Como faturar subscrições com cobrança automática
Para que serve?
Uma subscrição (ou avença) emite a mesma fatura a um cliente em cada período, por exemplo todos os meses, e prepara a cobrança pelo meio que escolher: Referência Multibanco, MB WAY, Débito direto SEPA ou Cartão guardado. Cada fatura emitida é uma fatura certificada normal, com número, ATCUD e assinatura.
Quando utilizar?
- Para avenças mensais de serviços, rendas e quotas.
- Para um serviço com valor fixo e período regular (semanas, meses ou anos).
- Não o use para uma venda única: emita a fatura certificada diretamente.
Onde encontrar?
Contabilidade › Lançar › Vendas e cobranças › Subscrições. A lista mostra, para cada subscrição, o Valor por período, a Cobrança, a Próxima fatura, o Estado e a coluna Atenção.
Antes de começar
- O seu perfil é Contabilista ou Contabilista certificado. Gerência, Auditor e Faturação não criam subscrições.
- Existe a série fiscal ativa das faturas (ver criar e comunicar uma série).
- O cliente existe. Para cobrar por Débito direto SEPA, o cliente tem de ter um mandato de débito direto ativo. Para Referência Multibanco, MB WAY e Cartão guardado, a empresa tem de ter um prestador de pagamentos configurado: a demonstração tem Eupago e ifthenpay.
Como utilizar
- Abra Subscrições e carregue em Novo.
- Em Cliente, escolha o cliente. O Início vem com a data de hoje, Faturar a cada com 1 Meses e Cobrança com Referência Multibanco. Em Prestador, escolha Eupago ou ifthenpay.
- No separador Linhas, carregue em Adicionar uma linha, escolha o Produto (por exemplo, 1 unidade de 85,00 € com IVA 23 %). O Valor por período passa a 104,55 €.
- Carregue em Guardar: a subscrição ganha o número
SUB/…e fica em Rascunho. - Carregue em Ativar. A subscrição fica Ativa e a Próxima fatura mostra a data do início.
- Para emitir já a primeira fatura, carregue em Faturar agora. A Próxima fatura passa a um período depois (de 03/11/2026 para 03/12/2026) e aparece o botão Faturas, com 1.
- Carregue em Faturas para ver a fatura emitida:
FT D26/35, de 104,55 €, Por pagar.
Pausar ou cancelar
- Pausar passa a subscrição a Em pausa, sem emitir faturas e sem o botão Faturar agora; a Próxima fatura mantém-se. Ativar retoma.
- Cancelar pergunta «Cancelar esta subscrição? Não serão emitidas mais faturas.»; com Confirmar, a subscrição passa a Cancelada, sem botões, e não se reativa. As faturas já emitidas não mudam: para as anular, ver nota de crédito.
Resultado esperado
- A subscrição está Ativa, com a Próxima fatura no período seguinte.
- Cada fatura emitida é do diário Vendas, mesmo que a empresa tenha um diário de formação à frente dele, e tem o valor da linha e o IVA.
- Na contabilidade, a
FT D26/35lançou: 2111 a débito 104,55 €; 711 a crédito 85,00 €; 2433 a crédito 19,55 € (a 2433 é o IVA liquidado a 23 %). A conta de rendimento vem do artigo: a 711 é a de vendas de mercadorias, por isso, numa avença de serviços, use um artigo de serviço, ligado a uma conta de prestações de serviços (72). Pendente de validação por contabilista certificado: conta de rendimento dos serviços faturados por subscrição. - Com Referência Multibanco, o histórico da fatura regista a entidade, a referência e o valor (na demonstração, um prestador simulado), e diz que a transação está pendente.
- A fatura é emitida mas não está paga: a subscrição prepara a cobrança, e o pagamento só fica registado quando o prestador o confirmar. Pendente de validação no ecrã: cobrança concluída, porque a demonstração não tem ligação real aos prestadores.
- Na data da Próxima fatura, uma tarefa diária emite a fatura e prepara a cobrança, sem ninguém carregar em Faturar agora. Limite de hoje: se essa emissão falhar, nada avisa no ecrã (ver «A linha … não tem taxa de IVA»), por isso confirme em Faturas que a fatura do período saiu.
Notas importantes
- Cartão guardado. Só com o prestador ifthenpay. A subscrição ativa-se sem autorização do cliente, mas Faturar agora emite a fatura na mesma e a cobrança falha: registe primeiro a autorização no separador Autorização do cartão (botão Registar a autorização). Ver «A cobrança falhou» mais abaixo. Pendente de validação no ecrã: cobrança por cartão concluída, porque a demonstração não tem cartões.
