Como criar um orçamento e compará-lo com o realizado

Para que serve?

O orçamento fixa quanto se prevê gastar (ou receber) em cada conta analítica num período, normalmente o exercício. O relatório Orçamento versus realizado compara esse valor com o que já foi lançado e mostra o Desvio.

O orçamento não faz lançamentos contabilísticos: serve só para comparar.

Quando utilizar?

• No início do exercício, para fixar o limite de cada centro de custo.
• Durante o ano, para ver quem já gastou mais do que o previsto.
• Quando o orçamento muda a meio do ano: crie uma revisão, que guarda o orçamento anterior como Revisto (ver «Notas importantes»).
• Não o use para gastos sem conta analítica: a linha do orçamento exige uma conta analítica ou contas contabilísticas, e o realizado só conta o que tem essa ligação.

Onde encontrar?

• Orçamentos: Contabilidade › Consultar › Análise › Orçamentos.
• Relatório: Contabilidade › Consultar › Análise › Relatório de orçamento versus realizado.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista (cria, confirma, revê, cancela e repõe em rascunho). O Auditor abre os orçamentos e o relatório, mas não tem Novo nem botões: só lê.
• As contas analíticas existem (no exemplo, Interno, Administração, Comercial e Operações).
• O exemplo é a Empresa Demonstração, Lda, a 01/11/2026.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Consultar › Análise › Orçamentos. A lista abre com o filtro Em vigor, que esconde os orçamentos Revisto e Cancelado; retire o filtro para os ver. A lista mostra os orçamentos, com o Tipo, o período, o Número da revisão, o Total orçamentado e o Estado. No exemplo já há três orçamentos de 2026 Confirmado: Administração (16.000,00 €), Comercial (800,00 €) e Operações (17.000,00 €).
2. Carregue em Novo. Escreva o nome, por exemplo Orçamento 2026 - Interno, deixe Tipo em Anual e escreva o Início do período (01/01/2026) e o Fim do período (31/12/2026).
3. No separador Linhas, carregue em Adicionar uma linha. Escolha a Conta analítica (Interno) e escreva o valor em Orçamentado (3000). A Natureza fica Gasto; para um valor a receber escolha Rendimento (ver «Notas importantes»). As colunas Teórico, Realizado, Desvio e Alerta calculam-se sozinhas. Em vez da conta analítica pode escolher Contas contabilísticas.
4. Carregue em Confirmar. O estado passa a Confirmado e o orçamento já não se edita diretamente: só tem os botões Criar revisão e Cancelar. No exemplo, Teórico 2.506,85 €, Realizado 0,00 €, Desvio 3.000,00 € e o Alerta Dentro do previsto.
5. Para mudar um valor, abra o orçamento confirmado e carregue em Criar revisão. O orçamento original passa a Revisto e abre-se a revisão em Rascunho, com o Número da revisão 1 e as mesmas linhas. A revisão chama-se «… (cópia)». Altere o que for preciso e carregue em Confirmar: só então a revisão entra no relatório.
6. Abra Contabilidade › Consultar › Análise › Relatório de orçamento versus realizado. Em Mais filtros, marque Desdobrar tudo. A tabela mostra, por plano analítico e por conta, o Orçamentado, o Realizado, o Desvio e o Desvio %. No exemplo, com a revisão do orçamento «Interno» confirmada, o Total é 36.800,00 € orçamentado (33.800,00 € no plano «Centro de Custo» e 3.000,00 € no «Plano de projeto»), 24.495,00 € realizado e 12.305,00 € de desvio (33,44 %).
7. Carregue em Exportar PDF para a versão em papel (traz a empresa, o NIF, o período e quem o emitiu), em Exportar para folha de cálculo ou em Mostrar gráfico para ver as barras.

Resultado esperado

• O orçamento aparece na lista como Confirmado e as suas linhas entram no relatório. Os valores do relatório batem com os da linha do orçamento: Operações tem 17.000,00 € orçamentado e 12.390,00 € realizado nos dois ecrãs.
• Num gasto, o Desvio é o Orçamentado menos o Realizado; num rendimento é o contrário (o Realizado menos o Orçamentado). Comercial, com 800,00 € orçamentado e 855,00 € realizado, tem desvio de −55,00 €, Desvio % de −6,88 % e o alerta Orçamento excedido na linha.
• Teórico é o valor que deveria estar gasto hoje, repartindo o orçamento pelos dias do período: com 3.000,00 € e 305 dos 365 dias decorridos, 2.506,85 €.

Notas importantes

• O relatório só conta orçamentos confirmados. Um orçamento em Rascunho, Revisto ou Cancelado não entra: ao criar a revisão, o original deixa de contar até a revisão ser confirmada.
• Como se altera um orçamento confirmado. O caminho certo é Criar revisão (passo 5): o orçamento anterior fica guardado como Revisto e a revisão leva o Número da revisão, por isso o histórico não se perde. O produto deixa, porém, Cancelar um orçamento confirmado. Passa a Cancelado, sai do relatório (no exemplo, o total desce para 33.800,00 € orçamentado, 24.495,00 € realizado e 9.305,00 € de desvio, 27,53 %) e o botão Repor em rascunho devolve-o a Rascunho, onde se edita sem deixar revisão; Confirmar volta a pô-lo em vigor. Use esse caminho só para corrigir um engano de escrita; para uma mudança de orçamento durante o ano, crie uma revisão.
• Rendimento. Em cada linha a Natureza é Gasto ou Rendimento. Numa linha de rendimento com 1.000,00 € na conta analítica «Interno» e nada recebido, o ecrã mostra Teórico 835,62 €, Realizado 0,00 €, Desvio −1.000,00 € e o alerta Abaixo do teórico; o mesmo alerta aparece numa linha de gasto de 13.000,00 € em «Operações» com 12.390,00 € realizados, acima dos 10.863,01 € do teórico. A etiqueta é a mesma nos dois casos: confira sempre os valores ao lado.
• O produto só deixa eliminar um orçamento em rascunho ou cancelado.
• Realizado só com conta analítica. Os gastos sem conta analítica não aparecem no realizado nem no desvio. O relatório não mostra gastos «sem orçamento»: para o total da empresa use a demonstração de resultados.

Problemas frequentes

«Operação inválida: O orçamento «…» não tem linhas. Acrescente pelo menos uma conta analítica antes de o confirmar.»

• Causa: carregou em Confirmar sem nenhuma linha.
• O que fazer: carregue em Fechar, acrescente uma linha no separador Linhas e volte a Confirmar.

«Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»

• Causa: faltam o Início do período ou o Fim do período.
• O que fazer: preencha as duas datas com o formato dd/mm/aaaa e carregue em Confirmar.

«Uma linha de orçamento precisa de uma conta analítica ou de pelo menos uma conta…»

• Causa: ao guardar, há uma linha sem Conta analítica nem Contas. O ecrã chama-lhe Erro de Validação e diz «sem isso não há com que comparar o orçamento».
• O que fazer: carregue em Fechar, escolha a conta analítica (ou as contas) na linha, ou apague a linha em branco.

O orçamento que criei não aparece no relatório

• Causa: o orçamento está em Rascunho ou foi Revisto, ou o período do relatório não o cobre.
• O que fazer: confirme o orçamento (ou a revisão) e confira o período do relatório.