Como registar os movimentos da caixa
Para que serve?
A caixa é o dinheiro em numerário da empresa. Este artigo mostra como registar o que entra e o que sai dela: uma despesa paga em dinheiro e o pagamento ou o recebimento em dinheiro de uma fatura. Cada movimento deixa um lançamento na conta da caixa (111001 Caixa no exemplo), e o Dinheiro em caixa do painel inicial da Contabilidade acompanha-o.
Quando utilizar?
- Quando pagou uma despesa em dinheiro, sem fatura de fornecedor lançada: Registar um movimento de caixa.
- Quando paga em dinheiro uma fatura de fornecedor já lançada, ou recebe em dinheiro uma fatura de cliente: o registo do pagamento, com o diário Caixa.
- Não escolha o diário Banco nem a conta por omissão do ecrã: o Lançamento rápido abre com Pago a partir de na conta Depósitos à ordem (o banco) e a despesa em Outros serviços. Escolha a caixa antes de Publicar.
Onde encontrar?
- Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › O que há para fazer com os bancos? › Listas de apoio › Extratos de caixa, botão Registar um movimento de caixa.
- O pagamento em dinheiro faz-se na própria fatura: Pagar (fatura de fornecedor) ou Emitir recibo (fatura de cliente), com o diário Caixa.
- O saldo vê-se no painel inicial: Contabilidade, bloco Bancos e caixa (no fim do mês), linha Dinheiro em caixa.
Antes de começar
- O seu perfil é Contabilista (testado) ou Contabilista certificado (o botão Registar um movimento de caixa também aparece). Os perfis Auditor e Gerência veem a lista Extratos de caixa, mas sem o botão. O perfil Administrativo nem tem a aplicação Contabilidade.
- O exemplo é a Empresa Demonstração, Lda, com o diário Caixa (código CX, conta 111001 Caixa). Se a empresa ainda não tem diário de caixa, veja Como criar uma conta bancária ou de caixa.
Como utilizar
Registar uma saída de dinheiro da caixa
- Abra Extratos de caixa. A lista (Data, Diário, Saldo inicial, Saldo final, Movimentos, Por reconciliar, Estado) está vazia: «Ainda não há extratos de caixa. Um extrato de caixa lista tudo o que entrou e saiu de uma caixa num período.» Em cima, à esquerda, está o botão Registar um movimento de caixa.
- Carregue em Registar um movimento de caixa. Abre o Lançamento rápido. Em 1. O que aconteceu?, escolha Paguei uma despesa.
- Preencha 2. Quando? (a data, hoje por omissão) e 3. Quanto? (no exemplo, 12,30).
- Em 4. De onde sai e para onde vai?, em Pago a partir de escolha Caixa. Há duas linhas com este nome: use a que o ecrã mostra com o número 111001, a conta do diário Caixa. Em Para quê escolha a despesa (no exemplo, Material de escritório, conta 6233). Em 5. Descrição, escreva uma nota curta (por exemplo «Papel para a impressora»).
- Confira O que vai ficar registado: «Vão sair 12,30 € de «Caixa» e ficam registados como gasto em «Material de escritório»», com o débito em 6233 Material de escritório e o crédito em 111001 Caixa, e a barra Equilibrado.
- Carregue em Publicar. O ecrã diz «Lançamento guardado OD/2026/00111». Com Abrir o lançamento vê o lançamento publicado, no diário Operações Diversas:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 6233 Material de escritório | 12,30 € | |
| 111001 Caixa | 12,30 € |
Conferido no razão da conta 111001: um crédito de 12,30 € em 01/11/2026. O Dinheiro em caixa do painel desce 12,30 €.
Pagar uma fatura de fornecedor em dinheiro
- Abra a fatura de fornecedor já lançada (no exemplo, FTF/2026/00044, Rui Matos, total 600,00 €) e carregue em Pagar. A janela abre com o diário Banco, o Valor 600,00 € e a Data de Pagamento.
- Em Diário, escolha Caixa. O campo Conta bancária desaparece, porque a caixa não tem IBAN.
- Carregue em Criar Pagamento. A fatura passa a Pago («Paga em 01/11/2026 600,00 €», Valor em Dívida 0,00 €) e o pagamento chama-se PCX/2026/00006.
