhos usar e, se anular, comunique a anulação (passo 5). Este artigo não indica até quando se pode anular uma fatura: esse prazo depende da comunicação da faturação e do SAF-T e fica para o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: anular ou creditar, e prazo para anular.

• A anulação não se desfaz. O número anulado nunca é reutilizado.
• Para corrigir os dados do cliente, veja Não consigo alterar uma fatura já emitida.

Problemas frequentes

O botão Anular documento certificado não aparece

• Causa: o seu perfil não pode anular (por exemplo, Faturação ou Contabilista), ou o documento ainda está em rascunho.
• O que fazer: peça ao Responsável fiscal. Um rascunho não precisa de ser anulado: pode ser alterado ou apagado.

A janela não deixa anular

• Sintoma: a janela mostra Bloqueios, por exemplo «O documento "FT D26/26" tem o estado de pagamento "Pago" — só se anula um documento ainda por pagar; depois de pago, parcialmente pago ou creditado, a correção é uma nota de crédito, nunca uma anulação. Se for preciso corrigir mais, emita um documento novo (uma nota de débito ou uma fatura nova, conforme o caso); se for mesmo preciso anular, fale com o contabilista certificado.», e só tem o botão Fechar. Se a fatura já foi comunicada à AT, a janela mostra também, em Avisos: «Este documento já foi comunicado à AT. A anulação destina-se a documentos emitidos por erro; se a operação ocorreu, corrija por nota de crédito.»

• Causa: a fatura está paga, paga em parte ou creditada.
• O que fazer: se o pagamento foi registado por engano, anule primeiro o recibo (ver «Anular um recibo»); a fatura volta a Por pagar e pode ser anulada. Se o pagamento aconteceu mesmo, corrija com uma nota de crédito.

O botão Comunicar à AT não aparece depois de anular

• Causa: a anulação já foi comunicada (a frase por baixo dos botões diz «A anulação foi comunicada…»). Num recibo, o botão nunca aparece (ver «Resultado esperado»).
• O que fazer: nada. Se a comunicação falhar, a mensagem do resultado diz o que corrigir. Pendente de validação no ecrã: na base de demonstração o simulador aceitou a comunicação; uma recusa real da AT não se pode provocar.