Como criar uma conta bancária ou de caixa

Para que serve?

Cada conta bancária e cada caixa tem um diário na contabilidade: é nele que entram os movimentos e os extratos. O assistente Criar um diário cria o diário e a conta do plano de contas que lhe corresponde, em três passos. Serve para um banco e para uma caixa, e o IBAN do banco preenche-se depois, na ficha do diário.

Quando utilizar?

• Quando abre uma conta num banco novo ou uma nova caixa.
• Não o use para trocar de IBAN numa conta que já existe: altera-se no diário existente.

Onde encontrar?

Contabilidade › Configurar › Geral › Criar um diário. Os diários que já existem estão em Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › O que há para fazer com os bancos? › Listas de apoio › Diários de banco e caixa. Quem tem o perfil Contabilista certificado vê nessa lista o botão Novo, que abre a ficha de um diário em branco (ver «Notas importantes»); o Contabilista não o vê.

Antes de começar

• O perfil é Contabilista certificado: testado até ao fim do assistente. O Contabilista não tem o menu Criar um diário.
• Sabe o nome e o código curto do diário (até 5 caracteres). Para um banco, tem o IBAN à mão: não se pede no assistente, preenche-se na ficha do diário (passo 5).

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Configurar › Geral › Criar um diário. O assistente pergunta Para que serve? e oferece Vendas (faturas a clientes), Compras (faturas de fornecedores), Banco, Caixa, Cartão de crédito e Operações diversas. Escolha Banco (ou Caixa) e carregue em Seguinte.
2. Passo 2 de 3: nome e código. Preencha o Nome do diário (por exemplo Banco exemplo), o Código curto (BNK2) e, se não for euros, a Moeda. Carregue em Seguinte.
3. Passo 3 de 3: contas. O ecrã diz «Deixe a conta principal vazia e ela é criada por si no plano de contas». Pode escolher a Conta principal e a Conta de pendentes. Numa Caixa, o passo tem mais dois campos: Conta de ganhos por diferenças de caixa e Conta de perdas por diferenças de caixa. Deixe tudo vazio e carregue em Criar diário.
4. Abre-se o diário criado. No exemplo do banco ficou Banco exemplo, tipo Banco, código BNK2, com a conta 122 Banco exemplo criada no plano de contas, a conta de pendentes 120001 Conta Transitória e as contas de ganhos 7888 e de perdas 6888 (Outros não especificados). O Número da Conta Bancária fica vazio. Numa caixa (no exemplo Caixa exemplo, código CSH1, que é o que o assistente propõe para uma caixa) a conta principal criada foi 112 Caixa exemplo, com a mesma conta de pendentes e as mesmas contas de ganhos e de perdas.
5. Preencher o IBAN (só num banco). Na ficha do diário, escreva o IBAN em Número da Conta Bancária (no exemplo, PT50000201231234567890154), escolha Criar “PT50000201231234567890154” na lista que aparece (se o IBAN já existir, a lista oferece-o formatado e escolhe-o) e carregue em Guardar. O número fica guardado com espaços, em grupos de quatro: PT50 0002 0123 1234 5678 9015 4.

Resultado esperado

• Um diário novo na lista Diários de banco e caixa, e uma conta nova no plano de contas: 122 no exemplo do banco (a seguinte à 121, por baixo da 12 Depósitos à ordem) e 112 no da caixa (a seguinte à 111, por baixo da 11 Caixa).
• Num banco, o IBAN guardado na ficha do diário.
• O assistente não lança nada: só cria o diário e a conta.

Notas importantes

• O IBAN não se pede no assistente. Preenche-se na ficha do diário, depois de o criar (passo 5). Um IBAN que já existe não se cria outra vez: aparece formatado na lista do campo, onde o escolhe. Se tentar criá-lo de novo, o ecrã diz «A operação não pode ser concluída: A combinação de 'utilizador' e 'número da conta' deve ser única».
• O botão Novo da lista de diários. O Contabilista certificado vê Novo em Diários de banco e caixa. Abre a ficha de um diário em branco, já com o tipo Banco e um código sugerido (BNK3 no exemplo). Ao carregar em Guardar com só o nome preenchido (no exemplo, Banco pela ficha), a conta principal também é criada (123). O assistente continua a ser o caminho recomendado, porque pergunta primeiro se é banco ou caixa. Só experimentei o Novo num banco.
• O Contabilista não cria diários. Não tem o menu Criar um diário nem o botão Novo na lista. Peça ao Responsável fiscal, ou ao Contabilista Certificado.
• Uma conta nova no plano de contas deve ser conferida pelo contabilista certificado (classe 12 para bancos e 11 para caixas). Pendente de validação por contabilista certificado: a conta que o assistente escolhe por omissão para o diário de caixa.

Problemas frequentes

«O IBAN … é inválido»

• Sintoma: ao escolher Criar “…” com um IBAN errado, abre-se a janela Criar Número da Conta Bancária e, ao carregar em Guardar, aparece Erro de Validação: «O IBAN "PT50000700000000000000023" é inválido (dígitos de controlo do NIB português). Verifique o número no seu extrato bancário.»
• Causa: os dígitos de controlo do IBAN não batem certo.
• O que fazer: carregue em Fechar e em Descartar, confira o número no extrato do banco e escreva-o de novo.

«Já existe um diário com o código…»

• Sintoma: no passo 2, ao carregar em Seguinte, abre-se a janela Operação inválida: «Já existe um diário com o código «BNK1» em Empresa Demonstração, Lda. Os códigos de diário não se repetem: escolha outro.»
• Causa: o código curto já é de outro diário da mesma empresa.
• O que fazer: carregue em Fechar e escolha outro código (o campo aceita no máximo 5 caracteres).

O menu «Criar um diário» não aparece

• Sintoma: em Configurar › Geral não há Criar um diário.
• Causa: o perfil (por exemplo Contabilista) não tem direito de criar diários.
• O que fazer: peça ao Responsável fiscal que o crie.