Como emitir documentos de formação

Para que serve?

Os documentos de formação deixam treinar a faturação com o programa certificado sem usar a numeração das faturas reais. Criam lançamentos na contabilidade, mas não contam em nada fiscal (ver «Notas importantes»). Saem de um diário de formação e são numerados numa série de formação própria, que não tem código de validação e nunca se comunica à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

O ecrã de consulta diz-o assim: «Os documentos emitidos num diário de formação são listados aqui apenas para consulta: não constam do SAF-T de faturação e nunca são comunicados à Autoridade Tributária.»

Quando utilizar?

• Para ensinar um colaborador novo a emitir faturas, sem tocar na numeração fiscal da empresa.
• Para experimentar clientes, artigos e impostos antes de começar a faturar a sério.
• Não o use para um documento que o cliente vai receber como fatura: um documento de formação serve só para treino. Para esse caso, emita uma fatura certificada.

Onde encontrar?

• Diário: Contabilidade › Configurar › Geral › Diários.
• Série: Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais.
• Documentos: Faturação › Faturar › Documentos de formação. Este item só aparece depois de existir um diário de formação (ver «Problemas frequentes»). O menu Contabilidade não o tem.

Antes de começar

• A empresa tem Portugal como país fiscal e já tem um diário de vendas certificado.
• Os passos 1 a 4 (criar o diário e a série) fazem-se uma só vez, com o perfil Responsável fiscal.
• O passo 5 em diante faz-se com o perfil Faturação: foi com esse perfil que se emitiu e imprimiu o documento deste artigo.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Configurar › Geral › Diários, abra o diário Vendas da empresa e, no ícone de engrenagem ao lado do nome, escolha Duplicar. A cópia fica logo gravada, com o nome Vendas (cópia). Se desistir, arquive-a no mesmo ícone: não a deixe por completar.
2. Em Nome do Diário, escreva Formação e, em Prefixo da sequência, FOR.
3. Abra o separador Certificação PT, marque Diário certificado e Diário de formação e guarde.
4. Abra Séries fiscais e carregue em Novo (não em Criar e comunicar: a série de formação não se comunica). Escreva o Identificador da série FOR26, escolha [FT] Fatura em Tipo de documento SAF-T e Formação em Diário, deixe o Exercício em 2026 e marque Série de formação. Guarde, carregue em Ativar e, na pergunta «Ativar esta série? A sua identidade deixa de poder ser alterada.», em Confirmar.
5. Abra Faturação › Faturar › Documentos de formação. Com o diário de formação ainda sem documentos, a lista mostra o aviso acima e nenhum documento. Carregue em Novo.
6. Escolha o Cliente e, em Diário, Formação: o ecrã propõe Vendas, confirme que mudou. Adicione uma linha (no exemplo, o artigo DEMO013, 60,00 € com IVA a 23 %) e carregue em Confirmar.
7. Confirme que o documento ficou Publicada, com o número FT FOR26/1, e que o total é 73,80 € (60,00 € mais 13,80 € de IVA).
8. Carregue em Imprimir. Abaixo dos totais, o PDF traz o nome e o NIF do produtor do programa e a frase «DOCUMENTO EMITIDO PARA FINS DE FORMAÇÃO».

Resultado esperado

• O documento está Publicada e aparece em Documentos de formação, numerado na série FOR26 (aqui FT FOR26/1).
• O campo ATCUD do documento está vazio: a série de formação não tem código de validação. O PDF não mostra ATCUD.
• O PDF leva a frase «DOCUMENTO EMITIDO PARA FINS DE FORMAÇÃO».
• Nada foi comunicado à AT. A série mostra Ativa, na ficha e na lista Séries fiscais, sem código de validação: uma série de formação não se comunica. O documento usa a numeração própria da série FOR26, separada das séries das faturas reais.
• Uma fatura nova em Faturação › Faturar › Faturas de clientes › Novo continua a propor o diário Vendas. O diário de formação nunca é proposto sozinho: só se usa quando o escolhe.

Notas importantes

O documento de formação lança na contabilidade, mas não conta

FT FOR26/1 ficou com lançamento: 2111 Clientes gerais a débito 73,80 €, 721 a crédito 60,00 € e 2433 a crédito 13,80 € de IVA, e na ficha aparece por pagar. Mesmo assim, não conta na declaração periódica de IVA, nos mapas de IVA, no SAF-T, na comunicação à AT, no Balanço, na Demonstração de resultados, na IES, no Modelo 22 nem nos painéis. No exemplo, em novembro de 2026: o campo 3 da declaração de IVA fica em 1.420,00 € e o campo 4 em 396,60 €, só com as faturas reais; a Demonstração de resultados mostra os mesmos 1.420,00 € em Vendas e serviços prestados; e a Antiguidade de saldos não mostra este documento na linha do cliente.

Parece uma fatura, mas não é

O número FT FOR26/1 tem o mesmo aspeto de uma fatura real. O que o distingue é a série (FOR26) e a frase do PDF. Não envie ao cliente um PDF de formação como se fosse uma fatura. Se o fizer sem querer, não o apague: fale com o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: a reação a um documento de formação entregue por engano.

• Um diário de formação só tem séries de formação, e uma série de formação só pertence a um diário de formação. Os dois lados têm de coincidir.
• O diário de formação só pode ser um diário de vendas certificado de uma empresa portuguesa.
• Em Documentos de formação, o diário proposto é o de vendas: se não escolher Formação, emite uma fatura verdadeira (ela deixa de aparecer nesta lista).

Problemas frequentes

«só um diário de vendas certificado de uma empresa portuguesa pode ser diário de formação»

• Sintoma: ao guardar o diário com Diário de formação marcado, o ecrã diz: «Diário "Formação": só um diário de vendas certificado de uma empresa portuguesa pode ser diário de formação. Desmarque "Diário de formação" ou certifique primeiro o diário.»
• O que fazer: marque também Diário certificado e guarde de novo.

«A série "FT FOR26" e o diário "Formação" não correspondem»

• Sintoma: ao guardar a série sem Série de formação marcada, o ecrã diz: «A série "FT FOR26" e o diário "Formação" não correspondem: uma série de formação pertence a um diário de formação, e um diário de formação só tem séries de formação (Despacho 8632/2014, 1.5). Marque ou desmarque "Série de formação" na série, ou escolha o diário certo.»
• O que fazer: marque Série de formação na série (ou escolha outro diário) e guarde.

Quero corrigir um dado de um documento de formação

• Emita outro documento de formação. A correção auditada de dados é para documentos reais: veja corrigir dados de certificação. O documento errado continua lançado, por pagar na ficha, e a ficha oferece Nota de Crédito e Emitir recibo. Pendente de validação por contabilista certificado: como retirar estes lançamentos; não use estes botões sem essa resposta.