A fatura não é assinada: a chave de assinatura não está configurada, não se consegue ler, não é válida ou não corresponde

Sintoma

Ao carregar em Confirmar numa fatura (ou noutro documento de venda), aparece a janela Operação inválida a dizer que a chave de assinatura não está configurada, que não se consegue ler, que não é válida ou que a chave privada não corresponde à versão da chave de assinatura. Em todos os casos, «Nada foi emitido». A fatura continua em Rascunho, sem número. Acontece com qualquer perfil que emita faturas, em todas as faturas da empresa, até o problema ser resolvido no servidor.

Cada fatura emitida pelo fiscaldoo é assinada com a chave de assinatura do programa. A chave tem duas partes: a pública, guardada no fiscaldoo, que serve para verificar as assinaturas; e a privada, guardada num ficheiro do servidor, fora da base de dados, que serve para assinar. As duas têm de ser da mesma versão.

Mensagem

Quando a chave privada do servidor é de outra versão:

«A chave privada instalada neste servidor não corresponde à versão 1 da chave de assinatura, por isso não é possível assinar documentos (a assinatura nunca poderia ser verificada com esta versão). Nada foi emitido. Contacte o suporte: o administrador do sistema tem de instalar a chave privada da versão 1, ou registar uma nova versão da chave de assinatura (rotação de chaves) com a chave pública da que está instalada.»

Quando o servidor não tem nenhuma chave privada:

«A chave de assinatura do programa não está configurada neste servidor, por isso não é possível assinar documentos. Nada foi emitido. Contacte o suporte: o administrador do sistema tem de instalar a chave do produtor.»

Quando o servidor sabe onde está a chave privada, mas o ficheiro não está lá ou não se consegue ler:

«Não foi possível ler a chave de assinatura do programa neste servidor, por isso não é possível assinar documentos. Nada foi emitido. Contacte o suporte: o administrador do sistema tem de verificar o ficheiro da chave.»

Quando o ficheiro existe, mas o que tem lá dentro não é uma chave:

«A chave de assinatura do programa neste servidor não é válida, por isso não é possível assinar documentos. Nada foi emitido. Contacte o suporte: o administrador do sistema tem de instalar uma chave válida.»

As quatro mensagens foram provocadas na base de demonstração, com o perfil Faturação, ao confirmar uma fatura de 147,60 € à Clínica Dentária Sorriso, SA. O número em itálico é a versão da chave da empresa.

Causas verificadas

• A chave de assinatura mudou de versão e o servidor ficou com o ficheiro antigo (ou o contrário). Uma chave nova retira a anterior: a anterior deixa de assinar, mas continua a verificar os documentos que assinou. Se o ficheiro da chave privada não acompanha a mudança, nenhum documento se assina. Na demonstração, a chave da Empresa Demonstração, Lda estava na versão 1 e o servidor passou a ter a chave privada de outra chave de teste; a fatura foi recusada com a 1.ª mensagem.
• O servidor não tem chave privada. O servidor arrancou sem a indicação de onde está a chave e não encontrou nenhuma. É o caso típico depois de mudar de servidor, de reinstalar ou de repor uma cópia sem o ficheiro da chave. Na demonstração, arrancada sem essa indicação e com o ficheiro retirado do sítio, a fatura foi recusada com a 2.ª mensagem.
• O ficheiro da chave privada não está onde o servidor o procura, ou o servidor não o consegue ler. O servidor tem a indicação do sítio, mas o ficheiro não está lá ou não tem permissão para o ler. Na demonstração, com um sítio indicado onde não havia ficheiro, a fatura foi recusada com a 3.ª mensagem.
• O ficheiro não tem uma chave. O ficheiro existe, mas está danificado ou é outra coisa. Na demonstração, com um ficheiro de texto no lugar da chave, a fatura foi recusada com a 4.ª mensagem.

A chave de assinatura não tem data de fim: não «expira» por passar o tempo. Os certificados e chaves que expiram com a data são os da comunicação com a AT (o Cofre de chaves e as Credenciais da AT), que não impedem a assinatura das faturas. Pendente de validação no ecrã: as mensagens de certificado da comunicação expirado (por exemplo «A chave da empresa … expirou em … e não pode ser usada») não se provocam na demonstração, que tem um certificado válido até 29/10/2027.

O que confirmar

1. A mensagem: se fala da versão da chave (1.ª mensagem), de chave não configurada (2.ª), de ler o ficheiro (3.ª) ou de chave não válida (4.ª).
2. Se o problema é de todas as faturas da empresa. Experimente confirmar outra fatura em rascunho: a recusa repete-se.
3. Se houve uma mudança no servidor nesse dia (atualização, reposição de uma cópia de segurança, mudança de máquina, chave nova). É isso que o suporte vai perguntar.

