Como emitir orçamentos e outros documentos de conferência
Para que serve?
Um orçamento, uma fatura pró-forma ou uma nota de encomenda não é uma fatura, mas pode ser mostrado ao cliente para conferir mercadorias ou serviços. Quando a empresa os usa assim, o documento tem de ter número, ATCUD (código único do documento) e assinatura, como qualquer documento certificado. O botão Emitir documento dá-lhe tudo isso e fixa o documento.
O PDF diz «Este documento não serve de fatura».
Quando utilizar?
- Para enviar um orçamento ao cliente com número e assinatura próprios.
- Para uma fatura pró-forma ou uma nota de encomenda que o cliente vai conferir.
- Não o use quando o cliente já aceitou e vai pagar: nesse caso, emita a fatura certificada.
Onde encontrar?
Vendas › Ordens › Orçamentos, no separador Certificação PT do orçamento. A lista abre com o filtro Os meus Orçamentos: retire-o para ver os orçamentos criados por outras pessoas.
Antes de começar
- Quem emite: Faturação e Responsável fiscal. O Administrador também emite. Só o Responsável fiscal e o Administrador anulam um documento emitido: com o perfil Faturação o botão Anular documento não aparece.
- Existe uma série ativa do tipo de documento que vai emitir, para o ano em curso. A demonstração tem série de 2026 para [OR] Orçamento e não tem para os outros tipos. As séries criam-se em Séries fiscais (uma série de um documento de conferência não tem diário).
- O orçamento tem cliente e pelo menos uma linha.
Como utilizar
- Abra Vendas › Ordens › Orçamentos e abra o orçamento (cliente e linhas preenchidos). O exemplo é o
S00002, de 442,80 €, da Escola de Condução Rota, Lda. - Abra o separador Certificação PT e confirme o Tipo de documento de conferência. Vem preenchido com [OR] Orçamento. A lista oferece sete tipos: [CC] Crédito de consignação, [FC] Fatura de consignação, [FO] Folha de obra, [NE] Nota de encomenda, [OR] Orçamento, [OU] Outros documentos de conferência e [PF] Fatura pró-forma. A consulta de mesa (CM) não aparece nesta lista.
- Carregue em Emitir documento.
- Confirme no separador Certificação PT: o Número do documento de conferência (aqui
OR D26/2; a imagem é de outro orçamento emitido, oOR D26/1), a Série do documento, o ATCUD, o Estado do documento (Normal) e, em Assinatura, os Carateres da assinatura e a Versão da chave de assinatura. - Carregue em Download para obter o PDF do orçamento.
Passar um orçamento emitido a fatura
- Quando o cliente aceitar, carregue em Confirmar. O orçamento passa a Ordem de Vendas, mantém o número
OR D26/2, o ATCUD e a assinatura, e o Estado do documento continua Normal. - Carregue em Criar Fatura, deixe Fatura normal e carregue em Criar Rascunho.
- Confirme o rascunho. É uma fatura certificada à parte, com número e série próprios (aqui
FT D26/34, 442,80 €): ver Como emitir uma fatura certificada. O documento de conferência continua com o númeroOR D26/2e fica marcado como faturado.
Anular um documento emitido
- Com o perfil Responsável fiscal (e acesso a Orçamentos, ver «Antes de começar»), abra o orçamento emitido e carregue em Anular documento.
- Escreva o Motivo (sem ele, o ecrã diz «Há campos obrigatórios por preencher.») e carregue em Anular documento. A janela avisa: «O documento mantém o número, o ATCUD e a assinatura; a anulação e o motivo ficam registados (estado A do SAF-T). Não se pode desfazer.»
- Confirme que o Estado do documento passou a Anulado e que a secção Anulação tem a data, o utilizador e o motivo. O orçamento fica no estado Cancelada.
Resultado esperado
- O orçamento tem número da série (
OR D26/…), ATCUD e assinatura, e já não se altera. - O PDF mostra o número, o ATCUD e a frase «Este documento não serve de fatura».
- Um documento anulado mantém o número; o número nunca se reutiliza.
Notas importantes
- Com a opção Documentos de conferência certificados ligada na empresa (Definições › Utilizadores e empresas › Empresas, separador Localização PT; só o Administrador a muda), o orçamento tem de ser emitido antes de impresso ou enviado. Com a opção desligada, como na demonstração, o botão Emitir documento existe mas imprimir e enviar não o exigem. Pendente de validação por contabilista certificado: se a empresa deve ter a opção ligada (Portaria 363/2010, art. 7.º).
- Emitir o orçamento não o transforma em fatura nem o confirma: ver «Passar um orçamento emitido a fatura».
Problemas frequentes
«não tem uma única série fiscal ativa do tipo [PF] Fatura pró-forma»
- Sintoma: ao carregar em Emitir documento, o ecrã diz: «A empresa "Empresa Demonstração, Lda" não tem uma única série fiscal ativa do tipo [PF] Fatura pró-forma para o exercício 2026 (encontradas: 0), por isso "S00003 (SIMORD0001)" não pode ser numerado. O Responsável fiscal tem de criar a série em Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais (…). Nenhuma série é criada automaticamente.»
- O que fazer: no separador Certificação PT, escolha um tipo que tenha série (por exemplo [OR] Orçamento) ou peça ao Responsável fiscal que crie, comunique e ative a série desse tipo.
«não pode ser alterado: foi emitido»
- Sintoma: ao guardar uma alteração às linhas de um orçamento emitido: «O documento de conferência "OR D26/1" não pode ser alterado: foi emitido e só as mensagens, as atividades e o acompanhamento comercial são editáveis (campo(s) recusado(s): order_line). Para o corrigir, anule o documento registando o motivo e emita um novo; depois de faturado, corrija a fatura.»
- O que fazer: descarte a alteração, anule o documento (se tiver o perfil) e emita um novo.
«ainda não pode ser impresso nem enviado»
- Sintoma: com a opção Documentos de conferência certificados ligada, Download ou Enviar num orçamento por emitir dão: «"S00004 (SIMORD0003)" ainda não pode ser impresso nem enviado: esta empresa exige que os orçamentos e as encomendas sejam emitidos primeiro (número, ATCUD e assinatura, Portaria 363/2010 art. 7.º). Carregue em «Emitir documento» e imprima de novo.»
- O que fazer: carregue em Emitir documento e imprima de novo.