Como justificar uma lacuna na numeração de uma série

Para que serve?

Os números de uma série de documentos certificados têm de se seguir sem falhas. Quando falta um número, ou um intervalo de números, ele nunca se preenche: o número fica gasto. O que se pode fazer é registar porque falta, para que a falha apareça como justificada a quem verifica a numeração. A justificação não mexe na série nem em nenhum documento.

Quando utilizar?

• Quando importou as faturas do programa anterior e a série importada tem números que nunca foram emitidos (por exemplo, o programa saltou números ao mudar de versão).
• Quando uma verificação da numeração aponta números em falta e já confirmou com o contabilista certificado porque faltam.

Não use uma justificação para esconder um documento que existe e não foi importado: importe-o.

Onde encontrar?

Contabilidade › Configurar › Outras definições › Justificações de lacunas de numeração.

Numa série do fiscaldoo, as justificações dessa série também se veem no separador Justificações de lacunas da série (Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais, abrir a série).

Antes de começar

• O seu perfil é Responsável fiscal (ou administrador). Os passos foram feitos com Contabilista Certificado / Gestor fiscal com Responsável fiscal. O perfil Contabilista não tem este menu e não cria justificações.
• Tenha à mão o tipo de documento e o identificador da série (em FT 2025/0004, o tipo é FT e o identificador é 2025), os números em falta e a prova do motivo (por exemplo, uma declaração do fornecedor do programa anterior). Decida o motivo com o contabilista certificado.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Configurar › Outras definições › Justificações de lacunas de numeração. Sem justificações, a lista diz: «As justificações de lacunas de numeração aparecem aqui. Para uma série importada do software anterior, crie uma com Novo: tipo de documento (por exemplo FT), identificador da série (por exemplo 2025), os números em falta e o motivo.»
2. Carregue em Novo. Abre-se a ficha Justificação de lacuna de numeração da série.
3. Numa série importada do programa anterior, preencha Tipo de documento (software anterior) (por exemplo FT) e Identificador da série (software anterior) (por exemplo 2026). Deixe Série vazia: é só para as séries do fiscaldoo.
4. Em Primeiro número e Último número, escreva o intervalo em falta. Para um só número, escreva o mesmo nos dois. Uma justificação cobre no máximo 100000 números; para mais, faça várias.
5. Em Motivo, explique o que aconteceu aos números e onde está a prova, para que um auditor o perceba.
6. Confira os números e o motivo e carregue no botão de guardar: o ícone da nuvem, no topo, ao lado do nome da ficha (ao passar o rato, diz «Guardar manualmente»). Justificado por e Justificado em já vêm preenchidos na ficha nova, com o seu nome e a data e a hora. Para desistir, carregue no X ao lado da nuvem («Descartar todas as alterações»): nada fica gravado. Depois de guardada, a ficha já não mostra a nuvem nem o X. Se o fiscaldoo recusar, abre-se a janela Erro de Validação com a mensagem e a ficha continua aberta (veja «Problemas frequentes»).
7. Volte à lista: carregue em Justificações de lacunas de numeração, no caminho do topo.

Resultado esperado

• A justificação aparece na lista, com o tipo, o identificador, os números, o motivo, Justificado por e Justificado em. Na demonstração: FT, 2026, de 3 a 5, registada pelo perfil do exemplo a 31/10/2026.

• Não se cria nenhum lançamento contabilístico, e nenhum documento muda.

• No ficheiro SAF-T de faturação do mês, os números justificados deixam de contar como falha (exemplo abaixo).

• O relatório de integridade (Auditoria › Integridade › Verificar integridade dos documentos) verifica só as séries do fiscaldoo: uma série importada não aparece nele, nem antes nem depois da justificação. A lacuna de uma série importada vê-se no importador, no ficheiro SAF-T e no ecrã seguinte.

• Auditoria › Integridade › Controlos de integridade e integralidade mostra a lacuna de uma série importada enquanto não tiver justificação, nas datas escolhidas em De e Até. Na demonstração, com o perfil do exemplo, de 01/01/2026 a 31/10/2026 e antes da justificação, o ecrã contou Diferenças 1, com a linha Falha na numeração FT 2026/3-5: «Série FT 2026: os números 3 a 5 faltam e não têm justificação.». Em O que fazer: «Esta série vem do programa anterior. Verifique se o documento ficou de fora da importação e, se ficou, importe-o; se nunca existiu, use o botão «Justificações de lacunas de numeração» abaixo e crie uma com Novo (tipo de documento FT, série 2026, os números em falta e o motivo). Nunca reutilize o número.». O botão Justificações de lacunas de numeração, no fundo da janela, abre a lista deste artigo; só aparece quando há uma lacuna destas por justificar. Com a justificação de 3 a 5 registada, o mesmo ecrã respondeu «Sem diferenças: os 328 lançamentos de Empresa Demonstração, Lda entre 01/01/2026 e 31/10/2026 estão equilibrados, os totais batem certo, as séries são coerentes e a cadeia de assinaturas e a numeração estão intactas.», sem o botão. Este ecrã não diz se o ficheiro SAF-T passa: confira-o no ficheiro SAF-T de faturação do mês (exemplo abaixo).

Exemplo: a série importada antes e depois da justificação

Na demonstração, as faturas FT 2026/1, FT 2026/2, FT 2026/6 e FT 2026/7 do programa anterior, de 2 a 5 de janeiro de 2026, foram importadas no fiscaldoo. Os números 3 a 5 nunca foram emitidos. Ao validar o ficheiro, o importador avisou: «Série FT 2026: faltam 3 número(s) entre 1 e 7: 3, 4, 5.», mas não parou a importação.

