Não consigo anular uma fatura ou outro documento certificado
Sintoma
Quer anular uma fatura (ou uma nota de crédito, uma fatura simplificada, um recibo) emitida por erro e:
- o botão Anular documento certificado (ou Anular recibo) não aparece; ou
- a janela Anular documento certificado abre, mostra Bloqueios a vermelho e só tem o botão Fechar.
Os passos da anulação, quando nada a impede, estão em Como anular uma fatura ou outro documento certificado. Este artigo trata só do que a impede.
Mensagem
As mensagens abaixo aparecem em Bloqueios, na janela Anular documento certificado. Foram provocadas na base de demonstração com o perfil Contabilista certificado, numa só fatura, a FT D26/43 (1 Kit de canetas a 10,00 € + IVA, 12,30 €), salvo a da comunicação à AT. As partes em itálico mudam com o documento. Quando há mais de uma causa, a janela mostra uma mensagem por causa.
A comunicação à AT ainda não tem resposta:
A mensagem diz que o documento tem uma comunicação com a Autoridade Tributária enviada ou sem resposta, e manda consultar primeiro o estado, em Comunicações à AT (faturas e histórico), com Consultar estado: só depois o documento se anula, porque a anulação também tem de ser comunicada. Pendente de validação no ecrã: a base de demonstração de hoje não tem credenciais da AT de teste e, sem elas, Comunicar à AT é recusado («… não tem credenciais da AT completas para o ambiente test …»), por isso não foi possível deixar uma comunicação sem resposta e ler a mensagem na janela.
Há uma nota de crédito em rascunho sobre a fatura:
«O documento "FT D26/43" é referido por documentos ativos (Rascunho de nota de crédito (NC de FT D26/43: Erro de preço)). Elimine o(s) rascunho(s) Rascunho de nota de crédito (NC de FT D26/43: Erro de preço) (Ações › Eliminar): um rascunho elimina-se, não se anula. Anule depois este documento.»
A fatura já tem uma nota de crédito emitida (aqui, uma nota de 6,15 € sobre uma fatura de 12,30 €). A janela mostra três mensagens:
«O documento "FT D26/43" tem o estado de pagamento "Pago Parcialmente" — só se anula um documento ainda por pagar; depois de pago, parcialmente pago ou creditado, a correção é uma nota de crédito, nunca uma anulação. Se for preciso corrigir mais, emita um documento novo (uma nota de débito ou uma fatura nova, conforme o caso); se for mesmo preciso anular, fale com o contabilista certificado.»
«O documento "FT D26/43" já foi retificado por NC D26/5 (NC de FT D26/43: Erro de preço): um documento com nota de crédito ou de débito, mesmo parcial ou ainda não reconciliada, não se anula (Despacho 8632/2014, 3.3.8). A nota de crédito ou de débito já emitida corrige este documento, por isso nem o documento nem a nota se anulam. Se for preciso corrigir mais, emita um documento novo (uma nota de débito ou uma fatura nova, conforme o caso); se for mesmo preciso anular, fale com o contabilista certificado.»
«O documento "FT D26/43" é referido por documentos ativos (NC D26/5 (NC de FT D26/43: Erro de preço)). NC D26/5 (NC de FT D26/43: Erro de preço) está reconciliada com este documento e corrige-o: não se anula.»
E, ao tentar anular essa nota de crédito, a janela da nota recusa também:
«A nota de crédito "NC D26/5 (NC de FT D26/43: Erro de preço)" tem o estado de pagamento "Pago": está reconciliada com o documento que retifica e uma nota de crédito emitida não se anula. Se for preciso corrigir mais, emita um documento novo (uma nota de débito ou uma fatura nova, conforme o caso); se for mesmo preciso anular, fale com o contabilista certificado.»
A fatura está paga (todo ou em parte, por recibo): a mensagem é a primeira das três acima, com o estado "Pago" ou "Pago Parcialmente". O caso está em Como anular uma fatura ou outro documento certificado, em «A janela não deixa anular».
