Como reconciliar faturas e pagamentos de clientes e fornecedores

Para que serve?

Reconciliar é ligar o que se deve com o que se pagou: a fatura de um fornecedor com o pagamento que a liquida, ou o recebimento de um cliente com a devolução que lhe foi feita. Depois de reconciliados, os dois lados deixam de aparecer como saldo em aberto na conta corrente do cliente ou do fornecedor.

Este artigo cobre os dois casos que o fiscaldoo trata no ecrã: as faturas, que se reconciliam na própria fatura, e os outros itens de um cliente ou fornecedor (pagamentos e lançamentos manuais), que se reconciliam na lista de itens por reconciliar. A reconciliação com o extrato do banco é outra tarefa: ver Como reconciliar movimentos bancários.

Quando utilizar?

• Registou um pagamento a um fornecedor ou um recebimento de cliente fora da fatura e a fatura continua por pagar.
• Um cliente pagou a mais ou por engano e devolveu-se o dinheiro: o recebimento e a devolução têm de se anular.
• A conta corrente de um cliente ou fornecedor mostra saldos pequenos (cêntimos) que sobraram de arredondamentos ou de descontos.
• Não use a lista de itens para reconciliar uma fatura: ela não mostra as linhas das faturas (ver o passo 1 e as notas).

Onde encontrar?

• Faturas: Contabilidade › Lançar › Compras › Faturas de fornecedores (ou Vendas e cobranças › Faturas de clientes), na ficha da fatura, o aviso Débitos pendentes (fornecedores) ou Créditos pendentes (clientes).
• Itens que não são faturas: Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › Reconciliação de terceiros.
• Reconciliação automática: Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › O que há para fazer com os bancos?, na secção Listas de apoio, a linha Reconciliação automática de terceiros.

Antes de começar

• O perfil é Contabilista (ou Responsável fiscal). O Auditor só consulta: ao tentar criar uma reconciliação manual, o ecrã responde «O seu perfil (Auditor) é só de leitura: consulta tudo e nunca cria, altera ou elimina nada.»
• A fatura está Publicada e o pagamento está registado: um rascunho não se reconcilia.
• Os dois lados são do mesmo cliente ou fornecedor, da mesma conta e da mesma empresa.
• Se vai ajustar uma diferença, escolha antes com o contabilista certificado a conta de ganhos ou de gastos onde ela fica.

Como utilizar

Reconciliar uma fatura com o seu pagamento

1. Abra a fatura do fornecedor (no exemplo, FTF/2026/00046, 300,00 € da Papelaria Central, Lda). O aviso Tem débitos pendentes listados abaixo para este fornecedor diz que há pagamentos registados e ainda sem fatura. Na secção Débitos pendentes, escolha o pagamento certo (PBNK1/2026/00043, 300,00 €) e carregue em Adicionar.
2. A fatura passa a Pago, o botão Pagamentos mostra 1 e o Valor em Dívida é 0,00 €. A reconciliação não cria nenhum lançamento novo: só liga as linhas do pagamento e da fatura na conta 2211.
3. Se o pagamento for diferente do total (no exemplo, 149,50 € para uma fatura de 150,00 €), a fatura fica com o Valor em Dívida da diferença (0,50 €). O restante tem de ser liquidado com outro pagamento. Não há no ecrã de reconciliação de terceiros um passo para fechar o resíduo de uma fatura: a lista só mostra pagamentos e lançamentos manuais, não as linhas das faturas, por isso a diferença de 0,50 € fica na fatura (Valor em Dívida) até ser paga.

Reconciliar itens de um cliente ou fornecedor que se anulam

1. Abra Reconciliação de terceiros. A lista Itens de terceiros por reconciliar mostra, por Conta e depois por Parceiro, os itens registados com saldo em aberto. Abra o grupo da conta (2111 Clientes gerais) e do cliente (António Carlos Sousa (ENI)): há dois itens, uma cobrança de −123,00 € e a sua devolução de 123,00 €.
2. Marque as duas linhas, carregue em Ações e escolha Reconciliar itens de terceiros.
3. O assistente mostra a Conta, o Terceiro, o Débito em aberto, o Crédito em aberto e a Diferença. Com 123,00 € de cada lado, a diferença é 0,00 €: carregue em Reconciliar. Os dois itens saem da lista e o grupo do cliente desaparece.
4. Se os dois lados não fecham (no exemplo, 200,00 € recebidos e 199,50 € devolvidos), o assistente mostra a Diferença (−0,50 €) e diz: «Os itens não fecham: sem ajuste fica uma reconciliação parcial em aberto.» Sem fazer mais nada, carregar em Reconciliar liga as linhas mas deixa 0,50 € em aberto na conta do cliente.
5. Para fechar a diferença, ative Ajustar a diferença?, escolha a Conta de ajuste e o Diário do ajuste (abre com Operações Diversas), confirme a Descrição («Ajuste de reconciliação») e a Data do ajuste, e carregue em Reconciliar. O fiscaldoo cria um lançamento de ajuste no diário escolhido: no exemplo, D 2111 Clientes gerais 0,50 € e C na conta de ajuste 0,50 €, e reconcilia tudo. Pendente de validação por contabilista certificado: conta de ganhos ou de gastos onde se lançam as diferenças de reconciliação de clientes e fornecedores, e o seu tratamento fiscal.

