A fatura não pode ter data anterior à do último documento da série

Sintoma

Ao carregar em Confirmar numa fatura (ou em Criar Pagamento ao emitir um recibo), abre-se a janela Operação inválida e o documento não é emitido. A fatura fica em Rascunho; no recibo, a janela Emitir recibo continua aberta.

Mensagem

Numa fatura com a Data da Fatura 29/10/2026, quando a última fatura da série é de 30/10/2026, com o perfil Faturação:

«O documento "(ainda sem número)" tem a data 29/10/2026, anterior ao último documento já numerado na série "FT D26" (FT D26/32, datado de 30/10/2026). Uma série certificada numera documentos por ordem cronológica; corrija a data ou use uma data igual ou posterior a 30/10/2026.»

No recibo a mensagem é a mesma, com o último recibo da série. No exemplo, a 31/10/2026, um recibo com a Data de Pagamento de ontem, depois de outro recibo emitido hoje:

«O documento "(ainda sem número)" tem a data 30/10/2026, anterior ao último documento já numerado na série "RG D26" (RG D26/16, datado de 31/10/2026). Uma série certificada numera documentos por ordem cronológica; corrija a data ou use uma data igual ou posterior a 31/10/2026.»

Se o último documento da série tem uma data posterior a hoje, a mensagem não diz «igual ou posterior»: termina em «… corrija a data ou use uma data posterior a 06/11/2026.» (ver «A série tem um documento com data futura»).

As duas mensagens foram provocadas na base de demonstração. As partes em itálico mudam com o documento.

Causas verificadas

• Já há um documento mais recente na mesma série. Os números de uma série seguem a ordem das datas: a fatura 33 não pode ter data anterior à 32. O fiscaldoo compara a data do documento novo com a do último documento numerado da série, qualquer que seja o seu estado (também conta um documento anulado).
• No recibo, a data é a Data de Pagamento. Os recibos têm a sua própria série (RG). A mensagem nomeia o último recibo da série e a data dele: é essa data que conta, e não a da fatura.
• Um documento com data futura bloqueia a série. Depois de emitido um documento com data posterior a hoje, o fiscaldoo só aceita na série documentos com data posterior à desse documento. É uma regra do fiscaldoo: o Despacho n.º 8632/2014, ponto 3.4.2, diz que não pode ser emitido um novo documento «com a data atual ou anterior», e o fiscaldoo recusa também a própria data futura, até esse dia passar. Pendente de validação por contabilista certificado: se, no próprio dia da data futura, a lei deixa emitir um documento com essa data (Despacho n.º 8632/2014, ponto 3.4.2). Numa fatura, o fiscaldoo avisa antes de emitir (ver «A série tem um documento com data futura»). Num recibo, a janela Emitir recibo não aceita uma Data de Pagamento posterior a hoje. Na demonstração, a 31/10/2026, com 01/11/2026: «A data do recibo (01/11/2026) é posterior a hoje (31/10/2026). Um recibo regista um pagamento já recebido: use a data de hoje ou uma anterior. Depois de emitido, a série fica fechada a recibos datados até 01/11/2026, e anular o recibo não a reabre (o número e a data de um documento anulado ficam na série). Nada foi registado.» Anular um documento com data futura não desbloqueia a série: o documento anulado mantém o número e a data, e continua a contar.

O que confirmar

1. A data que escreveu. Muitas vezes é um engano de dia ou de mês.
2. A data e o número do último documento da série: estão na própria mensagem (no exemplo, FT D26/32, de 30/10/2026).
3. Se esse último documento tem uma data futura. Se tem, a série fica parada até essa data (ver «Como resolver»).
4. Se o documento que quer emitir corresponde a uma venda que aconteceu antes, ou a um documento que foi passado à mão quando o programa não estava disponível. São casos diferentes (abaixo).

Como resolver

A data estava errada, ou a venda é de hoje

1. Carregue em Fechar. A fatura continua em Rascunho, com tudo o que escreveu.
2. Em Data da Fatura, escolha a data indicada na mensagem ou uma posterior. Normalmente é a data de hoje.
3. Carregue em Confirmar. Na demonstração, a mesma fatura (Cliente Sem NIF Exemplo, 12,30 €), com a data 30/10/2026, foi emitida como FT D26/33.

No recibo, carregue em Fechar, corrija a Data de Pagamento na janela Emitir recibo e carregue em Criar Pagamento.

Quem faz: o mesmo perfil que está a emitir (Faturação ou Contabilista).

A venda ou o pagamento aconteceram antes

A data da fatura é a data em que a emite, não a data da venda. Emita-a com a data de hoje e, quando a venda foi anterior, indique o dia da entrega dos bens (ou da prestação do serviço) em Data de entrega, no separador Outra Informação da fatura. A lei pede essa data na fatura sempre que não coincide com a data de emissão (CIVA, art. 36.º, n.º 5, alínea f)). A Data de entrega sai no PDF, ao lado da Data da fatura: na demonstração, uma fatura emitida a 30/10/2026 com a Data de entrega 28/10/2026 mostra as duas datas no PDF (ver Como emitir uma fatura certificada, passo 5).

