Como vender ao balcão (fatura simplificada e fatura-recibo)

Para que serve?

Quando o cliente paga no momento da venda, não precisa de emitir uma fatura e depois um recibo. Emite um só documento já pago: a fatura simplificada (FS) ou a fatura-recibo (FR). O Balcão é a página de entrada da aplicação Faturação para isso. Também mostra o que está por cobrar e em atraso.

Ao confirmar uma FS ou uma FR, o fiscaldoo dá-lhe número, ATCUD (código único do documento), código QR e assinatura, como numa fatura. E regista o pagamento sozinho, no diário Caixa: o documento fica logo Pago.

Quando utilizar?

• Um particular paga ao balcão uma compra pequena e não precisa de fatura com o NIF dele: fatura simplificada, dentro do limite (veja «Notas importantes»).
• O cliente paga na hora e quer uma fatura completa com o NIF dele, ou o valor passa o limite da fatura simplificada: fatura-recibo.
• Para ver, no início do dia, quantas faturas estão por cobrar e quais passaram o vencimento.

Não use a FS nem a FR quando o cliente paga mais tarde: emita uma fatura e, quando ele pagar, o recibo. As vendas na caixa registadora do ponto de venda têm o seu próprio caminho, na aplicação Ponto de venda.

Onde encontrar?

Faturação › Início › Balcão

Antes de começar

• O seu perfil é Faturação ou Contabilista. Os passos foram feitos do princípio ao fim com o perfil Faturação.
• O que vai vender já existe como artigo: Como criar um artigo com o IVA e o tipo certos.
• A empresa tem as séries de faturas simplificadas e de faturas-recibo ativas para o ano. Na lista Diário do passo 3 têm de aparecer Faturas simplificadas (FS) e Faturas-recibo (FR). Se não aparecem, peça ao Responsável fiscal que as crie: Como criar uma série e comunicá-la à AT.
• Para uma fatura-recibo com o NIF do cliente, a ficha dele já existe: Como criar um cliente com os dados fiscais certos.

Como utilizar

1. Abra Faturação › Início › Balcão. A página tem quatro botões (Nova fatura, Novo cliente, Registar recebimento e Enviar 2.ª via), três cartões (Por cobrar, Em atraso e Guias de transporte) e a lista O que está pendente. Carregue em Nova fatura.
2. Abre-se uma fatura em rascunho. Carregue no campo Diário, que vem com Vendas, e escolha Faturas simplificadas (FS) ou Faturas-recibo (FR). É o diário que decide o tipo de documento: com Vendas, sai uma fatura normal (FT), por pagar.
3. Em Cliente, deixe vazio se o cliente não dá NIF: ao guardar, o fiscaldoo põe Consumidor final (NIF 999999990). Se o cliente quer o NIF dele no documento, escreva parte do nome e escolha a ficha.
4. Deixe Data da Fatura vazio, para ficar a data de hoje. Data de Vencimento e Termos de Pagamento não interessam aqui, porque o documento fica pago.
5. No separador Linhas da Fatura, carregue em Adicionar uma linha, escolha o Artigo e escreva a Quantidade. Repita para cada artigo.
6. Confira os totais: Valor sem Impostos, o IVA de cada taxa e o Total. Numa FS, o Total com IVA tem de ficar dentro do limite (veja «Notas importantes»).
7. Receba o dinheiro e só depois carregue em Confirmar. O documento recebe o número, o ATCUD, o código QR e a assinatura, e o pagamento fica registado.
8. Para entregar o documento ao cliente, carregue em Imprimir ou em Enviar (por e-mail).

Exemplo. No Balcão da Empresa Demonstração, Lda, a 29/10/2026: 1 Kit de canetas a 10,00 € + IVA 23 % = 12,30 €, com o diário Faturas simplificadas (FS) e o Cliente vazio, ficou FS D26/4. Com 2 kits (20,00 € + 4,60 € = 24,60 €) e o diário Faturas-recibo (FR), ficou FR D26/3.