Reconciliar automaticamente vários itens

1. Abra O que há para fazer com os bancos? e, em Listas de apoio, carregue em Reconciliação automática de terceiros.
2. Nos Critérios, escolha as Contas, os Terceiros e as datas De e Até que quer rever; se deixar tudo vazio, o fiscaldoo considera todas as contas de clientes e fornecedores. Em Tolerância, escreva a maior diferença que aceita ajustar (por omissão 0,00 €, só valores iguais) e escolha a Conta de ajuste; o Diário do ajuste, a Descrição e a Data do ajuste abrem preenchidos. No exemplo: Terceiros Cliente Teste Beta, SA, Tolerância 0,50 €. Sem Conta de ajuste, só se reconciliam valores iguais.
3. Carregue em Pré-visualizar. A janela diz o Número de correspondências (1) e quantas levam ajuste (Com ajuste 1), e lista cada par: a conta, o cliente, as linhas e a Diferença (−0,40 €). Nada foi reconciliado ainda; Voltar deixa corrigir os critérios.
4. Carregue em Reconciliar. A janela passa a dizer Reconciliação concluída. e fica a lista do que se reconciliou. O lançamento de ajuste foi D 2111 Clientes gerais 0,40 € e C 7888 Outros não especificados 0,40 €. É um ganho da empresa (a conta é de rendimentos): o cliente ficou a favor da empresa, que recebeu 200,00 € e devolveu 199,50 € (no primeiro ajuste, 0,50 €, o lançamento usa a conta 7882 «Excesso da estimativa para impostos», que não descreve este caso: use uma conta de ajuste sua). Carregue em Fechar. Pendente de validação por contabilista certificado: conta de ajuste adequada às diferenças de reconciliação.

Resultado esperado

• A fatura fica Pago (ou com o Valor em Dívida da diferença) e a conta corrente do cliente ou fornecedor deixa de mostrar os itens reconciliados.
• Reconciliar sem diferença não cria lançamentos; com ajuste, cria um lançamento no diário escolhido (no exemplo, OD/2026/00104 e OD/2026/00105 em Operações Diversas), que se vê no razão e no extrato do terceiro.

Notas importantes

• A lista de itens não mostra faturas. Só mostra pagamentos e lançamentos manuais; as linhas das faturas não aparecem nem entram na reconciliação automática. Para reconciliar uma fatura, use o aviso Débitos pendentes ou Créditos pendentes da própria fatura.
• Cada reconciliação é de um só terceiro, uma só conta e uma só empresa. O assistente recusa o resto (ver os problemas frequentes).
• O ajuste vai para resultados. Antes de ajustar, confirme com o contabilista certificado que uma diferença daquele tamanho se pode lançar como ganho ou gasto. Pendente de validação por contabilista certificado: limites e documentação da diferença.
• Reconciliar não comunica nada à AT.

Problemas frequentes

«Selecione pelo menos dois itens para reconciliar»

• Sintoma: ao abrir Reconciliar itens de terceiros com uma só linha marcada, o assistente mostra: «Selecione pelo menos dois itens para reconciliar. Abra a lista de itens por reconciliar, marque os itens a débito e a crédito do mesmo terceiro e tente de novo.»
• O que fazer: feche o assistente, marque também o item do outro lado e repita.

«Os itens selecionados pertencem a terceiros diferentes»

• Sintoma: «Os itens selecionados pertencem a terceiros diferentes (ou alguns não têm terceiro). A reconciliação de terceiros exige um único terceiro.»
• O que fazer: marque só os itens de um cliente ou fornecedor de cada vez.

«Há campos obrigatórios por preencher» ao ajustar

• Sintoma: com Ajustar a diferença? ativo e sem Conta de ajuste, Reconciliar mostra «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»
• O que fazer: escolha a Conta de ajuste.

«Não há nada a reconciliar com estes critérios»

• Sintoma: na reconciliação automática, a pré-visualização dá Número de correspondências 0 e Reconciliar responde «Não há nada a reconciliar com estes critérios. Altere a tolerância, as datas ou as contas e pré-visualize de novo.»
• Causa: os valores não são iguais e a tolerância é 0,00 €, ou falta a Conta de ajuste.
• O que fazer: Voltar, aumente a Tolerância e escolha a Conta de ajuste, ou reconcilie à mão.