A fatura tem um prazo para ser emitida: na regra geral, até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido, que normalmente é a entrega dos bens ou a prestação do serviço (CIVA, art. 36.º, n.º 1, alínea a)). O IVA entra no período da declaração periódica que corresponde à data da fatura, se ela for emitida dentro do prazo. Pendente de validação por contabilista certificado: prazo de emissão e exceções, exigibilidade do IVA quando a fatura é emitida fora do prazo (CIVA, art. 8.º) e a regra da data de entrega na fatura (CIVA, art. 36.º, n.º 5, alínea f)).

Num recibo, use a data em que o dinheiro chegou, desde que não seja anterior ao último recibo da série. Se for, emita-o com a data indicada na mensagem e escreva a data real do pagamento no Memorando. Pendente de validação por contabilista certificado: recibo emitido depois da data do pagamento.

O documento foi passado à mão quando o programa não estava disponível

Um documento manual não se reproduz com outra data numa série normal: integra-se numa série de recuperação, com a data e o número do documento em papel. Quem o faz é o Responsável fiscal. Numa fatura nova, no separador Outra Informação, o grupo RECUPERAÇÃO (DOCUMENTO MANUAL OU DUPLICADO) tem os campos Número do original manual e Data do documento manual. A ajuda do primeiro diz que, ao preenchê-lo, o documento «passa a ser um documento de recuperação, numerado pela série de recuperação anual»; a do segundo diz que a data do documento manual «tem de ser a data deste documento». Com o perfil Faturação, o grupo aparece sem os dois campos. Pendente de validação no ecrã: a integração até à emissão não foi feita, porque a base de demonstração não tem série de recuperação ativa.

A série tem um documento com data futura

O último documento da série tem uma data posterior a hoje (por exemplo, uma fatura emitida com Confirmar datas e emitir e a data da próxima semana). O fiscaldoo só aceita na série documentos com data posterior à desse documento: no próprio dia da data futura, essa data ainda é recusada. É uma regra do fiscaldoo (ver «Causas verificadas»). Pendente de validação por contabilista certificado: a recusa da própria data futura (Despacho n.º 8632/2014, ponto 3.4.2). Na demonstração, a 31/10/2026, depois da FT D26/41 emitida com a data 06/11/2026, a fatura com a data de hoje foi recusada com «… (FT D26/41, datado de 06/11/2026). Uma série certificada numera documentos por ordem cronológica; corrija a data ou use uma data posterior a 06/11/2026.», e a fatura com 06/11/2026 também: «… Depois de um documento com data futura, a série só aceita documentos com data posterior (Despacho 8632/2014, 3.4.2). Dê a este documento uma data posterior a 06/11/2026 ou use outra série.»

Numa fatura com data futura, o fiscaldoo mostra o aviso no topo da fatura e, ao carregar em Confirmar, recusa com «A data do documento "(ainda sem número)" (04/01/2027) é posterior à data do sistema (29/10/2026). Depois de emitida, a série deste documento fica fechada a documentos com data igual ou anterior a 04/01/2027. …». Para emitir assim, a fatura tem o botão Confirmar datas e emitir, e a confirmação fica no registo de auditoria com o nome de quem a fez. Use-o só quando a data futura é mesmo a certa.

Se a série já tem um documento com data futura:

• Não emita documentos com a data futura que a mensagem indica, só para a série andar: estaria a emitir outro documento com data errada.
• Não anule o documento com data futura para desbloquear a série: na demonstração, depois de anulado, a recusa manteve-se igual.
• Peça ao Responsável fiscal que decida, com o contabilista certificado, se espera pelo dia indicado ou se o documento errado se corrige por outra via (nota de crédito ou anulação, com o motivo). Pendente de validação por contabilista certificado: o que fazer aos documentos do período em que a série fica parada.

Para corrigir um documento já emitido, veja Não consigo alterar uma fatura já emitida. Para anular, veja Como anular uma fatura ou outro documento certificado.

Pendente de validação no ecrã: a mesma regra vale para as guias de transporte (série GT) e, numa série que continua a de um programa anterior, para a data do último documento desse programa; estes dois casos não foram provocados neste lote.

Resultado esperado

• A fatura passa de Rascunho a Publicada, com o número seguinte da série (no exemplo, FT D26/33), na data que escolheu.
• O recibo é emitido com o número seguinte da série RG e a fatura passa a paga (ou paga em parte).

Quando contactar o suporte

• A mensagem aparece com uma data igual ou posterior à do último documento indicado.
• A data do último documento que a mensagem indica não corresponde a nenhum documento que reconheça.
• A série tem um documento com data futura e precisa de continuar a faturar até ao dia dessa data, inclusive.

Informação a enviar

• A empresa e a série (por exemplo FT D26).
• O texto completo da mensagem, copiado do ecrã.
• A data que tentou usar e o perfil com que entrou.
• O número e a data do documento com data futura, se for o caso.