Como pedir a confirmação de saldos a clientes e fornecedores
Para que serve?
Pede a um cliente ou fornecedor que confirme o saldo que a sua empresa tem nos livros. Depois, mostra quem confirmou, quem discorda e quem não respondeu. É uma prova muito pedida por auditores. O fiscaldoo prepara a carta: é a sua empresa que a envia, porque o produto não contacta ninguém. Não cria lançamentos e a carta não é um documento fiscal.
Quando utilizar?
- Quando um auditor ou o contabilista pede a confirmação de saldos no fim do ano.
- Quando quer esclarecer uma dívida antiga com um cliente ou fornecedor.
- Para mandar ao cliente a lista das faturas por pagar, use antes os extratos de terceiros.
Onde encontrar?
Auditoria › Conferências › Circularização de saldos.
Antes de começar
- O seu perfil é Contabilista certificado. O Auditor vê os pedidos, mas não os cria nem os altera: a lista não tem Novo. O Contabilista não tem a aplicação Auditoria.
- Os documentos até à data do saldo estão lançados. O saldo conta apenas lançamentos já publicados.
Como utilizar
- Abra Circularização de saldos. A lista abre com o filtro A aguardar resposta. Carregue em Novo.
- Em Cliente ou fornecedor, escolha o parceiro.
- Em Saldo em, escreva a data do saldo. Abre com a data de hoje.
- O Saldo nos livros aparece logo que escolhe o cliente. Guarde. Se mudar a data depois, carregue em Atualizar o saldo.
- Carregue em Imprimir a carta. Descarrega um PDF com o saldo e um quadro para o cliente responder. Envie-a por si, por correio ou por e-mail.
- Carregue em Marcar como enviado. O pedido passa a A aguardar resposta, e Enviado em fica com a data de hoje. A partir daqui, o pedido já não se altera nem se elimina.
- Quando chegar a resposta, preencha Respondido em e Saldo confirmado pelo cliente ou fornecedor. Guarde.
- Carregue em Registar a resposta.
- Se ninguém responder, carregue em Encerrado sem resposta.
Resultado esperado
O estado do pedido fica um destes:
| Estado | O que quer dizer |
|---|---|
| Por enviar | O pedido foi criado e pode ser alterado |
| A aguardar resposta | A carta seguiu e falta a resposta |
| Confirmado | O valor da resposta é igual ao dos livros |
| Respondeu com saldo diferente | O valor da resposta é diferente, e a Diferença mostra quanto |
| Sem resposta | Encerrou o pedido sem resposta |
Na lista, tire o filtro A aguardar resposta para ver todos os pedidos.
Como ler o saldo
- Positivo: o parceiro deve-lhe. No exemplo, a carta diz «Deve-nos 4.847,43 €».
- Negativo: deve ao parceiro. No exemplo de um fornecedor, -2.096,87 € na ficha, e a carta diz «Devemos-lhe 2.096,87 €».
- Mesmo parceiro, cliente e fornecedor: o saldo junta as duas posições. Antes de enviar, confira-o nos extratos de terceiros.
Notas importantes
- Um pedido enviado fica como histórico. Se o valor estiver errado, encerre-o e crie outro.
- Uma diferença não corrige nada sozinha. Procure a causa com o parceiro (por exemplo, uma fatura que ele ainda não recebeu ou um pagamento em trânsito). Só depois faça os lançamentos que forem precisos.
- Pendente de validação por contabilista certificado: a quem enviar, com que antecedência e como tratar quem não responde. O produto não define estas regras: são do auditor.
Problemas frequentes
«Preencha a data da resposta do pedido CIRC/2026/0001 antes de a registar.» Falta Respondido em. Preencha a data, guarde e volte a carregar em Registar a resposta.
«A resposta ao pedido CIRC/2026/0001 tem data anterior ao envio (05/11/2026). Corrija a data da resposta.» A data da resposta é anterior a Enviado em. Corrija-a.
O Saldo nos livros aparece a 0,00 €. O parceiro não tem saldo nessa data. Confirme a data e carregue em Atualizar o saldo. Se continuar a zero, confira os extratos de terceiros.
Quero mudar a data de um pedido já enviado. Não é possível: os campos ficam bloqueados e Eliminar desaparece de Ações. Encerre o pedido e crie outro.
A lista parece vazia. Tem o filtro A aguardar resposta ligado. Tire-o para ver os pedidos noutros estados.