Os campos da fatura simplificada que mexem no imposto

• Outra Informação › FATURA SIMPLIFICADA › Sujeito passivo (este documento), com as opções Sujeito passivo e Não é sujeito passivo. Decide qual dos dois limites se aplica. Vazio, o fiscaldoo decide pelo NIF da ficha: sem NIF, ou com NIF começado por 1, 2, 3 ou 45, não é sujeito passivo; qualquer outro NIF é. Só o mude se souber que a regra do NIF não serve para este cliente.
• Sujeito passivo (fatura simplificada), na ficha do cliente: Faturação › Clientes e artigos › Clientes, abra o cliente, separador Faturação, grupo DADOS FISCAIS PT. Tem as mesmas opções e, preenchido, substitui a regra do NIF em todas as FS desse cliente. O campo Sujeito passivo (este documento) da fatura, quando preenchido, prevalece sobre o da ficha, só nesse documento. Na demonstração, o perfil Faturação pode alterá-lo.
• Retalhista ou vendedor ambulante, na ficha do diário: Contabilidade › Configurar › Diários, diário Faturas simplificadas (FS), separador Certificação PT. É ele que decide o limite de 1000 € (veja «Notas importantes»): marcado, as FS deste diário com bens vendidos a quem não é sujeito passivo vão até 1000 €; desmarcado, como na demonstração, o limite é sempre 100 €. Na demonstração, o perfil Contabilista Certificado / Gestor fiscal pode alterá-lo; o Contabilista não tem o menu Diários e, se tentar, é recusado. Não o marque sem o contabilista certificado confirmar que a empresa é retalhista ou vendedor ambulante.
• Operações especiais e o resto do formulário são os da fatura, explicados em Como emitir uma fatura certificada. Numa venda ao balcão comum ficam como vêm.

Os outros botões e cartões do Balcão

• Novo cliente abre uma ficha de cliente nova.
• Registar recebimento regista o pagamento de uma fatura emitida antes: Como registar um pagamento recebido e emitir o recibo.
• Enviar 2.ª via abre a lista das faturas: escolha a fatura e carregue em Enviar e imprimir.
• Por cobrar e Em atraso contam as faturas da empresa que ainda não estão pagas. As linhas estão em O que está pendente, com o número, o cliente, o valor e o prazo.
• Guias de transporte é só consulta: o próprio cartão diz que a guia emite-se a partir de uma entrega, pelo perfil de Inventário.

O que o Balcão não vê. As FS e as FR não aparecem em Por cobrar nem em O que está pendente, porque ficam pagas ao confirmar. As vendas do ponto de venda também não. As contagens são só da empresa escolhida no canto superior direito.

Numa empresa sem faturas (vista numa empresa vazia criada na demonstração), os cartões mostram 0, «Nada por cobrar» e «Nenhuma em atraso», e a lista diz «Ainda não foi emitida nenhuma fatura, por isso não há nada por cobrar.».

Resultado esperado

• O documento passa a Publicada, com o número no título (FS D26/4 no exemplo) e a etiqueta Pago.
• O quadro DOCUMENTO CERTIFICADO mostra a Série (FS D26), o ATCUD (DEMOFS2026-4) e o Hash. O Cliente é Consumidor final, 999999990.
• Em Documentos ligados aparece Pagamentos 1. Por baixo dos totais lê-se «Paga em 29/10/2026 12,30 €» e o Valor em Dívida fica a zero.

• O pagamento chama-se PCX/2026/00006, no diário Caixa, com a data do documento e o Método de Pagamento Pagamento manual.
• O PDF tem o ATCUD por baixo dos totais e o código QR. Lido com um leitor de QR, o código da FS D26/4 traz o tipo FS, o NIF 999999990, a data 20261029, a base de 10,00, o IVA de 2,30 e o total de 12,30. O título do PDF diz o tipo de documento: «Fatura simplificada FS D26/4».

