Como enviar avisos de cobrança aos clientes em atraso

Para que serve?

Quando um cliente não paga a tempo, o fiscaldoo prepara o aviso: uma carta em PDF, um e-mail ou uma tarefa para alguém da empresa telefonar. O que se faz depende dos dias de atraso da fatura vencida mais antiga do cliente, conforme os níveis de aviso que a empresa definiu (por exemplo, carta aos 15 dias, e-mail aos 30).

Pode gerar o aviso de um cliente, na ficha dele, ou de todos os clientes em atraso de uma vez, num lote que fica registado.

Quando utilizar?

• Uma vez, para definir os níveis de aviso da empresa.
• Quando quer avisar um cliente concreto, por exemplo depois de um telefonema.
• Uma vez por semana ou por mês, para avisar de uma vez todos os clientes em atraso.

Os avisos não mudam as faturas nem a contabilidade: não geram lançamentos. Para cobrar e registar o pagamento, veja Como registar um pagamento recebido e emitir o recibo.

Onde encontrar?

• Níveis de aviso: Contabilidade › Lançar › Início › O que há para fazer?, grupo Listas de apoio, Níveis de aviso de cobrança.
• Aviso a um cliente: Faturação › Clientes e artigos › Clientes, abra o cliente, separador Faturação, bloco COBRANÇA.
• Avisos em lote: Faturação › Receber › Avisos de cobrança (também em Contabilidade › Lançar › Cobranças a clientes › Avisos de cobrança).

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista (opera) ou Contabilista certificado (assina, fecha períodos). Os passos foram feitos do princípio ao fim com o Contabilista (opera). O Administrativo e a Gerência veem o menu Avisos de cobrança e o botão Gerar aviso, mas não podem gerar avisos (veja «Problemas frequentes»).
• Os clientes a avisar têm faturas emitidas e já vencidas.
• Para avisar por e-mail, a ficha do cliente tem o e-mail.

Como utilizar

1. Defina os níveis (uma vez). Abra Contabilidade › Lançar › Início › O que há para fazer?, desça até Listas de apoio e carregue em Níveis de aviso de cobrança.

2. Numa empresa sem níveis, carregue em Criar os níveis habituais. Ficam três: 1.º aviso aos 15 dias, por Carta; 2.º aviso aos 30 dias, por E-mail; Aviso final aos 60 dias, por Carta. Para mudar um nível, abra-o; para outro, carregue em Novo.

3. Num nível, confira os campos:

   • Atraso (dias): a partir de quantos dias de atraso se aplica;
   • Canal: Carta, E-mail ou Tarefa para o responsável;
   • Responsável: quem recebe a tarefa, no canal Tarefa para o responsável;
   • Categorias de cliente: vazio, vale para todos os clientes;
   • o texto do aviso, que pode usar [PARTNER] (o cliente), [DAYS] (os dias de atraso), [TOTAL] (o valor vencido) e [COMPANY] (a sua empresa).

4. Avise um cliente. Abra Faturação › Clientes e artigos › Clientes, abra o cliente e carregue no separador Faturação. O bloco COBRANÇA mostra Atraso (dias), Valor vencido, Nível de aviso e Próxima ação de cobrança.

5. Carregue em Gerar aviso. Com Carta, o navegador descarrega o PDF «Aviso de cobrança cliente.pdf». Com E-mail, o e-mail fica na fila de saída do Odoo. Com Tarefa para o responsável, a tarefa aparece nas atividades do cliente, para o responsável do nível.

6. Avise todos de uma vez. Abra Faturação › Receber › Avisos de cobrança e carregue em Gerar avisos em lote.

7. Confira as opções: Nível mínimo (vazio, entram todos os níveis), Saltar notificados nos últimos (dias) (vem com 7), Um PDF por cliente (vem marcado) e Categorias de cliente. Carregue em Pré-visualizar.

   Um PDF por cliente, marcado, guarda também cada carta num PDF próprio, na ficha do cliente, além do PDF do lote com todas as cartas. Desmarcado, as cartas ficam só no PDF do lote. A ajuda do campo aconselha desmarcá-lo em lotes muito grandes, porque gera um PDF por carta.

8. Leia a lista: uma linha por cliente em atraso, com Cliente, Nível, Atraso (dias), Valor vencido, Canal e Saltado porque. Para deixar um cliente de fora, ligue o interruptor Excluir na linha dele.

9. Carregue em Gerar. Com cartas, o navegador descarrega um PDF com todas as cartas do lote, para imprimir e enviar, e a janela fecha: fica a lista Lotes de avisos, com o lote novo em cima. Sem cartas, só com e-mails ou tarefas, abre-se o lote.

