Como receber e responder a encomendas EDI

Nesta versão, só a conta de testes da Saphety

O fiscaldoo só liga ao ambiente de testes da Saphety (veja Como ligar o EDI e a Saphety): as encomendas vêm desse ambiente e uma resposta «Aceite» foi aceite por ele, sem chegar ao retalhista. Combine as encomendas com o retalhista pela via habitual.

Para que serve?

O retalhista envia as encomendas por EDI. O fiscaldoo recebe-as e cria um orçamento para cada uma, com o cliente, os artigos, as quantidades, os preços do retalhista e a data de entrega, sem nada escrito à mão. Depois de decidir e confirmar, envia ao retalhista a resposta à encomenda: aceite, aceite com alterações ou recusada.

Quando utilizar?

• O retalhista já troca EDI consigo: Como ligar o EDI e a Saphety.
• Chegaram encomendas novas, ou o retalhista pede a resposta à encomenda (Resposta à encomenda (ORDRSP) marcada no separador Faturação eletrónica (EDI) do cliente).

Onde encontrar?

• Receber: EDI › Receber mensagens.
• Encomendas recebidas: Vendas › Ordens › Encomendas EDI.
• Mensagens com problemas: EDI › Painel (bloco Por tratar) e EDI › Mensagens.

Antes de começar

• O seu perfil é Faturação. Os passos foram feitos do princípio ao fim com este perfil. O Contabilista certificado e o Contabilista também têm estes menus.
• O cliente tem o EDI ativo e os artigos têm o código de barras do retalhista.
• Se trabalha com várias empresas, escolha a empresa do retalhista no canto superior direito.

Como utilizar

1. Abra EDI › Receber mensagens. Aparece «Mensagens recebidas. N mensagem(ns) nova(s).» e a lista Mensagens EDI. Cada encomenda tratada fica Processada; a que não se consegue tratar fica Por rever (veja «Problemas frequentes»).
2. Abra Vendas › Ordens › Encomendas EDI. A lista mostra Número, Data da Encomenda, Entrega prometida, Cliente, Total, Estado e a Referência do cliente, que é o número da encomenda do retalhista (no exemplo, S00004 com a referência SIMORD0003).
3. Abra a encomenda. Confira as linhas: a coluna Preço Unitário tem o seu preço e Preço do retalhista o da encomenda. Se algum é diferente, aparece em cima o aviso «O preço de algumas linhas difere da encomenda do retalhista. Decida antes de confirmar: usar os preços do retalhista ou manter os nossos.».
4. Carregue em Usar os preços do retalhista ou em Manter os nossos preços. O aviso desaparece. No exemplo, escolheu-se Manter os nossos preços: as Bolachas ficaram a 1,60.
5. Se precisar, altere quantidades ou a data de entrega. Depois carregue em Confirmar. O orçamento passa a Ordem de Vendas.
6. Carregue em Enviar resposta EDI. A resposta segue para o operador e aparece a mensagem «Resposta EDI. A resposta à encomenda S00004 (SIMORD0003) foi enviada e aceite.». O botão desaparece da encomenda. Em EDI › Mensagens fica uma linha Enviada, ORDRSP (resposta à encomenda), com o Estado Aceite (o operador recebeu-a).

Que resposta segue. O fiscaldoo decide pela encomenda: cancelada = recusada; confirmada igual ao pedido = aceite; confirmada com quantidade, preço ou data diferentes, ou com linhas retiradas = aceite com alterações. No exemplo, a S00004 seguiu como aceite com alterações, com o preço de 1,60 nas Bolachas e a linha do Sumo aceite como veio.

Resultado esperado

• A encomenda S00004 (SIMORD0003) do Retalhista Exemplo (EDI) ficou Ordem de Vendas, com 12 Bolachas a 1,60 € e 6 Sumos a 2,40 €, IVA 6 % e o Total de 35,61 €.
• Em EDI › Mensagens ficou a resposta ORDRSP|5609999000012|SIMORD0003|1, Enviada, Aceite.
• A encomenda segue o caminho normal: entrega e guia (Como enviar o aviso de expedição a partir da guia) e fatura (Como enviar uma fatura por EDI).

Notas importantes

• Nada se confirma sozinho. A encomenda chega como orçamento; é sempre alguém que confirma.
• Os preços nunca mudam em silêncio. Enquanto houver preços diferentes por decidir, Confirmar é recusado.
• A resposta é opcional. Só se envia se o cliente a pede.
• Uma resposta aceite não se envia outra vez. Carregar de novo em Enviar resposta EDI abre «Esta resposta já foi enviada e aceite pelo operador (ORDRSP ORDRSP|5609999000012|SIMORD0003|1). Nada se envia duas vezes; altere a encomenda se a resposta tiver de mudar.».
• A mesma encomenda recebida duas vezes não cria dois orçamentos.
• Na demonstração, as encomendas e a resposta passam por um simulador do operador, não pela Saphety real. O formato das mensagens de cada retalhista confirma-se com a Saphety.

Problemas frequentes

«… ainda não pode ser confirmada: o preço de algumas linhas difere da encomenda do retalhista»

• Sintoma: ao carregar em Confirmar, abre-se Operação inválida: «A encomenda S00004 (SIMORD0003) ainda não pode ser confirmada: o preço de algumas linhas difere da encomenda do retalhista. O que aconteceu: os preços nunca se alteram em silêncio. Como resolver: use «Usar os preços do retalhista» ou «Manter os nossos preços» na encomenda e confirme.».
• O que fazer: carregue em Fechar, escolha um dos dois botões (passo 4) e confirme outra vez.

«… ainda é um orçamento sem alterações»

• Sintoma: Enviar resposta EDI num orçamento por confirmar abre «A encomenda S00003 (SIMORD0001) ainda é um orçamento sem alterações. Como resolver: confirme-o (aceite), altere uma quantidade, preço ou data (aceite com alterações) ou cancele-o (recusada) e depois envie a resposta.».
• O que fazer: confirme, altere ou cancele a encomenda e só depois envie a resposta.

Uma encomenda ficou «Por rever»

• Sintoma: em EDI › Painel, no bloco Por tratar, ou em EDI › Mensagens, a mensagem ORDERS (encomenda) está Por rever, com o motivo em ERROS. Exemplos da demonstração: «O GLN do remetente 5609999000050 não corresponde a nenhum cliente.» e «Linha 2: nenhum artigo tem o código de barras 5609999119998. Preencha o código de barras na ficha do artigo (ou a referência do cliente) e processe a mensagem outra vez.».
• Causa: o fiscaldoo não encontrou o cliente pelo GLN, ou um artigo pelo código de barras. Não criou nenhum orçamento.
• O que fazer: corrija a causa (o EAN/GLN do cliente ou o Código de Barras do artigo) e, na mensagem, carregue em Reprocessar. Com Faturação, Contabilista ou Contabilista certificado, o botão responde «O seu perfil não pode criar orçamentos e processar uma encomenda cria um. Como resolver: peça a um utilizador de Vendas que carregue em «Reprocessar» (ou a um administrador que lhe dê o perfil de Vendas). A mensagem fica «Por rever».»: peça a quem pode criar orçamentos, como o Administrador. Quando a causa está corrigida, a mensagem passa a Processada e o orçamento aparece em Vendas › Ordens › Encomendas EDI.