A guia de transporte não tem código da AT e a entrega não se valida nem a guia se imprime

Sintoma

A guia foi emitida, mas no separador Guia de transporte o bloco COMUNICAÇÃO À AUTORIDADE TRIBUTÁRIA diz Por comunicar e o Código AT está vazio. Por cima, o aviso «Esta guia não foi comunicada à Autoridade Tributária. O transporte só pode começar depois de comunicada: carregue em «Comunicar à AT» (ou registe o código AT se já o tiver).» A entrega não se valida e a guia não se imprime: é o que faz a opção Código AT exigido para validar, que vem ligada (veja a 1.ª causa).

Os passos normais para emitir e comunicar uma guia estão em Como emitir uma guia de transporte e obter o código da AT. Este artigo trata da guia que ficou sem código.

Mensagem

Ao carregar em Validar, a janela Operação inválida:

«As transferências DEM/OUT/00004 não podem ser validadas: os bens não podem sair antes de a Autoridade Tributária dar o código à guia. Comunique a guia à Autoridade Tributária ou registe o código obtido por telefone ou no Portal (uma guia para um consumidor final não o precisa).»

Ao imprimir a guia (menu da roda dentada › Imprimir › Guia de transporte), também Operação inválida:

«A guia "GT D26/4" não pode ser impressa: não tem código AT. Comunique-a à Autoridade Tributária ou registe o código obtido por telefone ou no Portal (uma guia para um consumidor final, ou uma exceção, imprime-se sem ele).»

As duas foram provocadas na base de demonstração, na entrega DEM/OUT/00004 (guia GT D26/4, à Escola de Condução Rota, Lda), com um utilizador Administrativo com o acesso Inventário. As partes em itálico mudam com a entrega e a guia.

Causas verificadas

• A opção Código AT exigido para validar está ligada. É ela que faz as duas recusas da «Mensagem», e vem ligada por omissão. Está em Definições › Inventário, secção Documentos de transporte (PT), logo acima de Comunicação das guias: «A transferência não pode ser validada antes de a guia ter o código da Autoridade Tributária (um consumidor final ou uma exceção nunca o precisa).» Só o administrador abre as Definições: com o perfil Responsável fiscal, a página abre a janela «Sem acesso». Quando se pode desligar, e o que muda, está em «Desligar a opção Código AT exigido para validar», abaixo.

• A comunicação automática não foi possível. Por omissão, o fiscaldoo comunica a guia logo que a emite. Se faltar um dado, a guia fica emitida e por comunicar, e as mensagens por baixo da entrega dizem o que falta. Na GT D26/4 faltavam a Matrícula e o Transportador. A mensagem e a correção estão em «Problemas frequentes» de Como emitir uma guia de transporte.

• A empresa usa a comunicação manual. Com Manual em Comunicação das guias, toda a guia fica por comunicar até alguém carregar em Comunicar à AT (passo 8 do mesmo artigo).

• Faltam as credenciais da AT, ou estão caducadas. Sem elas, nada é enviado e a guia fica por comunicar. As credenciais guardam-se como está em Como ligar o fiscaldoo à Autoridade Tributária. Pendente de validação no ecrã: na demonstração a empresa não tem credenciais da AT e as guias recebem na mesma um código, porque o simulador da AT desta versão não as pede.

• A AT não respondeu. A comunicação ficou Desconhecida: veja A comunicação à AT falhou ou ficou pendente.

• Base de testes: o código vem do simulador. Numa base de testes, o fiscaldoo não fala com a AT: um simulador devolve códigos começados por MOCK- (na demonstração, MOCK-12FB1C03 na GT D26/5). Só numa base de produção o código vem da AT.

O que confirmar

1. No separador Guia de transporte, bloco COMUNICAÇÃO À AUTORIDADE TRIBUTÁRIA: Comunicada? diz Por comunicar e o Código AT está vazio.
2. As mensagens por baixo da entrega: dizem porque é que a guia não foi comunicada.
3. A lista Inventário › Operações › Guias não comunicadas: na demonstração mostrava só a DEM/OUT/00004, Pronto.
4. Se a guia é para um consumidor final (caixa Consumidor final do bloco TRANSPORTE): essa guia não precisa de código.
5. Com o administrador, se Código AT exigido para validar está ligada nas Definições do Inventário da empresa da guia.

