O NIF do cliente é inválido ou está em falta

Sintoma

• Ao gravar a ficha de um cliente, abre-se Erro de Validação a dizer que o NIF não é válido, e a ficha não grava; ou
• emitiu uma fatura a um cliente sem NIF e ela saiu como «Consumidor final»; ou
• vai faturar com isenção a um cliente de outro país da União Europeia e não sabe se o número de IVA dele está validado; ou
• ao confirmar uma fatura com 0% EU abre-se Operação inválida a dizer que o NIF do cliente não está validado no VIES ou é inválido.

Mensagem

Num cliente novo com o País vazio e o NIF PT123456788 (perfil Administrativo):

«O NIF «PT123456788» não é válido. Porquê: o último algarismo (dígito de controlo) não corresponde aos outros oito. Como resolver: Confira o número no cartão de cidadão ou no documento de identificação fiscal e escreva-o de novo.»

A mensagem foi provocada na base de demonstração. A ficha não ficou gravada. Com o País Portugal e o NIF escrito sem PT (123456780), a janela e a mensagem são as mesmas.

Numa fatura a um cliente de Portugal sem NIF, o rascunho avisa, antes de emitir, que a fatura é tratada como emitida a consumidor final (o aviso, palavra a palavra, está em Como emitir uma fatura certificada, «Notas importantes»). Depois de emitida, o PDF mostra «Consumidor final» à esquerda, por baixo do título da fatura e do capital social; o bloco do cliente, à direita, tem só o nome e o país (na demonstração, a FT D26/33, ao «Cliente Sem NIF Exemplo», com «Portugal»).

Causas verificadas

• O número tem um algarismo trocado. O último algarismo de um NIF português é calculado a partir dos outros oito. Se não bate, o NIF não existe e o fiscaldoo não grava a ficha.
• O cliente não tem NIF na ficha. O fiscaldoo emite a fatura e trata-a como venda a consumidor final, num cliente de Portugal e num de outro país (aí, o consumidor final leva o país do cliente). O NIF não se acrescenta depois a essa fatura.
• O NIF do cliente da UE não está Válido no VIES. Uma fatura com a isenção intracomunitária posta à mão é recusada ao confirmar.
• Cliente de outro país da UE. O número de IVA escreve-se com o código do país à frente (por exemplo ESB12345609). Para uma venda isenta a outro país da UE, o número tem de estar validado no VIES, o sistema europeu que confirma os números de IVA.

O que confirmar

1. O NIF num documento do cliente (cartão de cidadão, certidão, fatura dele). Não o escreva de memória.
2. Na ficha do cliente, o País: o NIF português leva PT à frente ou nada; um número de outro país leva o código desse país.
3. Se o cliente pediu fatura com NIF. Se pediu e a fatura saiu sem NIF, é preciso corrigir a fatura (abaixo).
4. Para um cliente de outro país da UE, o estado do VIES, que a ficha mostra por baixo do NIF: Não verificado, Válido, Inválido ou Serviço indisponível.

Como resolver

O NIF da ficha é recusado (perfil Administrativo ou Contabilista)

1. Carregue em Fechar.
2. Em NIF, escreva o número certo e grave.

Se a ficha já foi usada em documentos emitidos, o NIF já não se muda na ficha: o Contabilista certificado corrige-o com Correção auditada. Veja Não consigo alterar uma fatura já emitida.

A fatura saiu sem o NIF que o cliente pediu

A fatura emitida não se altera. Corrige-se com nota de crédito e fatura nova, com Corrigir os dados do cliente na fatura: veja o caso «Nome, morada ou NIF do cliente» em Não consigo alterar uma fatura já emitida. Antes, ponha o NIF na ficha do cliente (ou crie a ficha certa). Pendente de validação por contabilista certificado: prazo e forma de emitir a fatura com NIF quando o cliente o pede depois da compra.

Cliente de outro país da UE (perfil Administrativo)

Abra a ficha do cliente, confira que o NIF tem o código do país à frente e carregue em Validar VIES. O que cada estado mostra, o que faz ao IVA e o que fazer com Inválido e com Serviço indisponível estão em Como criar um cliente com os dados fiscais certos, secção «Validar o NIF no VIES: os quatro estados». Se o botão responde que o NIF «não começa pelo código de um país da União Europeia», veja «Problemas frequentes» no mesmo artigo.

A fatura com 0% EU é recusada ao confirmar

Com o NIF do cliente ainda não Válido, uma linha com 0% EU ou 0% EU S posta à mão (na linha, ou pela posição Intra-comunitário (UE) e Recalcular o IVA) faz com que Confirmar abra a janela Operação inválida, e o rascunho fica como estava. Antes disso, o topo do rascunho já mostra uma faixa vermelha com o mesmo aviso. Com o NIF Não verificado, a janela diz (perfil Administrativo):

«A fatura (ainda sem número) tem a isenção intracomunitária (0 % EU) para o cliente "Software Berlin GmbH", mas o NIF ainda não foi validado no VIES. A isenção (RITI art. 14.º) exige um NIF válido do cliente, por isso a fatura não pode ser confirmada. Como resolver: abra o cliente e carregue em «Validar VIES», ou mude o imposto. Se o contabilista certificado decidir emiti-la mesmo assim, peça ao Responsável fiscal que escreva o motivo no campo «Motivo para emitir sem VIES válido» desta fatura; fica registado na auditoria.»