Resultado esperado

• No cliente: a Próxima ação de cobrança passa a «Feito em 30/10/2026 - 1.º aviso: Carta, responsável: ninguém em particular» e o histórico regista «Aviso de cobrança gerado: 1.º aviso (21 dias de atraso) por Carta.». No exemplo, o PDF da Padaria Aurora, Lda tem a empresa, o cliente, o título «1.º aviso», o texto com 21 dias e 143,10 €, e a fatura FT D26/28, vencida a 09/10/2026, com o total de 143,10 €.
• Com Tarefa para o responsável: no exemplo, o nível «Contacto telefónico» (5 dias) criou para a Papelaria Central, Lda a atividade «Cobrança: Contacto telefónico», com a nota «Papelaria Central, Lda tem 4.847,43 € em atraso há 11 dias: contacte o cliente.».
• No lote: cada lote tem os contadores e uma linha por cliente, com o Resultado (Gerado ou Saltado) e o Motivo. O lote AVB/00001 não tinha cartas e abriu-se logo: Avisos gerados 1, Cartas 0, Emails na fila 1, Tarefas 0, Clientes saltados 2 e Valor vencido notificado 1.597,60 €, o e-mail de 2.º aviso de Maria João Ferreira (ENI). A Padaria Aurora, Lda ficou saltada por já ter tido carta nesse dia.
• Num lote com cartas: no exemplo, com Saltar notificados nos últimos (dias) a 0 e Excluir ligado nos outros dois clientes, o lote AVB/00003 ficou com Avisos gerados 1, Cartas 1, Clientes saltados 2 e 143,10 €. O navegador descarregou «Aviso de cobrança Padaria Aurora, Lda.pdf», com a carta, e o ecrã ficou na lista Lotes de avisos, com o AVB/00003 em cima. Para ver o lote, abra-o na lista.
• Com Um PDF por cliente: a carta fica também na ficha do cliente, no clipe (Anexar ficheiros) por cima do histórico, com o nome do nível e do cliente, por exemplo «1.º aviso - Padaria Aurora, Lda.pdf».

Os lotes ficam na lista Lotes de avisos, com a data e quem os gerou. Se todos os clientes ficarem saltados ou excluídos, não se cria lote: veja «Problemas frequentes».

Avisos automáticos, uma vez por dia

O administrador da base de dados pode pôr os avisos a sair sozinhos: Definições › Faturação, grupo Avisos de cobrança, opção Avisos de cobrança automáticos. Ao marcá-la aparecem Automático: nível mínimo e Automático: ignorar avisados nos últimos (dias). O ecrã diz: «Uma vez por dia os avisos são gerados como na geração em lote feita à mão. As cartas ficam em PDF no cliente; os e-mails só vão para a fila de correio local.» Pendente de validação no ecrã: a opção foi vista mas não ligada, porque a execução diária não se pode esperar numa sessão de teste.

Notas importantes

• O e-mail não sai logo. Fica na fila de saída do Odoo, para o destinatário da ficha do cliente. Pendente de validação no ecrã: a demonstração não tem servidor de e-mail, por isso o envio a partir da fila não se pôde ver.
• O nível conta pela fatura vencida mais antiga. O valor vencido é a soma de todas as faturas vencidas do cliente. No exemplo, Maria João Ferreira (ENI) tem 135,88 € vencidos desde 23/09/2026 e 1.461,72 € desde 15/10/2026: 37 dias e 1.597,60 €.
• O bloco COBRANÇA só aparece em clientes com faturas vencidas. Sem nenhum nível que chegue aos dias de atraso, o bloco aparece sem nível e sem o botão Gerar aviso.
• Não use hoje a caixa «Deixar fora da cobrança» da fatura. Aparece nas faturas de clientes emitidas, mas está desativada em todos os perfis, incluindo o administrador: não se consegue marcar. Para deixar um cliente de fora de um lote, use Excluir no passo 8.

Problemas frequentes

Aparece «Não tem permissão para gerar avisos de cobrança.»

• Sintoma: ao carregar em Gerar aviso, abre-se a janela Operação inválida com «Não tem permissão para gerar avisos de cobrança.».
• Causa: o seu perfil é Administrativo ou Gerência. Estes perfis veem o bloco COBRANÇA e o menu Avisos de cobrança, mas não geram avisos.
• O que fazer: carregue em Fechar e peça o aviso ao contabilista.

O lote diz «Nenhum nível de aviso se aplica a … com 11 dias de atraso»

• Sintoma: na pré-visualização, em Saltado porque: «Nenhum nível de aviso se aplica a Papelaria Central, Lda com 11 dias de atraso. Porquê: … Como resolver: O primeiro nível começa aos 15 dias de atraso: espere até lá, ou junte um nível que comece mais cedo em Configurar > Bancos e ativos > mais > Níveis de avisos de cobrança.». Nessa linha, Atraso (dias) e Valor vencido aparecem a 0 e 0,00 €.
• Causa: o atraso do cliente é menor do que o do primeiro nível.
• O que fazer: espere que o atraso chegue ao primeiro nível, ou crie um nível que comece mais cedo. Os níveis estão em Contabilidade › Lançar › Início › O que há para fazer?, grupo Listas de apoio, e não no caminho que a mensagem indica. Os valores certos veem-se no bloco COBRANÇA do cliente.

O lote diz «Já notificado neste nível em …»

• Sintoma: em Saltado porque: «Já notificado neste nível em 30/10/2026.».
• Causa: o cliente já recebeu um aviso deste nível dentro dos dias de Saltar notificados nos últimos (dias).
• O que fazer: nada, se o aviso anterior chega. Para o repetir já, diminua esse número antes de Pré-visualizar, ou gere o aviso na ficha do cliente (passo 5), que não salta.

Aparece «Não há nenhum cliente a notificar…»

• Sintoma: ao carregar em Gerar, abre-se a janela Operação inválida com «Não há nenhum cliente a notificar: ou ninguém tem faturas vencidas com estes filtros, ou todos os clientes foram saltados (abaixo do nível mínimo, já notificados, sem email ou excluídos). Altere os filtros ou a pré-visualização e tente de novo.». Por baixo, a janela Gerar avisos de cobrança continua aberta e não se cria lote.
• Causa: todas as linhas da pré-visualização têm um motivo em Saltado porque ou o Excluir ligado, ou nenhum cliente tem faturas vencidas com estes filtros.
• O que fazer: carregue em Fechar. Se quer mesmo avisar, mude o Nível mínimo ou as Categorias de cliente, baixe Saltar notificados nos últimos (dias) ou desligue Excluir nas linhas, e carregue outra vez em Pré-visualizar. Se não há ninguém a avisar, carregue em Descartar.