Como resolver

Comunicar a guia

Corrija a causa que as mensagens da entrega indicam e carregue em Comunicar à AT, como em Como emitir uma guia de transporte. A guia não se emite de novo. Se a AT não responder, siga A comunicação à AT falhou ou ficou pendente.

Quem faz: quem emite a guia.

Registar o código obtido no Portal das Finanças ou por telefone

Quando a guia foi comunicada fora do fiscaldoo e a AT deu um código, esse código regista-se na guia com o botão Registar o código da AT à mão. Na demonstração, o botão só apareceu ao administrador (Administração fiscal, com o acesso Inventário). Não apareceu ao Administrativo (com Inventário, sem perfil fiscal) nem ao Responsável fiscal, que não tem Inventário e vê a guia em Faturação › Faturar › Guias de transporte, onde o botão não existe. Pendente de validação no ecrã: um utilizador com Responsável fiscal e o acesso Inventário, que a demonstração não tem.

1. Abra Inventário › Operações › Guias não comunicadas e abra a entrega (no exemplo, DEM/OUT/00004).
2. Carregue em Registar o código da AT à mão. A janela explica: «O código fica guardado com a forma como o obteve e a data, e nunca mais pode ser alterado. Comunicar por telefone só é permitido enquanto o sistema de comunicação da Autoridade Tributária estiver parado, e tem de o dizer abaixo. Nesse caso, os dados da guia têm de ser introduzidos no Portal até ao 5.º dia útil depois de o transporte começar.»
3. Em Obtido por, escolha Portal das Finanças (vem escolhido) ou Por telefone. Com Por telefone, aparecem Prova da inoperacionalidade, que é obrigatória (sem ela a janela não guarda), e Elementos a indicar ao telefone (na GT D26/4: «Quatro últimos dígitos do número: 0004», «Data de início (dia e mês): 3110», «Hora de início (hora e minuto): 1430» e «NIF do destinatário: PT501000046»). A Prova da inoperacionalidade é um texto livre: escreva o que mostra que o sistema de comunicação estava parado, por exemplo a mensagem de indisponibilidade que viu, a data e a hora da tentativa, e onde guardou esse comprovativo. Pendente de validação por contabilista certificado: o que conta como prova da inoperacionalidade, que a lei quer «devidamente comprovada» (DL 147/2003, art. 5.º, n.º 6, b)).
4. Escreva o Código AT exatamente como a AT o deu e confirme a Data em que o obteve (vem a data de hoje). Carregue em Guardar o código da AT.
5. No separador Guia de transporte, confirme o bloco: na demonstração, com um código fictício escrito como se viesse do Portal, ficou Comunicada, Código AT PORTAL-TESTE-0004, Comunicada por Portal das Finanças e Data do código AT 30/10/2026.
6. Quem tem Inventário carrega em Validar quando os bens saem. Na demonstração, o Administrativo validou a DEM/OUT/00004 sem recusa e a entrega passou a Concluído.

Pendente de validação por contabilista certificado: quando se pode obter o código no Portal das Finanças ou por telefone em vez de comunicar pelo programa, e o prazo para introduzir no Portal os dados de uma guia comunicada por telefone, até ao 5.º dia útil seguinte (DL 147/2003, art. 5.º, n.º 6, b), e Portaria 161/2013).

Registar o código e validar a entrega não criaram lançamentos contabilísticos na demonstração (o artigo da guia, Vinho tinto da casa, não é de stock).

Quem faz: a Administração fiscal, com o acesso Inventário (passos 1 a 5, o único caminho provado); quem tem Inventário (passo 6).

O código é recusado

Com um código curto (AB1), Guardar o código da AT abre Operação inválida:

«O código AT tem de ter pelo menos 4 caracteres e nenhum espaço: copie-o exatamente como a Autoridade Tributária o deu.»

Com o código de outra guia da empresa (DEMO-AT-0003, da GT D26/3):

«Este código AT já pertence a outra guia de transporte da empresa.»

