Como enviar uma fatura por EDI

Nesta versão, só a conta de testes da Saphety

O fiscaldoo só liga ao ambiente de testes da Saphety (veja Como ligar o EDI e a Saphety): uma fatura «Aceite» foi aceite por esse ambiente e não chegou ao retalhista. Envie-lhe a fatura pela via habitual (por exemplo, o PDF por e-mail).

Para que serve?

Envia ao retalhista, por EDI, a fatura já emitida, no formato eletrónico português (CIUS-PT), com a referência da encomenda dele, a guia de transporte e os GLN do comprador e da loja de entrega. A fatura certificada não muda: o número, o ATCUD, a assinatura e os totais ficam iguais.

Quando utilizar?

• O retalhista troca EDI consigo (Como ligar o EDI e a Saphety) e a mercadoria da encomenda já seguiu (Como enviar o aviso de expedição a partir da guia).
• Também serve para a nota de crédito ao mesmo cliente.

Onde encontrar?

Faturação › Faturar › Faturas de clientes (ou Notas de crédito de clientes), abra o documento emitido: botão Enviar por EDI.

Antes de começar

• O seu perfil é Faturação. Os passos 1 a 5 foram feitos com um utilizador só com este perfil.
• A empresa tem uma série de faturas marcada como série de faturação eletrónica (EDI). Na demonstração é a Faturas EDI (FTE), que dá números FT E26/…. O botão Enviar por EDI só aparece numa fatura emitida nessa série.
• O cliente tem NIF, EAN/GLN e o EDI ativo.

Como utilizar

1. Na encomenda já confirmada (Vendas › Ordens › Encomendas EDI, no exemplo a S00004), carregue em Criar Fatura, deixe Fatura normal e carregue em Criar Rascunho. Abre-se o rascunho de fatura com a referência da encomenda («Rascunho de fatura (SIMORD0003)»).
2. Se o fechou, encontra-o em Faturação › Faturar › Faturas de clientes: tire o filtro Este mês, porque o rascunho ainda não tem data de fatura e esse filtro esconde-o.
3. Em Diário, troque Vendas pela série EDI, Faturas EDI (FTE), e grave.
4. Carregue em Confirmar. A fatura fica Publicada, com o número da série EDI (no exemplo, FT E26/1).
5. Carregue em Enviar por EDI. Aparece a mensagem «Fatura EDI. Aceites: 1, à espera ou recusados: 0. Veja o detalhe no painel EDI.». Ao abrir a fatura outra vez, o botão desapareceu e, ao lado de Ações, está o estado Aceite.

Resultado esperado

• A fatura FT E26/1 do Retalhista Exemplo (EDI), de 02/11/2026, com o Total de 35,61 € (33,60 € + IVA 6 % de 2,01 €) e o ATCUD DEMOFT2026EDI-1, ficou com o estado EDI Aceite.
• Em EDI › Mensagens ficou a linha Enviada, INVOIC|FT E26/1, Aceite.
• O ficheiro enviado leva a referência da encomenda do retalhista (SIMORD0003) e a nossa (S00004), a guia GT D26/5, o GLN do retalhista (5609999000012) e o da loja de entrega (5609999000036), as linhas com o código de barras de cada artigo e o ATCUD.
• A fatura certificada é a mesma: o EDI só a transmite.

A fatura enviada por EDI conta como original?Pendente de validação por contabilista certificado: se a fatura enviada por EDI é a fatura original para o cliente (faturação eletrónica, DL 28/2019, art. 12.º), e se o PDF continua a ter de ser enviado.

Notas importantes

• Uma fatura aceite nunca se envia outra vez. Depois de Aceite, o botão deixa de aparecer.
• Nada sai sem estar certo. O fiscaldoo valida o ficheiro antes de o enviar; um ficheiro inválido nunca chega ao operador e o motivo aparece em EDI › Painel.
• Não emita a fatura duas vezes para a reenviar. Se o envio falhou, corrija o motivo e carregue outra vez em Enviar por EDI.
• Na demonstração, a fatura foi aceite pelo simulador do operador, não pela Saphety real. O formato que cada retalhista aceita confirma-se com a Saphety.

Problemas frequentes

Não vejo o botão «Enviar por EDI»

• Causa: a fatura ainda está em rascunho, foi emitida numa série que não é EDI (por exemplo Vendas), o cliente não tem o EDI ativo, ou a fatura já foi aceite.
• O que fazer: confirme o Diário e o estado. Uma fatura já emitida na série errada não muda de série: Pendente de validação por contabilista certificado: anular por nota de crédito e emitir de novo na série EDI.