Como corrigir dados de certificação de um documento

Para que serve?

Num documento certificado já emitido só há um dado de certificação que se pode corrigir: o ATCUD, e só para o valor que a série e o número do documento ditam. A janela Corrigir dados de certificação serve para completar um ATCUD em falta ou reparar um errado, com um motivo que fica para sempre no registo de auditoria.

A assinatura e a série nunca se alteram. Um documento já comunicado à AT não se corrige: anula-se e emite-se de novo.

Quando utilizar?

• O ATCUD de uma fatura emitida está em falta ou não coincide com o código de validação da série e o número.
• Não o use para o nome, o NIF ou a morada do cliente: na própria fatura há o botão Corrigir os dados do cliente, que emite uma nota de crédito e prepara uma fatura nova em rascunho (a nota de crédito é uma regularização de IVA, com data e prova; Pendente de validação por contabilista certificado: a regularização de IVA desta correção). Veja também Não consigo alterar uma fatura já emitida.
• Não o use em documentos de formação nem noutros a que não é devido ATCUD: o produto recusa (ver «Problemas frequentes»).
• Não o use para um erro de valores ou de artigos: emita uma nota de crédito.

Onde encontrar?

Abra o documento em Faturação › Faturar › Faturas de clientes e, no menu Ações, escolha Corrigir dados de certificação.

Antes de começar

• O seu perfil é Administração fiscal (o Administrador do sistema também). Com Responsável fiscal, Contabilista ou Faturação, a opção não aparece em Ações. Para a correção da morada de um contacto ou da descrição de venda de um artigo existe Contabilidade › Configurar › Outras definições › Segurança e auditoria › Correção auditada de registos, também só para estes perfis; para os outros mostra «Sem acesso: Não tem acesso a «Correção auditada de registos». Quem faz: Administração fiscal, Administrador.»
• O documento está publicado e ainda não foi comunicado à AT.
• Sabe o motivo numa frase e, se tiver, um anexo como prova.

Como utilizar

1. Abra a fatura e carregue em Ações › Corrigir dados de certificação.
2. Leia o aviso da janela («Só o ATCUD pode ser corrigido, e só para o valor que a sua série e número ditam. Um documento já comunicado à AT é anulado e reemitido…»). O Campo a corrigir é ATCUD e o Valor atual é o que está na fatura.
3. Confira Novo valor: o produto já o preenche com o ATCUD devido, que é o código de validação da série, um traço e o número do documento na série (na demonstração, DEMOFT2026-33 para a FT D26/33). Só falta o motivo. Se escrever outro valor, o produto recusa-o (ver «Problemas frequentes»).
4. Em Motivo, explique o que estava errado, com pelo menos 10 carateres. Se tiver, junte uma prova em Evidência.
5. Carregue em Corrigir. O ATCUD fica corrigido, o motivo e os valores anterior e novo ficam no registo de auditoria e na conversa do documento.

Pendente de validação no ecrã: a conclusão com êxito (passo 5). A demonstração só tem documentos com o ATCUD certo e criar um errado exigiria alterar a base de dados; por isso só se provaram as recusas, abaixo.

Se o documento já tiver sido comunicado à AT, a janela mostra, em Bloqueios, o motivo e não tem botão Corrigir (ver «Problemas frequentes»).

Libertar uma série parada

O campo Campo a corrigir tem uma segunda opção, Libertar uma série parada pelo controlo de integridade. Quando a verificação de integridade encontra a cadeia de assinaturas de uma série quebrada, a série pára: não se emite nenhum documento nela (as outras séries continuam a funcionar). Libertá-la é uma operação de integridade da cadeia de assinaturas.

Só depois de a situação estar tratada

O ecrã avisa: «Liberte-a só depois de a situação estar tratada (cópia de segurança reposta ou situação explicada à Autoridade Tributária). Se a cadeia continuar quebrada, o controlo de integridade seguinte para a série outra vez.» A libertação e o seu motivo ficam registados para sempre no registo de auditoria. Só o Administração fiscal (e o Administrador) a faz, com um motivo de pelo menos 10 carateres. Pendente de validação por contabilista certificado: quando se pode libertar uma série parada e o que dizer à AT.