1. Antes: Gerar SAF-T com F — Faturação e janeiro de 2026 contou 7 documentos (as 3 faturas do fiscaldoo e as 4 importadas) e o registo ficou Inválido, com 1 erro: «Série "2026" (FT): faltam os números 3 a 5 entre 1 e 7 e não têm justificação registada.» A sugestão do erro manda registar a justificação neste menu, com o tipo FT, a série 2026, os números em falta e o motivo.
2. Depois: com a justificação de 3 a 5 registada, Regenerar criou um registo novo Gerado, com N.º de erros 0 e N.º de avisos 0. A nota de controlo conta os mesmos 7 documentos.
3. A lacuna aceite fica à vista. Nas mensagens do registo novo, o fiscaldoo escreve: «Numeração: foram aceites 3 lacuna(s) nas séries porque cada uma tem uma justificação registada. Porquê: uma lacuna com justificação não é um erro, mas fica aqui à vista para que quem entrega o ficheiro saiba que foi aceite. Veja os motivos no menu «Justificações de lacunas de numeração».» O número conta os números em falta aceites (3, 4 e 5), não as justificações: no exemplo há uma só. Antes de entregar o ficheiro, confirme na lista das justificações que todas as lacunas aceites têm um motivo que o contabilista certificado conhece.

O ficheiro em si não muda: os dois registos têm o mesmo SHA-256, e o ficheiro não leva a justificação. O que muda é a verificação feita antes de o deixar descarregar. Pendente de validação por contabilista certificado: como se apresenta à AT a justificação de uma lacuna numa série importada, uma vez que o ficheiro SAF-T não a leva.

Notas importantes

Uma justificação não se altera nem se apaga

Depois de guardada, a justificação fica no rasto de auditoria. Ao tentar mudá-la, o fiscaldoo recusa: «Uma justificação de lacuna não pode ser alterada depois de registada: faz parte do rasto de auditoria. Se estava errada, mantenha-a e explique numa nova justificação de outros números.» Também não se elimina. Confirme os números e o motivo antes de guardar. Pendente de validação por contabilista certificado: que motivos e que prova são aceitáveis para uma lacuna de numeração numa série importada.

• Um número que um documento da empresa tem, mesmo anulado, não é uma lacuna e não se justifica (veja «Problemas frequentes»).
• Os passos de importar as séries e os documentos do programa anterior não estão neste artigo. A verificação da numeração das séries do fiscaldoo está em Como verificar a integridade dos documentos certificados, e os erros do ficheiro SAF-T em Como corrigir os erros de validação do SAF-T.

Problemas frequentes

Todos aparecem ao carregar no botão de guardar, na janela Erro de Validação, e nada fica gravado. Carregue em Fechar: a ficha continua aberta com o que escreveu. Corrija e guarde de novo, ou carregue no X para descartar. As mensagens são as do fiscaldoo, com a série FT 2026 do exemplo.

Os números já estão justificados

• Mensagem: «Os números 5 a 5 da série "2026" sobrepõem-se a uma justificação já registada (3 a 5). Uma justificação não pode ser alterada nem substituída: justifique apenas números ainda não justificados.»
• O que fazer: justifique só os números que ainda não estão na lista.

Um documento tem esse número

• Mensagem (série importada): «Os números 2 a 2 da série "FT 2026" (software anterior) não se podem justificar: um documento da empresa já tem pelo menos um deles. Justifique apenas os números que nenhum documento tem.» Também aparece quando o intervalo apanha um número que existe: de 4 a 6, porque a FT 2026/6 foi importada.

• Mensagem (série do fiscaldoo): «Os números 1 a 1 da série "FT D26" não podem ser justificados: nem todos são lacunas (um número detido por um documento — mesmo anulado — não é uma lacuna). Verifique primeiro a numeração e justifique apenas os números que aparecem em falta.»

• O que fazer: confira na lista de documentos que números existem e justifique só os que faltam.

Os números estão trocados, ou começam em 0

• Mensagens: «O último número (7) não pode ser anterior ao primeiro (9). Troque-os, ou indique o mesmo número nos dois para justificar um só número.» e «Os números de uma justificação começam em 1: de 0 a 2 não é um intervalo válido. Indique o primeiro e o último número em falta da série.»
• O que fazer: corrija os números e guarde de novo.

O tipo ou o identificador da série não servem

• Mensagens: «O tipo de documento «XX» não é um tipo de documento conhecido do produto. Indique o código SAF-T da série (por exemplo FT, FR, NC).» e, sem identificador, «Indique o identificador da série do software anterior (em «FT 2025/0004» é «2025») ou escolha uma série do produto.»
• O que fazer: copie o tipo e o identificador do número de um documento da série (em FT 2025/0004, FT e 2025).

Falta o motivo

• Mensagem: «Uma justificação de lacuna exige um motivo: explique o que aconteceu ao(s) número(s) para que um auditor o perceba.» Um motivo só com espaços também é recusado.
• O que fazer: escreva o motivo e onde está a prova.

O intervalo é grande demais

• Mensagem: «Uma justificação cobre no máximo 100000 números e esta cobre 200001. Divida-a em várias justificações de intervalos mais pequenos, cada uma com o seu motivo.»
• O que fazer: divida o intervalo em várias justificações.