As imagens são da base de demonstração: o ATCUD e o número do certificado são fictícios.

Para o contabilista: os lançamentos

Conferidos no razão da demonstração, com o perfil Contabilista (separador Linhas de lançamento do documento e lançamento do pagamento). A 03/11/2026, uma FS igual (FS D26/21, pagamento PCX/2026/00026) deu as mesmas contas e os mesmos valores:

Documento	Conta	Débito	Crédito
FS D26/4	2111 Clientes gerais	12,30 €
	711 Mercadorias		10,00 €
	2433 IVA - Liquidado		2,30 €
PCX/2026/00006 (pagamento da FS)	111001 Caixa	12,30 €
	2111 Clientes gerais		12,30 €

A FR D26/3 e o pagamento PCX/2026/00007 geram as mesmas contas, com 24,60 €, 20,00 € e 4,60 €. O recebimento fica logo na conta 111001 Caixa, no diário Caixa.

Notas importantes

Limite da fatura simplificada

O fiscaldoo recusa confirmar uma FS acima do limite e diz qual se aplica. O limite conta-se no total com IVA: 1000 € para bens vendidos por retalhista ou vendedor ambulante a quem não é sujeito passivo; 100 € em todos os outros casos, incluindo um documento com uma linha de serviço (CIVA, art. 40.º n.º 1). Na demonstração, a série FS não é de retalhista: 1.230,00 € a Consumidor final e 123,00 € à Papelaria Exemplo, Lda foram recusados pelo limite de 100,00 €. Acima do limite, emita uma FR (ou uma fatura) pela operação inteira; o fiscaldoo não divide o documento. A FR não tem limite no fiscaldoo e não pede o NIF: na demonstração, a FR D26/4 de 1.230,00 € a Consumidor final (999999990) foi emitida sem nenhum aviso. Se a lei pede a identificação do cliente a partir de certo valor, o fiscaldoo não o confere: antes de emitir uma FR de valor elevado sem o NIF do cliente, confirme com o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: limites em vigor, quem é retalhista, o que a fatura simplificada tem de conter e se uma FR a consumidor final acima de certo valor tem de identificar o cliente.

Confirmar regista o pagamento

Ao confirmar, a FS e a FR ficam pagas, na caixa, pelo valor total. Confirme só depois de receber. O pagamento faz parte do documento: no pagamento, Mudar para Rascunho é recusado com «O pagamento "PCX/2026/00026" liquida FS D26/21, uma fatura simplificada (FS) ou fatura-recibo (FR): o pagamento faz parte do documento e não pode ser alterado, voltar a rascunho, ser cancelado, rejeitado nem desreconciliado sozinho, porque o documento ficaria «Pago» sem o dinheiro lançado. Para corrigir, emita uma nota de crédito do documento.» Se o cliente afinal não pagou, corrija com uma nota de crédito, como diz a mensagem, ou peça ao Responsável fiscal que anule o documento: Como anular uma fatura ou outro documento certificado.

• Uma FS ou uma FR emitida já não se altera. Corrige-se com uma nota de crédito ou anula-se, como uma fatura.
• Emitir não é comunicar. A FS e a FR emitem-se sem ligação à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e entram na comunicação das faturas do mês: Como comunicar as faturas à AT e ver o histórico.

Problemas frequentes

«… é uma fatura simplificada (FS) de … com IVA, acima do limite legal de 100,00 € …»

• Sintoma: ao carregar em Confirmar abre-se a janela Operação inválida: «O documento "Rascunho da Fatura" é uma fatura simplificada (FS) de 1.230,00 € com IVA, acima do limite legal de 100,00 € que lhe é aplicável (CIVA art. 40.º n.º 1, alínea b): … O documento não é dividido. Emita antes uma fatura (FT) ou uma fatura-recibo (FR) para a operação completa.»
• Causa: o total com IVA passa o limite da fatura simplificada que se aplica a este cliente e a estes artigos.
• O que fazer: carregue em Fechar. No rascunho, mude o Diário para Faturas-recibo (FR) e carregue em Confirmar. O rascunho mantém as linhas.