• Onde: abra a série em Contabilidade › Configurar › Faturação certificada › Séries fiscais. Uma série parada tem na ficha o botão Libertar após controlo de integridade, que abre esta mesma janela já com a opção da libertação e a série escolhida. Se abrir a janela a partir de uma fatura e escolher a libertação sem escolher a série, o produto recusa: «Escolha a série parada pelo controlo de integridade que quer libertar.»
• Passos: escreva o Motivo (o que foi verificado e tratado) e carregue em Libertar série.

Pendente de validação no ecrã: a libertação com êxito e o botão da ficha da série. A demonstração não tem nenhuma série parada e pará-la exigiria quebrar a cadeia de assinaturas, o que o produto impede; só se viu a janela e a recusa «Escolha a série parada…». O nome do botão vem da tradução do produto, não do ecrã.

Resultado esperado

• O documento mantém o número, a assinatura, a série e a data; só o ATCUD muda para o valor que a série e o número ditam.
• O valor anterior, o novo, o motivo e quem corrigiu ficam registados para sempre.
• Um valor igual ao atual, ou incoerente, nunca é gravado, e um motivo com menos de 10 carateres também não.

Notas importantes

Corrigir, anular ou creditar

Corrigir o ATCUD só é possível enquanto o documento não foi comunicado à AT. Depois, o caminho é anular e emitir um documento novo (anular). A assinatura e a série não se corrigem nunca, porque a assinatura é verificada pela AT. Pendente de validação por contabilista certificado: a correção do ATCUD e a consequência para o SAF-T já entregue.

• Não há atalho para contornar este controlo: alterar a base de dados à mão deixa de ser fiscalmente defensável e fica no registo de integridade (a integridade dos documentos).

Problemas frequentes

«exige um motivo de pelo menos 10 carateres»

• Sintoma: ao carregar em Corrigir com um motivo curto (por exemplo «curto»), aparece «Operação inválida»: «A correção do documento "FT D26/33" exige um motivo de pelo menos 10 carateres: diga o que estava errado e porque é corrigido.»
• Causa: o motivo fica para sempre no registo de auditoria e tem de dizer o que estava errado.
• O que fazer: escreva o motivo por extenso (o que estava errado e porque se corrige) e carregue em Corrigir outra vez. É a recusa mais provável.

«Não é devido ATCUD ao documento»

• Sintoma: num documento de formação (por exemplo a FT FOR26/1, de uma série de formação), aparece «Operação inválida»: «Não é devido ATCUD ao documento "FT FOR26/1" (tipo de documento, data anterior à data de início do ATCUD da empresa, ou série sem código de validação): não lhe pode ser atribuído depois. Um documento emitido sem ATCUD fica sem ele (Portaria 195/2020).»
• Causa: um documento de formação, ou de uma série sem código de validação, ou anterior à data de início do ATCUD, nunca leva ATCUD. Aqui o valor atual e o Novo valor estão vazios.
• O que fazer: nada: o documento fica sem ATCUD, como a lei prevê. Pendente de validação por contabilista certificado: documentos sem ATCUD devido e a Portaria 195/2020.

A janela recusa o valor: «não é coerente com a sua série e número»

• Sintoma: ao carregar em Corrigir com DEMOFT2026-99, aparece «Operação inválida»: «O ATCUD do documento "FT D26/33" só pode ser "DEMOFT2026-33" (código de validação da série "FT D26" e número do documento na série). "DEMOFT2026-99" não é coerente com a sua série e número.»
• Causa: o ATCUD não se escolhe: é o que a série e o número ditam.
• O que fazer: escreva o valor que a mensagem indica.

«já está correto: não há nada a corrigir»

• Sintoma: «O ATCUD do documento "FT D26/33" já está correto ("DEMOFT2026-33"): não há nada a corrigir.»
• O que fazer: nada. O documento não precisa de correção.

A janela mostra «Bloqueios» e não tem o botão Corrigir

• Sintoma: «O documento "FT D26/10" já foi comunicado à Autoridade Tributária: os seus dados de certificação nunca são corrigidos no próprio documento. Anule-o registando o motivo e emita um novo documento.»
• Causa: o documento já foi comunicado à AT.
• O que fazer: anule o documento e emita um novo.

A opção não aparece em Ações

• Causa: o seu perfil não é Administração fiscal.
• O que fazer: peça ao administrador do sistema que a corrija, ou que lhe dê o perfil.