Como fazer o inventário físico dos ativos

Para que serve?

Confirma que os bens que estão na contabilidade existem mesmo e onde estão. Imprime as etiquetas, regista o que encontrou e o produto mostra o que falta, o que está noutro sítio e o que não tem ficha.

Quando utilizar?

• No fim do ano, antes de fechar as contas.
• Quando muda de instalações ou troca de responsável pelos bens.
• Quando o contabilista ou um auditor pede a prova de que os bens existem.
• Não use para stock de mercadorias: esse conta-se no Inventário. Para tirar um bem da contabilidade, veja como abater ou vender um ativo.

Onde encontrar?

Contabilidade › Lançar › Terceiros e ativos › O que há para fazer com os ativos? › Listas de apoio:

• Etiquetas de ativos: imprime as etiquetas.
• Inventário físico dos ativos: as campanhas de contagem.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista.
• Os ativos a contar estão em uso. Um ativo em preparação ou já abatido não entra na contagem.
• Tem um leitor de códigos de barras, a câmara do telemóvel, ou escreve os códigos à mão.

Como utilizar

1. Em Etiquetas de ativos, carregue em Imprimir etiquetas (PDF) e cole cada etiqueta no bem. Se os bens já têm etiqueta, passe ao passo seguinte.
2. Em Inventário físico dos ativos, carregue em Novo. Em Localizações, escolha onde vai contar. Deixe vazio para contar a empresa toda.
3. Carregue em Iniciar campanha. O estado passa a Em curso e a lista Contagens mostra cada ativo esperado como Não encontrado. Esperados diz quantos são.
4. Carregue em Registar contagens. Se está numa localização, escolha-a em Localização encontrada.
5. Em Código lido, leia ou escreva o código, por exemplo AF/00001, e carregue em Registar. Último resultado diz o que aconteceu. Repita para cada bem.
6. No fim, carregue em Concluído. Pode voltar a Registar contagens enquanto a campanha estiver em curso.
7. Confira a lista e carregue em Fechar campanha. Na janela «Depois de fechada, as contagens não podem ser alteradas. Continuar?», carregue em Confirmar.
8. Carregue em Imprimir divergências para ter a lista em PDF.

Fechar não se desfaz

Depois de fechar, as contagens já não se alteram. Para corrigir, faça outra campanha.

Resultado esperado

O estado passa a Fechado. Cada linha tem o resultado e Encontrados diz quantos ativos esperados foram contados. No topo, Não encontrados, Outra localização e Sem ficha mostram quantos há de cada.

Resultado	O que quer dizer	O que fazer
Encontrado	O bem está onde devia	Nada
Não encontrado	O bem não foi lido	Procure-o. Se não existe, fale com o contabilista certificado sobre o abate
Encontrado noutra localização	O bem foi lido noutro sítio	Veja a secção seguinte
Encontrado sem ficha	O código não é de nenhum ativo	Procure a ficha ou registe o ativo

Fazer o inventário não gera lançamentos. Um bem que falta só sai da contabilidade quando for abatido.

Corrigir as localizações

Quando há bens noutra localização, a campanha fechada mostra Atualizar localizações. Carregue no botão e, na janela «Os ativos encontrados noutra localização são movidos para onde foram encontrados. Continuar?», carregue em Confirmar. A ficha de cada ativo passa a ter a localização encontrada.

Contar sem ligação ao ecrã

Com a campanha em curso, Folha de contagem (XLSX) e Folha de contagem (CSV) descarregam a lista para contar em papel ou noutro programa.

1. Na folha, escreva Sim na coluna Contado (Sim) de cada bem encontrado. Se estava noutro sítio, escreva a localização na coluna Localização encontrada, como aparece no produto, por exemplo DEM/Stock.
2. Na campanha, carregue em Importar contagens. Em Folha (XLSX ou CSV), escolha o ficheiro e carregue em Importar.
3. Leia o Resultado, por exemplo «Contagens importadas: 2 encontrados, 0 já contados antes, 0 encontrados fora da campanha.», e carregue em Concluído.

A folha é verificada toda antes de registar: uma linha errada impede a importação da folha inteira. O Resultado começa então por «Nada foi importado. Corrija a folha e importe-a de novo:» e diz qual é a linha.

«Linha 2: o local «Armazém Norte» não existe. Use o nome de um local como aparece na coluna «Localização esperada», ou deixe vazio.» Corrija a localização na folha e importe-a de novo.

«Linha 2: nenhum ativo tem a etiqueta EQ-777. Confira a etiqueta; para guardar um código sem ficha use «Registar contagens» na campanha.» Um código sem ficha não entra pela folha. Tire a linha da folha e registe o código em Registar contagens.

Notas importantes

• A lista só vê os ativos em uso, na empresa ativa e nas localizações escolhidas. Um bem que nunca foi registado só aparece se o código for lido.
• Encontrados não conta os bens sem ficha. No exemplo, há 3 linhas lidas e 2 encontrados.
• O código da etiqueta é, por omissão, o código do ativo.

Problemas frequentes

«Não há ativos em uso nas localizações escolhidas: escolha outras localizações (ou nenhuma, para a empresa toda) antes de iniciar a campanha.» Carregue em Fechar e mude as Localizações. Deixe o campo vazio para contar tudo.

Último resultado: «Leia ou escreva o código da etiqueta antes de registar a contagem.» Carregou em Registar sem código. Escreva-o em Código lido e carregue de novo.

Último resultado: «Já contado: Viatura ligeira de mercadorias». O bem já foi lido nesta campanha. Não conta duas vezes: siga para o seguinte.

Último resultado: «Código desconhecido, registado sem ficha: EQ-999». Confirme se o código foi bem lido. Se o bem existe e não tem ficha, a linha fica como Encontrado sem ficha.