Causas verificadas
- O seu perfil não anula. Com os perfis Administrativo e Contabilista, a fatura não tem o botão Anular documento certificado; o aviso no topo da fatura diz para pedir a anulação a um utilizador com o perfil «Responsável fiscal», «Contabilista certificado» ou «Administração fiscal». Dos valores do campo Perfil, só o Contabilista certificado tem esse botão. Num recibo, o Contabilista já tem Anular recibo; o Administrativo não.
- A comunicação da fatura à AT ficou sem resposta. Depois de Comunicar à AT, o campo AT da fatura ficou Desconhecida: o fiscaldoo não sabe se a AT a recebeu. Se a recebeu, a anulação também lhe tem de ser comunicada, por isso a anulação espera pela resposta. Uma comunicação Rejeitada não bloqueia (visto no ecrã).
- Outro documento refere a fatura. Uma nota de crédito ou de débito sobre a fatura bloqueia a anulação, mesmo em rascunho. Uma nota anulada deixa de bloquear.
- A fatura está paga ou foi creditada. Uma fatura paga, paga em parte ou com nota de crédito emitida já não se anula: corrige-se com nota de crédito. Ao emitir a nota de crédito pelo botão Nota de Crédito, o fiscaldoo liga-a logo à fatura (como se fosse um pagamento): a fatura fica com o estado de pagamento «Pago Parcialmente» (com a fatura toda creditada, a fita Creditado no canto) e a nota fica «Pago». É por isso que as duas recusam.
- O documento é de um período fechado. Um documento com data até à data de bloqueio do exercício não se anula: corrige-se com nota de crédito (ou de débito) que o refira. Pendente de validação no ecrã: a demonstração não tem documentos de venda em 2025, o único exercício fechado, e não é possível emiti-los depois do fecho.
O que confirmar
- O perfil com que entrou: só o perfil Contabilista certificado e o administrador anulam faturas.
- O campo AT no bloco Documento certificado da fatura: Desconhecida quer dizer que a comunicação ainda não tem resposta.
- Em Documentos ligados, os números de Pagamentos e Nota de crédito; e, na própria mensagem de bloqueio, o estado de pagamento da fatura (por exemplo «Pago Parcialmente»).
- Se a operação aconteceu mesmo. A anulação é só para documentos de operações que não existiram; se a operação aconteceu, a correção é uma nota de crédito e não precisa de anular nada.
Como resolver
O botão não aparece
Peça a anulação a um utilizador com o perfil Contabilista certificado, ou ao administrador, com o número do documento e o motivo. Um recibo pode anulá-lo também o Contabilista.
Um documento em Rascunho não tem número fiscal e não se anula: altera-se ou elimina-se.
A comunicação à AT está sem resposta
- Resolva primeiro a comunicação: em Contabilidade › Declarar › Autoridade Tributária › Comunicações à AT (faturas e histórico), abra a comunicação do documento e siga A comunicação à AT falhou ou ficou pendente. Hoje, numa base de produção, Consultar estado não pergunta nada à AT e não faz a comunicação passar a Aceite: esse artigo diz como confirmar, antes de reenviar, se a AT já recebeu o documento.
- Quando o campo AT passar a Aceite (depois de Reenviar) ou a Rejeitada, volte a carregar em Anular documento certificado: a janela já não mostra o bloqueio.
- Anule e comunique a anulação como em Como anular uma fatura ou outro documento certificado (passos 3 a 5).
Se a AT já tem o documento e a comunicação continua Desconhecida, o bloqueio mantém-se: contacte o suporte.
Quem faz: quem tem o acesso Responsável fiscal, que vem com o perfil Contabilista certificado (só esse acesso, e o administrador, tem Consultar estado e Reenviar).
Há uma nota de crédito em rascunho
- Abra a nota de crédito (está no bloqueio, e em Documentos ligados › Nota de crédito da fatura).
- Se a nota não deve ser emitida, abra Ações e escolha Eliminar; na janela de confirmação, carregue em Eliminar. Um rascunho não tem número fiscal: elimina-se, não se anula, como diz a mensagem.
- Volte à fatura e carregue em Anular documento certificado. Na demonstração, depois de eliminado o rascunho, a janela da
FT D26/43abriu sem bloqueios, com o campo Motivo e o botão Anular documento.
