Como comunicar a admissão, a cessação ou alterações à Segurança Social

Para que serve?

A empresa tem de comunicar à Segurança Social a entrada de cada trabalhador, o fim do contrato, as suspensões e algumas alterações do contrato. O fiscaldoo prepara cada comunicação com os dados do trabalhador e do contrato, calcula o prazo, avisa quando está fora de prazo e guarda o registo da entrega.

O fiscaldoo não envia nada à Segurança Social. A comunicação faz-se na Segurança Social Direta; no fiscaldoo regista-se que foi feita e o que a Segurança Social respondeu.

Quando utilizar?

• Admissão: antes de o trabalhador começar.
• Cessação: depois de confirmar a cessação do contrato. A comunicação aparece sozinha.
• Suspensão e alterações: aparecem sozinhas quando aprova uma ausência longa ou altera a retribuição, o horário ou o tipo de contrato de um trabalhador cuja admissão já foi comunicada.

Onde encontrar?

Salários › ecrã O que há para fazer este mês? › bloco Listas de apoio › Vínculo laboral à Segurança Social

A lista abre com o filtro A comunicar. O filtro Fora de prazo mostra só as atrasadas.

Antes de começar

• O seu perfil é Processador de Salários ou Administrador de Salários. Os dois fazem todos os passos.
• O trabalhador tem o Número da Segurança Social (NISS) na ficha. Na admissão, escolha a Versão de contrato e confirme a Remuneração permanente: sem elas, a comunicação não se valida.

Como utilizar

Comunicar a cessação de um contrato

1. Confirme a cessação em Salários › Preparar › Cessações (no exemplo, Hugo Miguel Santos, Caducidade — termo certo (arts. 343.º a), 344.º), último dia 30/11/2026). Em Novo, além da Modalidade e do último dia, preencha o Iniciador (por exemplo Entidade empregadora) e a Data do aviso: sem eles, Confirmar é recusado com «Há campos obrigatórios por preencher». Ao carregar em Confirmar, a comunicação da cessação é criada.
2. Abra Vínculo laboral à Segurança Social. A lista mostra a linha Cessação, com o Trabalhador, a Data do facto, o Prazo, os Dias de atraso e o Estado «Rascunho».
3. Abra a linha. Confira o Motivo (vem da cessação), o NISS, o Prazo e a Base legal.
4. Carregue em Verificar e validar. O fiscaldoo confere os dados e a comunicação passa a Dados validados.
5. Faça a comunicação na Segurança Social Direta, com os dados do bloco Conteúdo da comunicação.
6. No fiscaldoo, carregue em Entregar (simulação) e, na janela «Nada é enviado à Segurança Social: isto só gera os dados e uma referência simulada.», em Confirmar. A comunicação passa a Entregue (simulação), com Entregue em e uma Referência simulada (por exemplo SIM-SSLINK-1).
7. Quando a Segurança Social Direta confirmar, carregue em Registada pela Segurança Social. Se recusar, carregue em Rejeitada pela Segurança Social e corrija os dados antes de voltar a comunicar.

Comunicar uma admissão

1. Em Vínculo laboral à Segurança Social, carregue em Novo. A Comunicação vem como Admissão.
2. Escolha o Trabalhador. O NISS vem da ficha.
3. Escolha a Versão de contrato e confirme a Data do facto (o primeiro dia de trabalho). A versão preenche o Tipo de contrato (por exemplo Sem termo), mas a Remuneração permanente não vem do contrato: escreva-a (o conteúdo da comunicação mostra-a depois, por exemplo «Remuneração permanente: 800,00»). Marque Caso especial (24 horas) só se o tipo de contrato o pedir.
4. Siga os passos 4 a 7 da cessação.
5. Junte em Comprovativo para o trabalhador (Escolher ficheiro) a cópia da comunicação que vai dar ao trabalhador; a data em que lha deu fica em Comprovativo entregue em. O campo é opcional e existe desde o Rascunho: a comunicação regista-se sem ele.

A admissão de Gabriela Sousa Reis foi levada até Registada (referência simulada SIM-SSLINK-1), com a versão do contrato escolhida e a remuneração permanente escrita (800); sem a versão ou sem a remuneração, Verificar e validar é recusado (ver «Problemas frequentes»).

Exemplo. O contrato a termo certo de Hugo Miguel Santos termina a 30/11/2026. Confirmada a cessação a 01/11/2026, a comunicação aparece com a Data do facto 30/11/2026 e o Prazo 10/12/2026, e a Base legal diz: «gov.pt, serviço «Entidade empregadora — comunicação da cessação da atividade de trabalhador por conta de outrem»: até ao dia 10 do mês seguinte (CRC art. 32.º); suspensão e alterações: mesmo dia, NÃO confirmado (a confirmar pelo contabilista certificado)». A admissão de uma trabalhadora que começou a 01/03/2026 tem o Prazo 01/03/2026 e a Base legal «Decreto-Lei n.º 127/2025, art. 29.º/2 a) do CRC: a admissão é comunicada até ao início da execução do contrato». Pendente de validação por contabilista certificado: prazos da admissão (até ao início do contrato, ou 24 horas seguintes nos casos especiais), da cessação (dia 10 do mês seguinte), da suspensão e das alterações (o próprio fiscaldoo diz «NÃO confirmado»).