«… tem a data …, anterior ao último documento já numerado na série "FS D26" …»

• Sintoma: Confirmar abre Operação inválida: «O documento "(ainda sem número)" tem a data 01/09/2026, anterior ao último documento já numerado na série "FS D26" (FS D26/5, datado de 29/10/2026). Uma série certificada numera documentos por ordem cronológica; corrija a data ou use uma data igual ou posterior a 29/10/2026.»
• Causa: numa série, os números seguem a ordem das datas, e já há um documento com data mais recente.
• O que fazer: carregue em Fechar, apague a Data da Fatura (fica a de hoje) e confirme. Ao balcão, a data é a do dia da venda.

«Ainda não é possível confirmar … tem a série A2026 para 2026, mas ainda não está ativa»

• Sintoma: numa empresa nova, com o diário Fatura-recibo - Sede, Confirmar abre «Ainda não é possível confirmar. Falta uma coisa: O diário «Fatura-recibo - Sede» tem a série A2026 para 2026, mas ainda não está ativa. …», com os botões Ir para as séries fiscais e Fechar. Visto na Empresa Nova Exemplo, Lda, criada na demonstração, que também não tem diário de faturas simplificadas.
• Causa: a série das faturas-recibo ainda não tem o código de validação da AT.
• O que fazer: carregue em Fechar; o documento fica em rascunho. Peça ao Responsável fiscal que registe o código e ative a série: Como criar uma série e comunicá-la à AT.

«… não pode ser uma fatura simplificada (FS): tem um imposto isento …»

• Sintoma: Confirmar abre Operação inválida: «O documento "Rascunho da Fatura" não pode ser uma fatura simplificada (FS): tem um imposto isento por exportação, transporte internacional ou transmissão intracomunitária (M05, M06, M16). São isenções de operações que podem estar localizadas em Portugal, não prova de que o IVA não é devido cá, e exigem o cliente identificado. Emita uma fatura (FT) ou uma fatura-recibo (FR).»
• Causa: o cliente é de outro país (na demonstração, um cliente de Espanha e outro dos Estados Unidos: o fiscaldoo trocou sozinho o IVA de 23 % pela taxa isenta do país), ou escolheu numa linha uma taxa isenta como 0% EX. A FS não serve para estas vendas.
• O que fazer: carregue em Fechar, mude o Diário para Faturas-recibo (FR) (ou Vendas, se o cliente paga depois), confirme que a ficha do cliente tem o NIF e o país, e confirme.
• Recusas parecidas, com o Consumidor final: com a taxa 0% EU S, «… usa uma taxa de isenção intracomunitária, mas o cliente "Consumidor final" não está estabelecido noutro Estado-Membro da UE (país: Portugal) …»; com uma taxa de autoliquidação (por exemplo 0% AUT sucata), «… usa uma taxa de autoliquidação (…) mas o parceiro não tem NIF ou é consumidor final (999999990) …». Em ambos os casos, escolha a taxa certa para o cliente (para um particular português, a taxa normal ou reduzida). As taxas 0% e 0% NS (não sujeito) foram aceites numa FS ao Consumidor final na demonstração: não as use ao balcão sem o contabilista certificado confirmar. Pendente de validação por contabilista certificado: quando uma FS pode levar uma taxa de 0 % e com que motivo de isenção.

O diário de faturas simplificadas não aparece na lista

• Causa: a empresa não tem série de faturas simplificadas. No assistente da empresa nova, a fatura simplificada não vem marcada nos documentos que a empresa emite (vêm a fatura-recibo, a fatura, a nota de crédito, a guia de transporte e os outros recibos).
• O que fazer: use uma fatura-recibo, ou peça ao Responsável fiscal que crie a série das faturas simplificadas: Como criar uma série e comunicá-la à AT.