Como analisar as compras por fornecedor e por artigo
Para que serve?
Mostra quanto comprou num período, a cada fornecedor, de cada artigo e de cada categoria. Responde a perguntas como «a quem compro mais?» ou «quanto gastei em eletricidade este ano?». Estes mapas só consultam: não criam lançamentos e não comunicam nada à AT.
Quando utilizar?
- Quando quer saber de que fornecedores depende mais, antes de negociar preços.
- Quando quer ver em que artigos ou categorias se gasta mais.
- Quando quer comparar as compras de um ano com as do ano anterior.
- Não use para saber quanto deve aos fornecedores: isso vê-se em a quem devo.
- Não use para comparar com o previsto: isso vê-se nos orçamentos.
Onde encontrar?
- Contabilidade › Consultar › Análise › Compras por fornecedor.
- Contabilidade › Lançar › Início › O que há para fazer? › Análises e relatórios: Compras por artigo, Compras por categoria de artigo e Evolução anual das compras.
Antes de começar
- O seu perfil é Contabilista, Contabilista certificado, Gerência ou Auditor. O perfil Faturação não tem estas entradas.
- As faturas de fornecedor do período estão validadas. Um rascunho só conta se o pedir.
Como utilizar
- Abra Compras por fornecedor. O mapa abre no ano atual ou, se já o usou nesta sessão, no último período escolhido. Repor volta ao ano atual.
- No topo, escolha Mês, Trimestre ou Ano e, ao lado, qual deles.
- Para ver as faturas de um fornecedor, carregue na seta da linha.
- Para ver os lançamentos, carregue no número da coluna Documentos.
- Para guardar o mapa, carregue em Exportar PDF, ou em Exportar › Exportar XLSX.
Os outros mapas funcionam da mesma forma. As opções comuns estão em como usar os relatórios.
Resultado esperado
Cada linha mostra o número de Documentos, a Quantidade e as Compras líquidas. O maior valor aparece primeiro.
No exemplo, as compras de 2026 somam 37.227,87 € em 45 faturas, o mesmo total em qualquer dos mapas. Com IVA, as mesmas faturas somam 42.999,72 €.
O que entra nas compras líquidas
- Faturas e notas de crédito de fornecedores já validadas. As notas de crédito descontam.
- Sem IVA. Por isso, estes valores não são o que pagou.
- Linhas sem artigo. Em Compras por artigo, aparecem em Sem produto. No exemplo, 1 fatura de 1.200,00 €.
- Só o que está na contabilidade. Os mapas leem as faturas lançadas: não veem encomendas a fornecedores nem faturas por lançar.
Por categoria
Compras por categoria de artigo soma os artigos pela sua categoria. Os artigos sem categoria própria e as linhas sem artigo ficam em Sem categoria. Se esta linha for grande, o mapa diz pouco: no exemplo, são 23.232,87 € de 37.227,87 €.
Comparar os anos
Evolução anual das compras mostra um ano em cada linha. A seta abre os meses desse ano. Em Mais filtros, alargue De e até para ver vários anos.
As colunas Variação face ao ano anterior mostram a diferença em euros e em percentagem. No exemplo, 2026 não tem variação, porque 2025 não tem documentos; 2027 mostra -32.227,87 € e -86,6 %. A linha de 2027 é uma fatura em rascunho de 5.000,00 €, visível só porque Incluir rascunhos está marcado: compara um início de ano com um ano inteiro, por isso a descida não é um resultado real. Compare anos completos, ou olhe para os meses.
Notas importantes
- A coluna Quantidade soma unidades diferentes (meses, unidades, licenças). Serve apenas como ordem de grandeza.
- Cada empresa tem os seus valores. Confirme a empresa escolhida no canto superior direito.
Problemas frequentes
«A data de início do período não pode ser posterior à data de fim.» Em Mais filtros, De tem uma data depois de até. Acerte as datas: o mapa volta a aparecer.
Falta uma fatura de fornecedor. Está em rascunho ou com a data de lançamento noutro período. Marque Incluir rascunhos em Mais filtros e confirme a data.