Como consultar e enviar o extrato de um cliente ou fornecedor

Para que serve?

O extrato de terceiros é a conta corrente de cada cliente e fornecedor: as faturas, as notas de crédito, os recebimentos e os pagamentos, por data, com o saldo depois de cada movimento. Serve para responder a «quanto lhe devo?» ou «quanto me deve?» com os documentos à frente, e para mandar ao cliente o extrato da conta dele.

Consultar ou enviar o extrato não cria lançamentos.

Quando utilizar?

• Quando um cliente pergunta o que tem em aberto, ou um fornecedor diz que uma fatura não foi paga.
• Para mandar aos clientes o extrato da conta corrente ou um aviso dos documentos vencidos.
• No fecho, para conferir os saldos de clientes e fornecedores antes do balancete.

Onde encontrar?

• Consultar: Contabilidade › Consultar › Extratos de terceiros (no grupo Terceiros).
• Enviar por email: Contabilidade › Consultar › Enviar extratos por email.
• No perfil Faturação: Faturação › Receber › Extratos de clientes (só clientes, sem o envio por email).

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista. Com ele faz todos os passos deste artigo, incluindo o envio (testado com o perfil Contabilista). A Gerência e o Auditor consultam o extrato mas não têm Enviar extratos por email. O perfil Faturação consulta e exporta em PDF o extrato dos clientes.
• Para enviar, o cliente tem um endereço de email na ficha.
• Os recebimentos e pagamentos estão reconciliados com as faturas (Como reconciliar os movimentos bancários); só assim Só pendentes mostra o que está mesmo por liquidar.
• No exemplo, a Construções Marão, Lda, cliente da Empresa Demonstração, Lda, a 29/10/2026.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Consultar › Extratos de terceiros. Abre no exercício corrente, com uma linha por cliente e fornecedor: nome, NIF, Débito, Crédito e Saldo. Um saldo positivo é o que o terceiro deve à empresa (o normal num cliente); um negativo, o que a empresa deve ao terceiro (num fornecedor, as faturas por pagar; num cliente, um recebimento que chegou antes da fatura ou uma nota de crédito por usar).
2. Carregue em Mais filtros. Em Pesquisar, escreva parte do nome (no exemplo, Marão) e carregue em Enter. Marque Desdobrar tudo para ver os movimentos.
3. Leia os movimentos. Cada linha tem a Data, o Diário, a Conta, o Documento, o Vencimento, a Reconciliação (o número que liga a fatura ao recebimento, por exemplo 32 · MISC/2026/00002 na FT D26/6), o Débito, o Crédito e o Saldo acumulado. No exemplo, 3.115,67 € a débito, 2.008,67 € a crédito e 1.107,00 € em dívida. A meio, o Saldo fica em -1.107,00 € a 15/10/2026: o recebimento MISC/2026/00141 desse dia é anterior à fatura que paga, a FT D26/31 de 29/10/2026 (a Reconciliação 180 liga os dois). Durante esses dias, o cliente tinha pago adiantado.
4. Para ver só o que está por liquidar, marque Só pendentes: no exemplo fica só a FT D26/32 de 29/10/2026, 1.107,00 €. Série e ATCUD acrescenta as colunas Série e Código ATCUD (no exemplo, D26 e o ATCUD da fatura). As outras opções: Só saldos diferentes de zero, Só movimentos por reconciliar, Mostrar moeda estrangeira, Contas (Clientes e fornecedores, Só clientes, Só fornecedores), Incluir rascunhos e as datas.
5. Para tirar o extrato, carregue em Exportar PDF, ou em Exportar e escolha Exportar PDF por terceiro (zip) (um PDF por cliente ou fornecedor), Exportar XLSX, Exportar CSV (formato PT), Exportar CSV (técnico), Exportar com opções… ou Imprimir.
6. Para o enviar ao cliente, abra Contabilidade › Consultar › Enviar extratos por email. Na janela Enviar extratos por e-mail, em Documento escolha Extrato de conta corrente (ou Aviso de vencimento (só documentos por liquidar)), confirme o Início do período e o Fim do período (por omissão, de 01/01 até hoje) e, em Clientes, escolha o cliente. Não deixe Clientes vazio se quer mandar só a um cliente: a ajuda do campo diz «Vazio = todos os clientes da empresa com saldo (lote), até ao limite do sistema.». Com o campo vazio, Enviar manda o extrato a todos os clientes com saldo no período, sem pedir confirmação: o envio começa logo, em segundo plano («Os extratos estão a ser preparados em segundo plano. Pode fechar esta janela e continuar a trabalhar: aparece um aviso quando o envio terminar.»), e um email enviado não se desfaz. Deixe Só clientes com saldo marcado para não mandar extratos a zero. O Modelo de email é Extrato de clientes (conta corrente).
7. Carregue em Enviar. A janela mostra o N.º de envios.

Resultado esperado

• No ecrã, o saldo do cliente é o que ele deve (no exemplo, 1.107,00 € da FT D26/32).
• Depois de Enviar, a janela diz N.º de envios 1, e a mensagem «Extrato de conta corrente de Empresa Demonstração, Lda» fica na ficha do cliente, com o PDF em anexo («Exmos. Senhores Construções Marão, Lda, Enviamos em anexo o extrato da sua conta corrente…»).
• O PDF enviado tem os mesmos movimentos e totais do ecrã para o período escolhido (no exemplo, 3.115,67 €, 2.008,67 € e 1.107,00 €, de 01/01/2026 a 29/10/2026).

Notas importantes

• O cliente vê os números internos. O PDF leva as colunas Diário, Conta e Reconciliação e os números dos lançamentos de recebimento (MISC/2026/00002…), não os números dos recibos. Antes do primeiro envio, abra um PDF e confirme que a empresa aceita mandá-lo assim.
• O que o extrato não vê. Só entram documentos publicados. Uma fatura do fornecedor que ainda não foi lançada, ou um recebimento que ainda não foi importado do banco, não aparece, e o saldo fica diferente do que o terceiro tem.
• Só clientes. A janela de envio só tem Clientes; o extrato de um fornecedor exporta-se em PDF e envia-se à parte.

Problemas frequentes

«Não enviados: … sem endereço de email»

• Sintoma: depois de Enviar, N.º de envios 0 e, em Não enviados, «Consumidor final: sem endereço de email».
• Quando aparece: o cliente entra no envio (tem saldo no período, ou Só clientes com saldo está desmarcado) mas não tem email na ficha.
• O que fazer: abra a ficha do cliente, escreva o email e envie de novo.

«Nenhum cliente corresponde ao período e às opções escolhidas»

• Sintoma: depois de Enviar, N.º de envios 0 e, em Não enviados, «Nenhum cliente corresponde ao período e às opções escolhidas, por isso nada foi enviado. Alargue o período ou desligue «Só clientes com saldo».» (no exemplo, com o cliente Consumidor final, de saldo 0,00 €, e Só clientes com saldo marcado). O cliente sem saldo aparece na lista Clientes e escolhe-se na mesma; é no envio que fica de fora.
• O que fazer: confirme o Início do período e o Fim do período. Se quer mesmo mandar o extrato a zero, desmarque Só clientes com saldo e envie de novo.

O saldo do extrato não bate com o do cliente

• O que confirmar: o período (De e até), Incluir rascunhos, e os movimentos ainda não ligados a uma fatura (Só movimentos por reconciliar).