Como pagar a fornecedores (notas de pagamento e ficheiro SEPA)

Para que serve?

Há duas formas de pagar a fornecedores no fiscaldoo e este artigo explica as duas. A nota de pagamento prepara o pagamento de uma ou mais faturas e obriga a conferir e aprovar antes de pagar: serve para quem separa quem prepara de quem autoriza. O lote de pagamentos junta vários pagamentos já registados num único ficheiro de transferências SEPA, que se entrega no homebanking do banco.

O fiscaldoo não envia nada ao banco: gera o ficheiro e quem paga é o banco, quando o ficheiro for lá entregue.

Quando utilizar?

• Tem faturas de fornecedores por pagar e quer que a ordem de pagamento passe por conferência e aprovação (nota de pagamento).
• Paga vários fornecedores no mesmo dia e prefere um só ficheiro a introduzir cada transferência à mão (lote).
• Não use o lote para pagamentos a fornecedores sem IBAN, nem para pagamentos em moeda que não seja o euro: o ficheiro SEPA só leva euros e o ecrã recusa o resto. Testado com um pagamento de 100,00 USD ao fornecedor Cloud Services Inc. num lote: ao Validar, sem IBAN do fornecedor no pagamento, o ecrã diz «PBNK1/2027/00001 não tem conta bancária do fornecedor (IBAN): indique-a no pagamento.»; com o IBAN indicado, diz «Não é possível gerar o ficheiro SEPA: - PBNK1/2027/00001: as transferências SEPA só são em euros». O lote fica em Rascunho; pague essa fatura por uma nota de pagamento ou pelo banco, fora do lote.
• Não use a nota de pagamento como documento fiscal: é um documento interno, sem série fiscal nem ATCUD.

Onde encontrar?

• Notas de pagamento: em Contabilidade › Lançar › Compras › Faturas de fornecedores, marque as faturas e abra Ações › Criar notas de pagamento. As notas ficam em Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › Pagamentos a fornecedores.
• Lotes: Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › Lotes de pagamentos (ou o botão Novo lote de pagamentos em O que há para fazer com os bancos?).

Antes de começar

• As faturas estão Publicadas e cada fornecedor tem IBAN registado.
• Os perfis certos: Contabilista cria e emite as notas e prepara os lotes; Conferir exige o perfil Tesouraria: Gestor; Aprovar exige Tesouraria: Aprovador ou Tesouraria: só aprovação de pagamentos. Quem confere não deve ser quem aprova. Atribui-se em Configurar › Segurança e dados › Utilizadores (administrador).
• Para o lote: o diário Banco tem o IBAN da empresa (e o BIC) preenchidos: vão no ficheiro como conta a debitar.

Como utilizar

Pagar faturas com uma nota de pagamento

1. Em Faturas de fornecedores, marque as faturas a pagar (no exemplo, FTF/2026/00050, 123,00 € da Papelaria Central, Lda, e FTF/2026/00049, 369,00 € da Equipamentos e Mobiliário Lusitano, Lda), carregue em Ações e escolha Criar notas de pagamento.
2. Escolha o Diário de pagamento (Banco) e a Data. A janela lista as faturas e avisa: «É criada uma nota de pagamento por fornecedor e moeda. Nada é lançado até emitir a nota.» Carregue em Criar notas de pagamento.
3. Surgem as notas NLP/00001 e NLP/00002, em Rascunho e Em análise. Ainda não há lançamento.
4. Quem tem o perfil Tesouraria: Gestor abre a nota e carrega em Conferir. A nota passa a Conferido.
5. Quem tem o perfil de aprovação abre a nota conferida e carrega em Aprovar (pronto a pagar). A nota fica Pronto a pagar. Com Recusar / bloquear a nota fica bloqueada e Reabrir (do perfil Gestor) devolve-a à conferência.
6. O Contabilista abre a nota pronta e carrega em Emitir nota de pagamento. O pagamento é lançado e reconciliado com a fatura: no exemplo, a PBNK1/2026/00054 e a PBNK1/2026/00055, com as faturas Pagas.

