Como configurar as retenções na fonte

Para que serve?

Para a retenção na fonte entrar sozinha nas faturas de um fornecedor e com a taxa certa, há duas coisas a configurar: as regras de retenção, que dizem o que se retém (imposto, categoria de rendimento, artigo da lei, taxa em vigor, código do Modelo 10), e, na ficha de cada fornecedor, a Retenção por omissão e, quando a houver, a Dispensa de retenção declarada.

Com isto feito, a linha da fatura do fornecedor vem já com o imposto de retenção, e o fiscaldoo recusa confirmar uma fatura desse fornecedor sem retenção, salvo se ele declarou a dispensa.

Quando utilizar?

• Quando começa a trabalhar com um fornecedor sujeito a retenção, por exemplo um profissional independente ou o senhorio do escritório.
• Quando um fornecedor entrega a declaração de que tem direito à dispensa de retenção.
• Para conferir a taxa em vigor de uma retenção e o código de rendimento que vai para o Modelo 10.
• Não é para os salários: as retenções do trabalho dependente (categoria A) não estão nestas regras e tratam-se nos salários (Como preparar a DMR).

Onde encontrar?

• Contabilidade › Configurar › IVA e retenções › Regras e códigos de retenção na fonte: a lista Retenções na fonte (PT), com Código, Nome, Imposto, Categoria de rendimento, Residência, Natureza, Artigo legal e Taxa em vigor (%). Os botões Códigos de rendimento do Modelo 10 e Códigos de rendimento do Modelo 39 abrem as listas oficiais desses códigos.
• Contabilidade › Lançar › Fornecedores (grupo Terceiros e ativos) › ficha do fornecedor › separador Vendas e Compras, grupo COMPRAS: Retenção por omissão e Dispensa de retenção declarada.

Antes de começar

• Regras: o perfil é Contabilista certificado. O Contabilista não vê o menu IVA e retenções (ver Só o Responsável fiscal pode).
• Fichas dos fornecedores: o Contabilista ou o Administrativo preenchem os campos de retenção.
• As regras são as mesmas em todas as empresas da base; cada empresa tem os seus próprios impostos de retenção. Numa empresa sem lançamentos (na demonstração, a Empresa Teste Filial) aparecem as mesmas 10 regras, cada uma com os impostos dessa empresa.

Como utilizar

1. Com o perfil Contabilista certificado, abra Regras e códigos de retenção na fonte. A demonstração tem 10 regras: seis de IRS das categorias B e F (por exemplo IRS cat. B — atividades profissionais da tabela do art. 151.º, 23 %, e IRS cat. F — rendimentos prediais (rendas), 25 %), IRS cat. E — rendimentos de capitais (taxa liberatória), IRS — não residentes (taxa liberatória) e duas de IRC (IRC — retenção geral e IRC — membros de órgãos estatutários).

2. Abra a regra da situação do fornecedor, por exemplo IRS cat. B — atividades profissionais da tabela do art. 151.º, e confira:

   • Taxa em vigor (%) (23,0000): não se escreve. Vem da regra legal indicada em Chave da regra legal (WHT_IRS_B_ART151), com a data a partir da qual vale;
   • Artigo legal (CIRS art. 101.º n.º 1 alínea b));
   • Código de rendimento do Modelo 10 (B): o código que esta retenção leva no Modelo 10. Escreve-se à mão, com um código da lista oficial que abre no botão Códigos de rendimento do Modelo 10;
   • WithholdingTaxType do SAF-T (IRS): o tipo de retenção que vai para o SAF-T;
   • a tabela em baixo: os impostos Retenção IRS 23% — trabalho independente (art. 151.º) da empresa, com o valor -23,0000. São dois: um para as compras e um para as vendas.
   Pendente de validação por contabilista certificado: taxas em vigor e artigos de cada regra (CIRS, art. 71.º e art. 101.º; CIRC, art. 94.º) e códigos de rendimento do Modelo 10.

3. Se a regra não tiver Código de rendimento do Modelo 10, escreva-o, depois de o confirmar com o contabilista certificado, e carregue em Guardar. Na demonstração, três regras não o têm: IRS cat. E — rendimentos de capitais (taxa liberatória), IRS — não residentes (taxa liberatória) e IRC — retenção geral.