Com Serviço indisponível, a mensagem é a mesma, mas, em vez de «mas o NIF ainda não foi validado no VIES», diz «mas o serviço do VIES estava indisponível na última verificação». Com Inválido:

«A fatura (ainda sem número) tem a isenção intracomunitária (0 % EU) para o cliente "Atelier Lumière SARL", mas o VIES indica que o NIF é inválido. A isenção (RITI art. 14.º) exige um NIF válido do cliente. Como resolver: corrija o NIF no cliente e carregue em «Validar VIES», ou mude o imposto.»

Na demonstração, a recusa foi a mesma com os perfis Administrativo, Contabilista e Contabilista certificado (este, sem motivo escrito). A mensagem diz «Responsável fiscal», o nome do acesso; no campo Perfil, quem o tem é o Contabilista certificado. A faixa de cada estado está em Como criar um cliente com os dados fiscais certos, secção «A isenção posta à mão: uma faixa por estado». Para um cliente de Portugal ou de fora da União Europeia, a mensagem é outra: veja Como escolher a taxa de IVA certa e saber que motivo de isenção sai, «Problemas frequentes».

Há mais dois casos em que a fatura com 0% EU é recusada, e nenhum motivo do Contabilista certificado a deixa sair, porque o NIF nem chega a ser verificado no VIES:

• O cliente não tem País. «A fatura (ainda sem número) tem a isenção intracomunitária (0 % EU) para o cliente Cliente Sem País GmbH, mas o cliente não tem país. Sem o país a fatura seria emitida sem a posição fiscal intracomunitária, sem o aviso de risco e sem a classificação intra-UE, e a venda poderia ficar de fora do campo 7 da declaração periódica e da declaração recapitulativa. Como resolver: abra o cliente, preencha o país (o do prefixo do NIF) e, se o NIF ainda não foi validado, carregue em «Validar VIES»; ou altere o imposto.» Na demonstração, foi assim mesmo com o NIF DE811128135 já Válido no VIES.
• O NIF não tem o código do país à frente. «A fatura (ainda sem número) tem a isenção intracomunitária (0 % EU) para o cliente «Cliente DE sem prefixo», mas o NIF 811128135 não tem o código do país à frente, pelo que não pode ser validado no VIES (a isenção, art. 14.º do RITI, exige um NIF válido do cliente). Como resolver: abra o cliente, escreva o NIF com o código do país à frente (por exemplo DE811128135) e carregue em «Validar VIES»; ou altere o imposto. Nem o motivo do Responsável fiscal a deixa sair.»

Nos dois casos, corrija a ficha do cliente (o País, ou o NIF com o código do país) e valide o NIF no VIES antes de confirmar.

O que fazer:

1. Carregue em Fechar.
2. Valide o NIF na ficha do cliente (secção anterior). Se fica Válido, o rascunho ainda tem o IVA de antes: siga «Rascunho feito antes da validação» em Como criar um cliente com os dados fiscais certos antes de confirmar.
3. Se não fica Válido, a venda leva o IVA português: carregue em Recalcular o IVA, dentro da faixa vermelha, ou troque na linha o 0% EU pela taxa portuguesa (por exemplo 23%), e confirme. Como cada maneira repõe a taxa está em «Para tirar a isenção», no mesmo artigo. Fale com o contabilista certificado antes de emitir com a isenção.
4. Só se o contabilista certificado decidir emitir com a isenção, com o NIF Não verificado ou Serviço indisponível, o Contabilista certificado escreve o motivo no rascunho e emite: os passos estão em Como criar um cliente com os dados fiscais certos, secção «A decisão do Contabilista certificado». Com o NIF Inválido, ninguém a emite.

Com o NIF Não verificado ou Serviço indisponível, a recusa é uma opção de cada empresa, que vem ligada (veja «A opção da empresa» no mesmo artigo); não a desligue sem o contabilista certificado. Com o NIF Inválido, a fatura é sempre recusada.

Confirme o VIES antes de faturar com isenção

Na venda de bens, a AT só aceita a isenção com o NIF do cliente válido no VIES (ficha doutrinária 15604): sem ele, a venda é tributada em Portugal. A isenção depende também de o cliente ser sujeito passivo noutro Estado-Membro, e a prova cabe a quem fatura. Valide o NIF antes da primeira fatura e não ponha a isenção à mão sem a decisão do contabilista certificado; se ele a decidir, guarde a prova com a fatura. Pendente de validação por contabilista certificado: prova da qualidade de sujeito passivo do adquirente (RITI, art. 14.º), quando se pode emitir com isenção sem o NIF válido no VIES (motivo do Contabilista certificado) e o que fazer a uma fatura já emitida sem VIES válido.

Venda a um particular que não dá NIF

Deixe o NIF vazio. A fatura sai como «Consumidor final», também num cliente de outro país (o aviso do rascunho está em Como emitir uma fatura certificada, «Notas importantes»). Ao balcão, pode usar a fatura simplificada: Como vender ao balcão.

Resultado esperado

• A ficha do cliente grava com o NIF certo, e as faturas seguintes saem com esse NIF no PDF e no SAF-T.
• No cliente de outro país da UE, o estado do VIES fica Válido, com a data da validação.

Quando contactar o suporte

• O fiscaldoo recusa um NIF que confirmou num documento oficial do cliente.
• Validar VIES dá Serviço indisponível durante muito tempo.
• Precisa de corrigir o NIF de muitas fichas importadas de outro programa.

Informação a enviar

• O nome do cliente e o país (não envie documentos de identificação).
• O texto completo da mensagem, copiado do ecrã.
• Para o VIES, o estado e a data que a ficha mostra.
• O perfil com que entrou.