Pagar vários fornecedores com um lote e um ficheiro SEPA

1. Abra Lotes de pagamentos e carregue em Novo. Escolha o Diário bancário (Banco) e a Data de execução (a data em que o banco deve executar). Em Pagamentos, Adicionar uma linha e escolha cada pagamento: no exemplo, PBNK1/2026/00044 (149,50 €) e PBNK1/2026/00045 (79,60 €), ambos da Papelaria Central, Lda. O Total (229,10 €) e o N.º de pagamentos (2) calculam-se sozinhos, e o IBAN do fornecedor vem do pagamento. O Formato do ficheiro abre em Formato de 2019 (recomendado).
2. Grave. O lote fica LOTE/00002, em Rascunho, com Validar e gerar ficheiro e Anular.
3. Carregue em Validar e gerar ficheiro. O estado passa a Validado e aparece «Ficheiro gerado. O ficheiro de transferências LOTE_00002.xml foi gerado e está anexado ao lote. Nada foi enviado ao banco». No separador Ficheiro ficam o Ficheiro SEPA, o Código de controlo do ficheiro e os Avisos do ficheiro: no exemplo, o fiscaldoo trocou «Demonstração» por «Demonstracao» no nome da empresa, porque o conjunto de carateres SEPA não tem acentos.
4. Carregue em Descarregar o ficheiro SEPA. No exemplo, o ficheiro LOTE_00002.xml tem 2 transações e o total de controlo 229,10, iguais ao lote.
5. Entregue o ficheiro no homebanking do banco. Depois, no lote, carregue em Marcar como enviado: o estado passa a Enviado, com Enviado em e Enviado por. Já não se altera nem se anula.
6. Quando o banco debitar o lote, importe o extrato (Como importar um extrato bancário) e, no lote, carregue em Procurar movimento bancário. O fiscaldoo liga o lote ao Movimento bancário de −229,10 € e o botão passa a Reconciliar. Carregue em Reconciliar: o lote fica Reconciliado.

Resultado esperado

• Nota de pagamento emitida: o lançamento do pagamento é D 2211 Fornecedores gerais 123,00 € e C 120003 Pagamentos Pendentes 123,00 €, reconciliado com a fatura (que passa a Pago). A conta 120003 só sai quando o banco debitar.
• Lote reconciliado: o extrato lança D 120001 Conta Transitória 229,10 € e C 121 Depósitos à ordem 229,10 €; a reconciliação do lote lança D 120003 Pagamentos Pendentes 229,10 € e C 120001 Conta Transitória 229,10 € (OD/2026/00106, em Operações Diversas). Um único movimento do banco paga o lote inteiro.
• O lote não liga os pagamentos às faturas: no exemplo, os pagamentos PBNK1/2026/00044 e 00045 continuam por reconciliar com as faturas; faça-o como em Como reconciliar faturas e pagamentos.

Notas importantes

• Só entram no lote os pagamentos no estado Pago. Os pagamentos emitidos por nota de pagamento, e os criados com o botão Pagar da fatura, ficam Reconciliado com a fatura e não aparecem na lista do lote. Para pagar uma nota por ficheiro SEPA, não a emita por este caminho: use pagamentos manuais, que se ligam à fatura depois.
• Um pagamento só pode estar num lote ativo. Se estiver noutro, o fiscaldoo não o aceita.
• Depois de «Enviado», não há volta. Até ao envio, Anular passa o lote a Anulado.
• Diferenças de IBAN ou de nome. O ficheiro vai com o IBAN que está no pagamento: confirme-o com o fornecedor antes de validar.

Problemas frequentes

«Há campos obrigatórios por preencher» ao criar as notas

• Sintoma: ao carregar em Criar notas de pagamento sem Diário de pagamento, «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• O que fazer: escolha o Diário de pagamento.

«PBNK1/2026/00044 já está no lote LOTE/00002»

• Sintoma: ao gravar um lote com um pagamento que já está noutro lote ativo, «Erro de Validação: PBNK1/2026/00044 já está no lote LOTE/00002.»
• O que fazer: retire o pagamento do segundo lote, ou anule o primeiro se ainda não foi enviado.

«Foram encontrados 0 movimentos bancários de - 229,10 €»

• Sintoma: ao carregar em Procurar movimento bancário antes de importar o extrato: «Foram encontrados 0 movimentos bancários de - 229,10 € desde 01/11/2026. Porquê: O lote só se liga sozinho ao banco quando existe exatamente um movimento por reconciliar, do mesmo diário, com o valor total do lote. Como resolver: Se o movimento não existe, importe o extrato do banco; se há vários, escolha o certo no campo «Movimento bancário» do lote.»
• O que fazer: importe o extrato do banco, ou escolha o movimento no campo Movimento bancário.

Não vejo os botões Conferir ou Aprovar

• Causa: o seu utilizador não tem o perfil Tesouraria: Gestor (Conferir) nem Tesouraria: Aprovador ou só aprovação de pagamentos (Aprovar). Cada botão só aparece ao perfil certo e só no estado certo: Conferir com a nota Em análise, Aprovar com a nota Conferido.
• O que fazer: peça ao administrador que atribua o perfil em Utilizadores.