Comunicar o vínculo não gera lançamentos contabilísticos.

Resultado esperado

• A comunicação fica Registada, com Entregue em, a Referência simulada e Resposta em, e sai do filtro A comunicar.

Notas importantes

• Fora de prazo. Uma comunicação atrasada mostra, por exemplo, «Fora de prazo há 245 dia(s): a admissão devia ter sido comunicada até 01/03/2026. Sem ela presume-se que o trabalho começou no primeiro dia do terceiro mês anterior à verificação (CRC art. 29.º/4) e a falta é uma contraordenação; o valor da coima não é indicado aqui. Comunique-a agora e guarde o comprovativo.» Comunique na mesma, e cedo.
• Uma comunicação entregue não se altera. A partir de Entregue (simulação), a ficha diz «Este registo já está fechado…». O que se pode fazer depois depende do tipo de comunicação:
  • Admissão: Anular só é possível no mês em que o facto começou (a Data do facto). Visto com um trabalhador cujo contrato começa a 02/11/2026, em novembro: a admissão levada até Registada (referência SIM-SSLINK-3), com Anular e depois Confirmar na pergunta «Anular esta comunicação?», passa a Anulada. Uma anulada não se anula outra vez: «já está anulada. Porquê: uma comunicação anulada é definitiva e não se anula duas vezes. Como corrigir: confira a lista e, se o vínculo ainda tem de ser comunicado, crie uma nova comunicação.» Uma admissão de um mês anterior (a de Gabriela Sousa Reis, de 01/03/2026, Registada) não se anula: a janela diz «a anulação de um vínculo já comunicado só é possível no mês em que começou (03/2026)». Uma admissão ainda em Rascunho anula-se em qualquer altura.
  • Cessação entregue: Anular é recusado, mesmo no mês do facto. Visto com a cessação de Hugo Miguel Santos, Data do facto 30/11/2026 e comunicação Registada em 01/11/2026: depois de Confirmar na pergunta «Anular esta comunicação?», a janela diz «não pode ser anulada aqui. O que aconteceu: a anulação de um vínculo já comunicado só é possível no mês em que começou (11/2026). Como resolver: dirija-se a um balcão da Segurança Social e peça a correção; registe a resposta na nota.». A correção pede-se no balcão da Segurança Social e a resposta regista-se na Nota da comunicação.
  • Suspensão e alterações entregues: são recusadas da mesma maneira, mesmo no mês do facto. Visto em novembro com uma suspensão (02/11/2026 a 30/11/2026) e com uma alteração da remuneração permanente, ambas Registadas: «não pode ser anulada aqui. O que aconteceu: a anulação de um vínculo já comunicado só é possível no mês em que começou (11/2026). Como resolver: dirija-se a um balcão da Segurança Social e peça a correção; registe a resposta na nota.» Só a admissão se anula no mês em que começou.
  • Eliminar é recusado em todas («Um registo fechado não se apaga… A tentativa ficou registada na auditoria»).
  • Duplicar cria um segundo rascunho da mesma cessação: não o use, porque ficaria duplicada a comunicação de um facto que já está comunicado.
  • Reabrir a cessação, em Cessações: é recusado quando a comunicação já foi entregue. A janela diz «A cessação de «Hugo Miguel Santos» não se reabre: a comunicação à Segurança Social já foi entregue (Cessação / Hugo Miguel Santos / 30/11/2026). O que aconteceu: confirmá-la de novo criaria uma segunda comunicação para o mesmo facto. Como corrigir: se a comunicação está errada, dirija-se a um balcão da Segurança Social, peça a correção e registe a resposta na nota da comunicação.»
• O que a lista não vê. Só tem as comunicações que nasceram no fiscaldoo: as feitas na Segurança Social Direta sem passar por aqui não aparecem. A admissão nunca aparece sozinha: crie-a com Novo para cada trabalhador que entra.
• A declaração mensal das remunerações à Segurança Social é outra obrigação: ver Como enviar a declaração de remunerações à Segurança Social.

Problemas frequentes

«A comunicação … não pode ser validada»

• Sintoma: «Operação inválida. A comunicação «Admissão / Gabriela Sousa Reis / 01/03/2026» não pode ser validada. O que aconteceu: a versão do contrato não está escolhida; falta a remuneração permanente. Como resolver: corrija estes dados e valide de novo.»
• Causa: faltam dados obrigatórios da comunicação; a mensagem diz quais.
• O que fazer: carregue em Fechar, preencha o que a mensagem pede e carregue de novo em Verificar e validar.

Não aparece a comunicação da cessação

• Causa: a cessação ainda está em Rascunho em Cessações, ou a lista tem o filtro A comunicar e a comunicação já foi registada.
• O que fazer: confirme a cessação; para ver todas, tire o filtro A comunicar da pesquisa.

Ao carregar em Verificar e validar aparece «Há campos obrigatórios por preencher»

• Causa: falta a Data do facto.
• O que fazer: escolha a data e carregue de novo em Verificar e validar.