- Abra o pagamento: o lançamento vai direto à conta da caixa, sem passar pelos pagamentos pendentes:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2211 Fornecedores gerais | 600,00 € | |
| 111001 Caixa | 600,00 € |
Conferido no razão: a conta 111001 recebeu o crédito de 600,00 € e a fatura ficou paga. O pagamento a um fornecedor com o diário Banco faz outra coisa: fica em 120003 Pagamentos Pendentes até ser reconciliado com o extrato; com o diário Caixa não há extrato por reconciliar, por isso o lançamento vai logo à conta da caixa.
Receber de um cliente em dinheiro
- Abra a fatura de cliente (no exemplo, FT D26/32, 123,00 €) e carregue em Emitir recibo. O diário sugerido é Recibos (RG); em Diário escolha Caixa e carregue em Criar Pagamento.
- O pagamento fica Pago, com o nome PCX/2026/00007, e o lançamento é: débito 111001 Caixa 123,00 €, crédito 2111 Clientes gerais 123,00 €.
- Pendente de validação por contabilista certificado: se o recebimento em dinheiro de uma fatura de cliente exige o recibo certificado (diário Recibos (RG)) em vez do pagamento PCX.
Resultado esperado
- Cada movimento deixa um lançamento publicado e equilibrado, com a conta 111001 Caixa a débito (entrada) ou a crédito (saída).
- O Dinheiro em caixa do painel inicial muda: no exemplo, de 598,60 € no fim de outubro para 109,30 € em novembro (598,60 - 12,30 - 600,00 + 123,00 = 109,30). O valor do painel soma todas as caixas: no exemplo, 20,14 € são da Caixa do ponto de venda (111002), além da 111001.
- A lista Extratos de caixa continua vazia: os movimentos acima não criam extratos.
Notas importantes
- Onde está o «Dinheiro em caixa». Está no painel inicial da Contabilidade, bloco Bancos e caixa (no fim do mês), e não no hub O que há para fazer com os bancos?, que só mostra o Dinheiro nos bancos.
- Confira a conta antes de publicar. O Lançamento rápido abre com o banco em Pago a partir de: se publicar sem mudar, a saída sai do banco. A lista de Pago a partir de tem duas linhas chamadas Caixa (contas 111 e 111001); o diário Caixa usa a 111001, que é a que o ecrã mostra em «O que vai ficar registado».
- Diferenças de caixa. As contas de lucros e de perdas do diário Caixa (7888 e 6888) são as das diferenças de contagem. Os movimentos acima não passam por elas, e não encontrei no fiscaldoo um ecrã de contagem da caixa: a lista Extratos de caixa só mostra extratos já existentes. Pendente de validação por contabilista certificado: o tratamento contabilístico das diferenças de caixa.
- Pagamentos em dinheiro e limites legais. O fiscaldoo não impede um pagamento em dinheiro de valor alto: o limite legal é uma decisão do contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: limites aos pagamentos em numerário.
Problemas frequentes
Não vejo o botão «Registar um movimento de caixa»
- Sintoma: em Extratos de caixa só aparece a lista.
- Causa: o perfil não pode registar lançamentos (Auditor e Gerência, por exemplo).
- O que fazer: peça a um Contabilista ou a um Contabilista certificado que registe o movimento.
O botão «Publicar» está desativado
- Sintoma: no Lançamento rápido, Publicar não responde e o ecrã diz «Preencha os valores para verificar o equilíbrio».
- Causa: falta o valor em 3. Quanto?.
- O que fazer: escreva o valor; quando o lançamento fica Equilibrado, o botão ativa-se.
O pagamento em dinheiro não baixa a caixa
- Sintoma: ao pagar uma fatura, o lançamento foi para 120003 Pagamentos Pendentes e a caixa não mudou.
- Causa: o diário escolhido na janela Pagar foi o Banco, que é o que a janela traz por omissão.
- O que fazer: peça ao contabilista que corrija o pagamento: é preciso registá-lo de novo com o diário Caixa. Antes de pagar, confirme o Diário na janela Pagar.