- Débito direto. A fatura é emitida e entra num lote de débito direto em rascunho, e o histórico diz qual. Banco para o débito direto é a conta que recebe os débitos; vazio, usa o único banco da empresa com IBAN. O cliente só é debitado quando o lote seguir para o banco.
- Na edição Enterprise, o módulo ponte com as subscrições do Enterprise não faz parte deste artigo. Pendente de validação no ecrã: edição Enterprise.
Problemas frequentes
«A subscrição não tem linhas»
- Sintoma: ao carregar em Ativar sem nenhuma linha: «A subscrição não tem linhas, por isso não há nada a faturar. Acrescente pelo menos uma linha.»
- O que fazer: acrescente a linha no separador Linhas, como no passo 3, e carregue de novo em Ativar.
«Escolha o prestador de pagamentos (eupago ou ifthenpay)»
- Sintoma: ao carregar em Ativar com Cobrança em Referência Multibanco, MB WAY ou Cartão guardado e Prestador vazio: «Escolha o prestador de pagamentos (eupago ou ifthenpay) desta subscrição. É necessário para cobrar por Referência Multibanco.»
- O que fazer: escolha o Prestador e carregue de novo em Ativar.
«Preencha o telemóvel MB WAY do cliente»
- Sintoma: com MB WAY, ao carregar em Ativar sem telemóvel: «Preencha o telemóvel MB WAY do cliente. Sem ele o pedido de pagamento não pode ser enviado.»
- O que fazer: escreva o telemóvel no campo que aparece com MB WAY escolhido. Se escrever
123, ao guardar: «O telemóvel MB WAY tem de ter 9 algarismos e começar por 9. Corrija o número e grave de novo.» - Limite de hoje: esta recusa só existe em Ativar. Numa subscrição já Ativa, mudar Cobrança para MB WAY sem telemóvel é aceite ao guardar, sem aviso, e a subscrição continua Ativa. Se mudar o meio de cobrança, confirme que o telemóvel está preenchido.
«A data do documento … é posterior à data do sistema»
- Sintoma: ao carregar em Faturar agora numa subscrição cuja Próxima fatura ainda não chegou: «A data do documento "(ainda sem número)" (03/12/2026) é posterior à data do sistema (03/11/2026). Depois de emitida, a série deste documento fica fechada a documentos com data igual ou anterior a 03/12/2026.…»
- O que fazer: normalmente, não fature ainda: o período seguinte sai na data da Próxima fatura. Emitir já fecharia a série a documentos anteriores a essa data.
«A linha … não tem taxa de IVA»
- Sintoma: ao carregar em Faturar agora: «A linha "[DEMO015] Manutenção mensal" da fatura a Escola de Condução Rota, Lda não tem taxa de IVA. Escolha uma taxa de IVA (ou uma taxa de IVA a 0% com motivo de isenção, ou uma taxa «não sujeito»).»
- O que fazer: escolha a taxa em Impostos, no separador Linhas. Ativar não verifica isto. Na emissão pela tarefa diária, a subscrição fica Ativa e Em ordem, sem fatura e sem aviso no ecrã: confirme o IVA de todas as linhas antes de Ativar.
«Eupago não regista cartões para cobranças futuras»
- Sintoma: ao carregar em Ativar com Cartão guardado e o prestador Eupago: «Eupago não regista cartões para cobranças futuras, por isso a subscrição não pode ser cobrada por cartão guardado com ele. Escolha o ifthenpay para o cartão guardado, ou cobre por MB WAY, débito direto ou referência Multibanco com este prestador.»
- O que fazer: mude o Prestador para ifthenpay ou mude a Cobrança.
A cobrança falhou
- Sintoma: a fatura foi emitida, o histórico diz «A cobrança de FT D26/36 falhou (tentativa 1): Registe a autorização do cliente para a cobrança recorrente com cartão antes do primeiro pagamento…» e o separador Cobranças falhadas mostra Fatura em nova tentativa, Tentativas falhadas e Próxima tentativa (05/11/2026, dois dias depois).
- O que fazer: resolva a causa que o histórico indica. A fatura continua válida e por pagar: não volte a faturar o mesmo período. Segundo a ajuda do ecrã, Tentativas é quantas vezes a cobrança se repete antes de o responsável ser avisado; a repetição corre numa tarefa diária, na data da Próxima tentativa. Pendente de validação no ecrã: repetição da cobrança, porque não correu (a data da próxima tentativa era futura).
«não tem mandato SDD ativo»
- Sintoma: com Débito direto SEPA, ao carregar em Ativar: «Clínica Dentária Sorriso, SA não tem mandato SDD ativo: crie e ative um antes de o incluir num lote de débito direto.»
- O que fazer: registe e ative o mandato de débito direto do cliente e carregue de novo em Ativar: com o mandato ativo, a subscrição passa a Ativa.