Se a nota deve ser emitida (a operação aconteceu, só o valor estava errado), não anule a fatura: confirme a nota de crédito e a correção fica feita.
Quem faz: a nota em rascunho elimina-a qualquer pessoa com o perfil Administrativo, Contabilista ou Contabilista certificado, mesmo que outra pessoa a tenha criado; anular a fatura é do Contabilista certificado.
A fatura já tem uma nota de crédito emitida
A nota de crédito emitida já corrige o documento. Os dois ficam como estão: nenhum se anula, como dizem as mensagens («a correção é uma nota de crédito, nunca uma anulação»). O que ainda estiver errado corrige-se com um documento novo.
- A operação aconteceu e a nota corrigiu a parte errada (por exemplo, um preço): não há mais nada a fazer.
- A operação não existiu e a nota só creditou parte do valor: fale com o contabilista certificado antes de emitir mais documentos. O resto do valor pode creditar-se com outra nota de crédito sobre a mesma fatura (ver abaixo).
- Acha que os dois têm de ser anulados: não o faça por tentativa. Fale primeiro com o contabilista certificado, que decide se é possível e como.
Na demonstração, a FT D26/43 (1 Kit de canetas a 10,00 € + IVA, 12,30 €) tem a NC D26/5 (motivo «Erro de preço», preço de 10,00 € para 5,00 €, 6,15 €). As duas ficam no razão: o original (2111 Clientes gerais a débito 12,30 €, 711 Mercadorias a crédito 10,00 €, 2433 IVA - Liquidado a crédito 2,30 €) e a nota (711 Mercadorias a débito 5,00 €, 2433 IVA - Liquidado a débito 1,15 €, 2111 Clientes gerais a crédito 6,15 €). O original fica «Pago Parcialmente», com 6,15 € em dívida.
Uma 2.ª nota de crédito com o resto do valor é aceite. Na demonstração, com o perfil Administrativo, uma 2.ª nota sobre a FT D26/43, também com o motivo «Erro de preço» e o preço de 10,00 € para 5,00 € (6,15 €), foi emitida como NC D26/6, com as mesmas linhas da NC D26/5. A fatura ficou com a fita Creditado, sem nada em dívida, e as duas notas ficaram «Pago». Cada nota pede o Motivo da regularização de IVA, a Data de referência da regularização e a Prova da regularização: ver Como emitir uma nota de crédito, que trata também o limite do que já foi faturado.
Quem decide: o contabilista certificado. Quem emite uma nota de crédito: Administrativo ou Contabilista.
A fatura está paga
Se o pagamento foi registado por engano, anule primeiro o recibo; se o pagamento aconteceu, corrija com nota de crédito. Os dois casos estão em Como anular uma fatura ou outro documento certificado, em «A janela não deixa anular».
O documento é de um período fechado
Não se anula: a correção é uma nota de crédito (ou de débito) que o refira, emitida com a data de hoje: Como emitir uma nota de crédito.
Não tente contornar nenhum destes bloqueios (eliminar o documento, voltar a rascunho, alterar no modo programador): o fiscaldoo recusa e cada tentativa fica no registo de auditoria. Veja Não consigo alterar uma fatura já emitida.
Resultado esperado
- A janela Anular documento certificado abre sem Bloqueios, com o campo Motivo e o botão Anular documento.
- Depois de anulado, o documento fica Anulada, mantém o número e o ATCUD e, se a AT o tinha recebido, a anulação fica por comunicar até carregar em Comunicar à AT.
Quando contactar o suporte
- A janela mostra um bloqueio que não corresponde ao documento (por exemplo, uma nota de crédito que não existe ou já está anulada).
- A comunicação à AT continua Desconhecida depois de Reenviar, ou a AT já tem o documento e a comunicação continua Desconhecida.
- Precisa de anular um documento de um período fechado.
Informação a enviar
- O número do documento (por exemplo
FT D26/43) e a empresa. - O texto completo de Bloqueios, copiado da janela.
- O perfil com que entrou e o motivo da anulação.
- O estado do campo AT da fatura e, se houver, o número da nota de crédito.