4. Como Contabilista, abra a ficha do fornecedor em Lançar › Fornecedores e o separador Vendas e Compras. Em Retenção por omissão, escolha a regra. A lista mostra as regras de IRS (as de IRC estão em Pesquisar mais…). Na demonstração, a fornecedora Ana Ferreira tem IRS cat. B — atividades profissionais da tabela do art. 151.º.

5. Se o fornecedor entregou a declaração de dispensa, marque Dispensa de retenção declarada e escreva a data da declaração em Dispensa declarada em. Aparecem também Limite anual da dispensa (15.000,00 na demonstração), Rendimento de categoria B neste ano (1.500,00 para a Ana Ferreira: as faturas de fevereiro e março, de 1.000,00 € e 500,00 €) e Rendimento de categoria F neste ano. Pendente de validação por contabilista certificado: condições e limite da dispensa de retenção (CIRS, art. 101.º-B, n.º 1, alínea a); Código do IVA, art. 53.º).

6. Carregue em Guardar.

7. Confira numa fatura nova do fornecedor (Lançar › Faturas de fornecedores › Novo): ao escrever uma linha, Impostos já traz Retenção IRS 23% — trabalho independente (art. 151.º). A taxa de IVA escolhe-se como de costume (ver Como lançar uma fatura de fornecedor).

Resultado esperado

• A ficha do fornecedor guarda a Retenção por omissão (e a dispensa, com a data, se a houver).
• Numa fatura nova desse fornecedor, a linha vem com o imposto de retenção. Numa fatura de 500,00 € com IVA de 23 %, os totais ficam IVA 23% 115,00 €, Retenção na fonte -115,00 € e Total 500,00 €, e a retenção vai a crédito da conta 242 Retenção de impostos sobre rendimentos. As linhas completas estão em Como lançar uma fatura de fornecedor.
• A configuração não gera lançamentos: só as faturas os geram.

Notas importantes

• A taxa vem da data. A taxa aplicada é a que estiver em vigor na Data de pagamento/colocação à disposição do rendimento da fatura (se ficar vazia, a data do documento). A ajuda do campo diz: «Data em que o rendimento é pago ou colocado à disposição do beneficiário (CIRS art. 101.º n.º 8). A taxa de retenção é a que estiver em vigor nesta data.» Pendente de validação por contabilista certificado: data que decide a taxa de retenção (CIRS, art. 101.º, n.º 8).
• Outros campos da fatura que mexem na retenção: Comissão de intermediação (estas comissões nunca têm dispensa) e, no separador Outra Informação, Natureza do rendimento de capitais, para os juros de empréstimos.
• A dispensa não é automática. Sem Dispensa de retenção declarada e a data, o fiscaldoo retém sempre. A ajuda do campo lembra que a dispensa «Não abrange as comissões de intermediação».

Problemas frequentes

Confirmar a fatura é recusado: o fornecedor «está sujeito a retenção»

• Sintoma: «Operação inválida — «Ana Ferreira» está sujeito a retenção (IRS cat. B — atividades profissionais da tabela do art. 151.º) e este documento não tem nenhuma. O fornecedor não declarou a dispensa. Acrescente o imposto de retenção às linhas ou registe a declaração do fornecedor no seu contacto (separador de contabilidade) se tiver direito à dispensa do art. 101.º-B n.º 1 a) do CIRS.»
• Causa: o fornecedor tem Retenção por omissão e a retenção foi tirada da linha.
• O que fazer: se a fatura do fornecedor tem retenção, acrescente-a em Impostos. Se o fornecedor tem direito à dispensa, registe a declaração na ficha (passo 5): os campos estão no separador Vendas e Compras, não num separador de contabilidade como diz a mensagem.

Ao guardar a ficha: «Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.», com Dispensa declarada em a vermelho.
• Causa: Dispensa de retenção declarada está marcada sem a data da declaração.
• O que fazer: escreva a data da declaração do fornecedor, ou desmarque a dispensa.

O Contabilista não encontra as regras de retenção

• Causa: o menu Configurar › IVA e retenções é só do perfil Contabilista certificado (e do administrador).
• O que fazer: peça ao Contabilista certificado que confira ou altere a regra. O Contabilista consegue preencher a Retenção por omissão na ficha do fornecedor.