Carregue em Fechar e confira o código no Portal das Finanças ou na anotação do telefone. Um código já registado não se muda: confira-o antes de Guardar o código da AT.

Desligar a opção Código AT exigido para validar

A opção não é uma forma de fugir à comunicação: desligada, a guia continua por comunicar. Só se desliga quando a empresa não está obrigada a ter o código antes de os bens saírem, e é uma decisão do Responsável fiscal com o contabilista certificado. Os casos previstos:

• A empresa está dispensada de comunicar as guias. A lei dispensa a comunicação a quem teve, no período de tributação anterior, um volume de negócios até 100 000 € (DL 147/2003, art. 5.º, n.º 10). Também a dispensa quando a fatura serve de documento de transporte (n.º 11), mas aí o documento é a fatura e não uma guia.
• Os sistemas da AT estão parados. O fiscaldoo prevê desligá-la enquanto durar a paragem e comunicar as guias até ao 5.º dia útil seguinte ao do início do transporte (Portaria 161/2013, art. 5.º): é o que diz o texto de ajuda da opção, que hoje não aparece nas Definições. Sem a desligar, numa paragem, o código obtém-se por telefone e regista-se como na secção «Registar o código obtido no Portal das Finanças ou por telefone».

Pendente de validação por contabilista certificado: quando se pode desligar «Código AT exigido para validar»: só com a dispensa do DL 147/2003, art. 5.º, n.º 10 (volume de negócios até 100 000 € no período de tributação anterior), ou também durante uma paragem dos sistemas da AT, como diz o texto de ajuda da opção, em vez de obter o código por telefone.

1. Com o administrador, abra Definições › Inventário e desça até Documentos de transporte (PT). A opção vale para a empresa escolhida no topo do ecrã.
2. Desligue Código AT exigido para validar e carregue em Guardar.
3. Quando o motivo acabar (por exemplo, a AT volta a funcionar), ligue-a de novo e guarde.

O que muda, visto na demonstração com a opção desligada na Empresa Demonstração, Lda e a entrega DEM/OUT/00014 (guia GT D26/14, emitida sem matrícula nem transportador, por comunicar):

• o Administrativo carregou em Validar sem recusa e a entrega passou a Concluído;
• a guia imprimiu-se sem código («Guia GT D26_14.pdf», só com o ATCUD);
• o bloco COMUNICAÇÃO À AUTORIDADE TRIBUTÁRIA passou a dizer Por comunicar (não é obrigatório nesta guia) (a frase do ecrã engana: a lei continua a exigir a comunicação, salvo as dispensas acima; a opção só deixa validar sem o código), o aviso «Esta guia não foi comunicada à Autoridade Tributária…» ficou, e a entrega continuou na lista Guias não comunicadas.

Depois de ligar de novo a opção, a guia continua sem código: comunique-a ou registe o código como nas secções acima. Na demonstração, o administrador registou na GT D26/14 um código fictício escrito como se viesse do Portal, e a guia ficou Comunicada.

Quem faz: o Responsável fiscal decide, com o contabilista certificado; o administrador muda a opção.

Resultado esperado

• A guia fica Comunicada, com o Código AT, e sai da lista Guias não comunicadas.
• Validar passa a entrega a Concluído, e a guia imprime-se com o código. Na demonstração, a lista Guias não comunicadas ficou vazia e a GT D26/4 saiu no ficheiro «Guia GT D26_4.pdf», com «Código AT: PORTAL-TESTE-0004».

Quando contactar o suporte

• A guia continua Por comunicar depois de corrigida a causa e de Comunicar à AT, sem mensagem.
• Tem o código da AT e ninguém na empresa vê Registar o código da AT à mão.
• Registou um código errado.

Informação a enviar

• O número da guia (por exemplo GT D26/4) e o da entrega (DEM/OUT/00004).
• O texto completo da janela de erro e as mensagens por baixo da entrega, copiados do ecrã.
• O perfil com que entrou e se tem o acesso Inventário.
• Se a opção Código AT exigido para validar está ligada na empresa.