Nenhum perfil da empresa consegue resolver isto no ecrã: o ficheiro da chave privada está no servidor, fora do fiscaldoo, e a chave de assinatura é do produtor do programa.

Como resolver

Numa base de produção

1. Não tente outra vez a mesma fatura em ciclo nem crie faturas noutro programa para contornar: o problema é de todas as faturas. O que a lei prevê, se a paragem passar do prazo de emissão, está mais abaixo.
2. Contacte o suporte do fiscaldoo (ou quem gere o servidor) com os dados de «Informação a enviar». O suporte instala no servidor a chave privada certa (na 1.ª mensagem, a da versão que ela indica).
3. Depois de o suporte confirmar, abra a fatura em rascunho e carregue de novo em Confirmar.

As faturas já emitidas não mudam

As faturas emitidas antes do problema continuam verificáveis com a versão da chave com que foram assinadas, mesmo depois de essa versão ser retirada. Na demonstração, depois da mudança de chave, Definições › fiscaldoo · Certificação › Verificar integridade › Abrir respondeu «Tudo certo: os … documentos verificados têm a assinatura, a numeração e a cadeia intactas.», incluindo os documentos assinados com a versão 1, já retirada. Não as anule nem as emita de novo por causa desta mensagem.

Quem faz: o suporte ou o administrador do servidor. A empresa confirma de novo quando o suporte disser.

Se a paragem passar do prazo de emissão

Enquanto o programa não assina, não emite faturas. A lei prevê esse caso (Despacho n.º 8632/2014, ponto 2.4, «Integração de documentos processados manualmente em impressos emitidos em tipografias autorizadas, nos casos de inoperacionalidade do programa»):

• a fatura é passada à mão, num impresso de tipografia autorizada;
• quando o programa volta a funcionar, cada documento manual é integrado numa série própria de recuperação, de periodicidade anual ou superior e com numeração sequencial iniciada no n.º 1 (ponto 2.4.1), num documento novo do mesmo tipo com todos os elementos do manual (ponto 2.4.2) e com a data do documento manual (ponto 2.4.3).

A paragem não suspende o prazo de emissão da fatura (CIVA, art. 36.º, n.º 1, alínea a)). Como se integra o documento manual no fiscaldoo está em A fatura não pode ter data anterior à do último documento da série, no caso «O documento foi passado à mão quando o programa não estava disponível». Pendente de validação por contabilista certificado: a partir de quando a empresa deve passar a emitir em impressos de tipografia autorizada enquanto o servidor não assina, e o que fazer aos recibos nesse período.

Numa base de testes

Numa base de testes (o nome da base tem «test»), o perfil Administração fiscal pode gerar uma chave de teste nova em Definições › fiscaldoo · Certificação › Configurar a certificação: séries e chaves › Chave de assinatura e certificado de software de TESTE › Gerar. Na janela Gerar chave de assinatura de TESTE, escolha em Empresa a empresa que dá a mensagem. O servidor tem um só ficheiro de chave privada: as empresas que usam outra chave mantêm o registo da sua versão, mas deixam de assinar neste servidor. A opção Registar também um certificado de software de TESTE? vem marcada.

Na demonstração:

• gerar com Empresa vazio retirou a chave do produtor (versão 1), criou a versão 2 do produtor e trocou o ficheiro do servidor, e a Empresa Demonstração, Lda, que tem chave própria, passou a dar a 1.ª mensagem;
• gerar com Empresa = Empresa Demonstração, Lda criou a versão 3 dessa empresa, e a fatura seguinte foi assinada com ela; as empresas que usavam a chave do produtor ficaram sem assinar.

Uma chave de teste nunca vale para um documento real.

Quem faz: Administração fiscal, só numa base de testes.

Resultado esperado

• Confirmar emite a fatura com o número e o ATCUD da série. Na demonstração, depois de reposta no servidor a chave certa, a fatura recusada foi confirmada como FT D26/35, tal como tinha sido emitida a FT D26/33 antes da mudança.
• Os lançamentos são os de qualquer fatura (no exemplo, 2111 Clientes gerais D 147,60 € / 721 Prestações de serviços C 120,00 € / 2433 IVA - Liquidado C 27,60 €). Enquanto a fatura é recusada, não se lança nada.

Quando contactar o suporte

• Sempre que aparecer uma destas mensagens numa base de produção.
• A mensagem mudou depois da intervenção do suporte (por exemplo, de «não está configurada» ou «ler» para «versão»).

Informação a enviar

• A mensagem completa, copiada da janela (inclui a versão da chave, se a mensagem a tiver).
• A empresa e a hora da primeira recusa.
• O número da última fatura emitida antes do problema.
• O que mudou no servidor nesse dia, se souber.