Como tratar os documentos recebidos dos clientes do gabinete

Para que serve?

Os clientes do gabinete enviam as faturas por e-mail ou pelo portal. Cada documento chega como rascunho de fatura de fornecedor na empresa certa, com o ficheiro em anexo, e fica à espera de uma pessoa o conferir e lançar. O ecrã O que chegou e o que falta mostra, por cliente e por mês, quantos documentos entraram.

Quando utilizar?

• Para tratar o que os clientes enviaram desde a última vez.
• Para saber que clientes ainda não enviaram nada este mês.
• Não conta como lançado o que está em rascunho: só passa à contabilidade quando a fatura é confirmada.

Onde encontrar?

• Contabilidade › Lançar › Compras › Documentos recebidos dos clientes do gabinete (Contabilista).
• Contabilidade › Consultar › Terceiros › O que chegou e o que falta (Contabilista).
• Contabilidade › Configurar › Sistema › Caixa de entrada do gabinete (e-mails com ficheiros que chegam ao endereço do gabinete; a empresa cliente é decidida por regras escritas, não pela IA; ver o passo 7).

Os três só existem com o Modo gabinete ligado.

Antes de começar

• Perfil: Contabilista. O exemplo é a Empresa Demonstração, a 01/11/2026.
• Cada empresa cliente tem o seu endereço de e-mail (o do diário de compras) e uma página no portal para o cliente.

Como utilizar

1. Abra Lançar › Compras › Documentos recebidos dos clientes do gabinete. A lista abre filtrada em Por tratar e mostra Recebido em, Recebido por (E-mail ou Portal), Enviado por, Parceiro e Estado. No exemplo há, a 01/11/2026, três rascunhos: dois por e-mail (geral@demonstracao.example.invalid e geral@papelaria-exemplo.example) e um pelo Portal.
2. Retire o filtro Por tratar para ver também o que já foi tratado: na demonstração aparecem mais dois documentos já Publicada (um de e-mail e um do portal).
3. Abra o rascunho. É uma fatura de fornecedor com o ficheiro em anexo. Se algum ficheiro não foi aceite, o histórico diz-o: «Ficheiros não aceites: 'programa.exe': só se aceitam ficheiros PDF, imagens (PNG, JPG), XML, CSV e OFX.» O PDF do exemplo ficou aceite.
4. Preencha ou confira o fornecedor, a data, as linhas e os impostos e carregue em Confirmar; o lançamento segue o procedimento normal de uma fatura de fornecedor. Para ler o PDF com ajuda do Copiloto, veja Como ler documentos.
5. Abra Consultar › Terceiros › O que chegou e o que falta. Abre filtrado em Nada recebido e no mês corrente: se todos os clientes enviaram algo, mostra «Todos os clientes enviaram algo este mês». Retire os filtros para ver os últimos 12 meses: a Empresa Demonstração tem em 01/11/2026 2 por e-mail, 1 pelo portal, 3 recebidos; em 01/10/2026, 1 e 1, 2 recebidos.
6. Quando é o cliente a enviar pelo portal. O cliente entra com o seu utilizador de portal (a primeira vez, o ecrã diz «A palavra-passe que recebeu é temporária. Escolha uma nova para continuar.») e abre /my/documentos, Enviar documentos ao seu contabilista. Escolhe o ficheiro e carrega em Enviar. Um PDF válido é aceite («Recebido: fatura-exemplo.pdf. O seu contabilista vai tratar deles.») e passa a Recebido em O que recebemos de si. Um ficheiro recusado mostra o motivo e não entra: programa.exe dá «só se aceitam ficheiros PDF, imagens (PNG, JPG), XML, CSV e OFX.», um PDF vazio dá «o ficheiro está vazio.» e um ficheiro de texto com a extensão .pdf dá «o conteúdo não é um ficheiro PDF válido.». O documento enviado entra na lista do passo 1 com Recebido por Portal, em Rascunho, e conta em Pelo portal no ecrã do passo 5.
7. A caixa de entrada do gabinete. Abra Configurar › Sistema › Caixa de entrada do gabinete. A lista abre filtrada em Por atribuir; retire o filtro para ver tudo. Cada linha é um e-mail com ficheiros, com o Remetente, a Empresa cliente, a Confiança e o Estado (Por atribuir, Por processar ou Processado). Abra um e-mail: o campo Porquê esta empresa diz como a empresa foi escolhida. No exemplo, um e-mail de geral@demonstracao.example.invalid com um PDF onde está o NIF da Empresa Demonstração ficou atribuído a essa empresa, com 95 % e Por processar; um e-mail do mesmo remetente de duas empresas, sem NIF, ficou Por atribuir com 0 % (diz que o remetente está ligado a várias empresas e nenhum NIF as distingue). Num e-mail Por atribuir, escolha a Empresa cliente e carregue em Atribuir à empresa escolhida; passa a Por processar. Só aceita empresas portuguesas em que a pessoa trabalhe: com outra, o ecrã diz «Só pode atribuir o e-mail a uma empresa portuguesa em que trabalhe. Não foi alterado nada.» Num e-mail Por processar, carregue em Criar os rascunhos e confirme («Os rascunhos são criados com as suas permissões e nada é validado»). Uma fatura com o código QR da AT é lida sem IA e fica Rascunho criado. Nada foi validado: confira-o com o documento antes de lançar.; esse rascunho aparece na lista do passo 1 como E-mail.

