Como criar e configurar uma rubrica salarial

Para que serve?

Uma rubrica é uma linha possível do recibo: a retribuição base, um prémio, um desconto. A demonstração traz 38. Crie uma nova quando a empresa paga ou desconta algo que nenhuma destas cobre, por exemplo uma gratificação. A rubrica diz de onde vem o valor, se é abono ou desconto e como é tratada no IRS, na Segurança Social e nas declarações.

Quando utilizar?

• A empresa passa a pagar gratificações, comissões ou um benefício em espécie, e a lista de rubricas não os tem.
• Uma rubrica muda de regras a partir de uma data: feche a versão atual e crie outra.

Não crie uma rubrica nova para um valor pontual de uma rubrica que já existe: acrescente a linha ao recibo. Não altere rubricas da lei para ajustar um recibo.

Onde encontrar?

• Salários › Configurar › Rubricas › Rubricas salariais
• Salários › Configurar › Rubricas › Categorias de rubrica
• Salários › Configurar › Rubricas › Estruturas salariais

Antes de começar

• O seu perfil é Administrador de Salários: só ele vê o menu Configurar.
• O contabilista certificado decidiu o tratamento fiscal e os códigos: Imposto sobre o rendimento (IRS), Segurança Social, Código DMR e Código de remuneração da Segurança Social.

Como utilizar

1. Abra Salários › Configurar › Rubricas › Rubricas salariais e carregue em Novo.
2. Escreva o Nome, por exemplo Gratificação por bons resultados, e o Código, por exemplo GRATIF. Guarde.
3. Na lista de versões, carregue em Adicionar uma linha. Abre-se a janela Criar Versões.
4. Em Designação da versão, escreva 2026.1. Em Válido desde, escreva 01/01/2026. Em Tipo de fonte, escolha Regra da empresa: as opções são Regra legal, Regra de instrumento de regulamentação coletiva (CCT), Regra da empresa, Regra do contrato e Regra do trabalhador.
5. Em Tipo, escolha Abono, Desconto, Encargo patronal ou Informativas. Em Categoria, escolha uma categoria que a estrutura salarial tenha, por exemplo Subsídios.
6. Em Origem da quantidade, escolha de onde vem o valor. Para pagamentos variáveis, escolha Participação nos lucros, gratificação ou comissão e, em Tipo de pagamento variável, Gratificação por bons resultados. Para valores escritos à mão, escolha Introdução manual.
7. Em Impostos e declarações, escolha o Imposto sobre o rendimento (IRS), a Segurança Social, o Código DMR e o Código de remuneração da Segurança Social, e a Natureza laboral. No IRS e na Segurança Social, as opções são Sujeito, Isento e Parcialmente sujeito. Na natureza laboral, Retribuição (CT art. 258.º), Não é retribuição (CT art. 260.º), Retribuição só acima dos montantes normais (CT art. 260.º) e A decidir. Confira também Conta para o salário mínimo, que decide se a linha entra na comparação com os mínimos. Em Artigos do Código do Trabalho, indique os artigos que a rubrica aplica, por exemplo 258: sem isso, nunca aparece em Rubricas a rever. Guarde a janela e, a seguir, a rubrica: a versão só fica gravada quando a rubrica é guardada.
8. Em Modelos de contabilização, crie o modelo da rubrica (ver Como contabilizar o processamento dos salários). Sem ele, o lote não se contabiliza.
9. Num recibo em aberto, carregue em Adicionar uma linha, escolha a rubrica e carregue em Calcular: a linha traz o valor.

Exemplo. Com a rubrica GRATIF e uma gratificação de 500,00 € registada, o recibo de novembro de 2026 de Bruno Miguel Teixeira ganhou a linha de 500,00 € (ver Como pagar prémios, comissões e outros valores variáveis).

Criar uma rubrica não gera lançamentos. O lançamento nasce quando o lote é contabilizado, com as contas do modelo: na demonstração, débito na 632 Remunerações do pessoal e crédito na transitória 231290.

Pendente de validação por contabilista certificado: o tratamento fiscal, a natureza laboral e os códigos de cada rubrica criada pela empresa.

Resultado esperado

• A lista Rubricas salariais mostra a rubrica com o Código, o Nome e o Número de versões.
• Numa rubrica sem código, a janela da versão avisa: «Código de Segurança Social em falta: esta rubrica está sujeita a Segurança Social mas não tem código de remuneração. Uma declaração não a consegue classificar (o fecho do mês é recusado).» e «Código DMR em falta: esta rubrica de abono não tem código nem divisão do DMR. …»
• A versão vale a partir de Válido desde. A demonstração tem uma estrutura salarial, Mensalistas, com as categorias Vencimento, Subsídios, Horas, Descontos, Encargos patronais e Informativas.

Notas importantes

• O histórico não se reescreve. Uma versão já começada não se edita nos valores. Feche-a com Válido até e crie outra, a começar no dia seguinte (ver «Problemas frequentes»).
• Rubricas da lei. Os dados das rubricas que o fiscaldoo traz, com Regra legal, mudam por pacote de atualização legal. O nome de uma rubrica deixa-se alterar e afeta todos os recibos que a mostram: não o mude sem razão.
• Métodos e elegibilidade. Os métodos da retribuição diária, a elegibilidade do subsídio de refeição e as regras de diuturnidades estão no mesmo menu, Rubricas, e dizem como certas rubricas são calculadas.

Problemas frequentes

«A(s) versão(ões) de «GRATIF» já começou(aram) … e não pode(m) ser editada(s)»

• Mensagem: «A(s) versão(ões) de «GRATIF» já começou(aram) (desde 2026-01-01) e não pode(m) ser editada(s): o histórico nunca é reescrito. Feche a atual com «Válido até» e crie uma nova versão a começar no dia seguinte.»
• O que fazer: faça o que a mensagem diz. Os recibos antigos ficam como estão.

«Uma rubrica de pagamento variável precisa do tipo de pagamento»

• Mensagem: «Uma rubrica de pagamento variável precisa do tipo de pagamento, é um abono e não tem valor fixo; só uma comissão tem percentagem. Como resolver: preencha «Tipo de pagamento» e limpe os valores.»
• O que fazer: escolha o Tipo de pagamento variável, o Tipo Abono e limpe Valor fixo.

«Uma rubrica de benefício em espécie precisa do código da regra do benefício»

• Mensagem: «Uma rubrica de benefício em espécie precisa do código da regra do benefício, é um abono e não tem montante fixo nem percentagem. Como resolver: preencha «Regra do benefício» e limpe os montantes.»
• O que fazer: preencha Regra do benefício com o código da regra (ver Como processar benefícios em espécie e o uso de viatura).

«Uma rubrica de rendimento em espécie precisa do tipo»

• Mensagem: «Uma rubrica de rendimento em espécie precisa do tipo e é um abono. Como resolver: preencha «Tipo de rendimento em espécie».»

Não consigo apagar uma rubrica

• Causa: a rubrica já é usada por um modelo de contabilização ou por um recibo. A mensagem aparece em inglês: «Another model is using the record you are trying to delete. …»
• O que fazer: deixe-a ficar e feche a versão com Válido até.