Resultado esperado

• Cada documento aparece uma vez, com o canal e quem enviou.
• Um mês com 0 em Recebido é um cliente a quem pedir os documentos.

Notas importantes

• A contagem é por data de entrada no produto (a data em que o rascunho foi criado), não pela data da fatura.
• Aceitam-se PDF, imagens (PNG e JPG), XML, CSV e OFX; o ficheiro é recusado se vazio, maior que 10 MB, ou se o conteúdo não corresponder ao tipo. Cada mensagem aceita no máximo 10 ficheiros.
• A Caixa de entrada do gabinete é outro canal e tem duas condições, que só o perfil Administração fiscal cumpre:
  1. Em Copiloto › Ligações às IAs › Definições da IA, marcar Empresa do gabinete? na empresa do gabinete (só uma). Sem isso, o e-mail é recusado: «Nenhuma empresa foi escolhida como gabinete da caixa de entrada. Nada foi guardado.»
  2. Em Copiloto › Controlo › Interruptores, ligar, para essa empresa, o Copiloto (interruptor geral da empresa), a Ligação à IA (chamadas ao fornecedor de IA) e IA - Caixa de entrada do gabinete. Estes interruptores estão marcados «Para fora» no ecrã: ligam-se por decisão da empresa. Quem não é Administração fiscal vê «Peça ao perfil de Administração fiscal para ligar a IA». Com tudo desligado, a lista está vazia e o ecrã explica porquê.
• A empresa cliente nunca é decidida pela IA. Decidem o remetente (tem de ser conhecido: endereço da empresa, de um contacto ou de um utilizador da empresa) e os NIF escritos no e-mail e nos documentos: sendo conhecido o remetente e aparecendo o NIF de uma das suas empresas, a escolha é essa (95 %); sem NIF e com uma só empresa, 80 %; com várias empresas ou com um remetente desconhecido, o e-mail fica Por atribuir. Só a leitura de um ficheiro que não tem código QR pode usar a IA, e o texto do e-mail nunca lhe é enviado. A IA continua desligada na base de demonstração («Base de testes: a IA não é chamada»), por isso não se testou a leitura de documentos sem QR.
• Na demonstração não há servidor de e-mail ligado (a rede está bloqueada): a chegada dos e-mails do exemplo (e da caixa de entrada) foi simulada com o mesmo método que o servidor de e-mail chama. O envio real depende de o domínio de e-mail estar configurado no Odoo.

Problemas frequentes

O cliente diz que enviou e não vejo nada

• Causa: a lista abre em Por tratar; ou o ficheiro foi recusado; ou o e-mail não foi para o endereço do diário de compras da empresa certa.
• O que fazer: retire o filtro, procure o rascunho e leia o histórico. Peça ao cliente que reenvie em PDF.

«Só pode atribuir o e-mail a uma empresa portuguesa em que trabalhe»

• Causa: a empresa escolhida em Empresa cliente não é uma das empresas em que a pessoa trabalha (o campo oferece-a na mesma).
• O que fazer: escolha uma das suas empresas ou peça a um administrador fiscal que lhe dê acesso à empresa do cliente.

Ficheiros não aceites

• Causa: o tipo, o tamanho ou o conteúdo do ficheiro.
• O que fazer: peça ao cliente um PDF ou fotografia (PNG ou JPG).