Como lançar uma fatura de compra lendo o código QR

Para que serve?

As faturas portuguesas trazem um código QR com o emitente, o comprador, a data, o número, o ATCUD e os valores por taxa de IVA. O Copiloto lê esse código no PDF ou na fotografia da fatura e prepara um rascunho de fatura de fornecedor, sem escrever nada à mão. Esta leitura não usa inteligência artificial: lê o código, por isso não envia a fatura a nenhum fornecedor externo. O Copiloto nunca confirma: o rascunho é seu.

Quando utilizar?

• Recebeu a fatura de um fornecedor em PDF ou em fotografia e quer o rascunho já com o fornecedor, a data, a referência e a base e o IVA por taxa.
• Tem várias faturas para lançar de uma vez.

Se a fatura não tem código QR (por exemplo, é de um fornecedor estrangeiro) ou se prefere ler os documentos com inteligência artificial, veja Como lançar uma fatura de fornecedor. Para as faturas que já estão no e-Fatura, veja Como importar faturas do e-Fatura.

Onde encontrar?

• Em Contabilidade › Início (O que há para fazer?), o botão Carregar fatura (PDF, foto ou QR).
• Na lista Faturas de fornecedores, o mesmo botão Carregar fatura (PDF, foto ou QR), para os mesmos dois perfis.

Antes de começar

• O Copiloto e o interruptor Faturas de fornecedor pelo código QR têm de estar ligados na empresa, em Copiloto › Controlo › Interruptores. Só o perfil Administração fiscal os liga: um a um, ou todos os «Seguro» de uma vez com o botão Ligar o essencial, que responde «Copiloto. O essencial ficou ligado para "Empresa Demonstração, Lda": 6 interruptores. Os que comunicam para fora ficam desligados.» Estes interruptores são «Seguro»: não enviam nada para fora, ao contrário dos de inteligência artificial, que ficam desligados.
• O botão só aparece ao Contabilista e ao Contabilista Certificado / Gestor fiscal: o Auditor só consulta, a Faturação e o Trabalhador não têm acesso a esta janela.
• Ler PDF e fotografia depende da biblioteca zxing-cpp no servidor; sem ela a janela diz que não se leem imagens e manda colar o texto.
• O PDF ou a fotografia tem de mostrar o código QR inteiro. Se o seu leitor de telemóvel lhe der o texto do código (começa por A:), pode colá-lo em vez do ficheiro.
• Confira a empresa em que está: o comprador do código QR é comparado com o NIF dessa empresa.

Como utilizar

1. Em Contabilidade › Início, carregue em Carregar fatura (PDF, foto ou QR). Se os interruptores estão desligados, a janela diz «O leitor de faturas está desligado, por isso por agora não se lê nada» e indica quem os liga; peça-o e volte a este passo.
2. Arraste os ficheiros para PDF ou fotografias das faturas (ou escolha-os). Pode juntar vários. No exemplo, cinco PDF fictícios de um fornecedor de equipamento.
3. Carregue em Ler os códigos QR. A janela diz o que fez a cada ficheiro: «rascunho preparado», «COM AVISO, confira-a» ou a razão de não ter feito nada.
4. Carregue em Abrir os rascunhos. Cada fatura é um rascunho de fatura de fornecedor, com o ficheiro anexado.
5. Abra o rascunho e confira o que foi lido. O separador O que o Copiloto leu guarda a Chave da fatura no Copiloto (NIF do emitente|tipo|número|ATCUD) e o texto lido: fornecedor, número, data, ATCUD e a base e o IVA por taxa.
6. Em Linhas da Fatura, confira a linha. O Copiloto cria uma linha por taxa de IVA, com a descrição «Base à taxa normal (Continente, lida do código QR)», o preço (200,00 €), o imposto 23% e uma conta que ele escolhe. O código QR não diz o que foi comprado: a conta é a que o fornecedor já tinha nas suas faturas, por isso troque-a se não for a certa.
7. Carregue em Confirmar. No exemplo trocámos a conta para 6233 Material de escritório (o QR vinha de um candeeiro de secretária). A fatura passa a Publicada com o número FTF/2026/00062.

Resultado esperado

• Um rascunho por fatura lida, nunca uma fatura confirmada. O fornecedor vem do NIF do emitente, a referência é o número do documento e a data é a da fatura.
• Ao confirmar a fatura do exemplo (200,00 € + 46,00 € de IVA), o lançamento é o de uma fatura de compra, e a empresa de demonstração tem pró-rata de 96 % (coluna Dedutível na linha; ver Como calcular e regularizar o pró-rata):

Conta	Débito	Crédito
6233 Material de escritório	200,00 €
6233 Material de escritório (IVA não dedutível, art. 23.º)	1,84 €
2432 IVA - Dedutível	44,16 €
2211 Fornecedores gerais		246,00 €

Além destas, o razão tem duas linhas de 8,00 € (uma a débito e outra a crédito) que se anulam, na conta do gasto («parte privada» da dedução parcial). A mesma fatura sem pró-rata teria só o gasto de 200,00 €, o IVA de 46,00 € e o fornecedor de 246,00 €.

Notas importantes

Os avisos do Copiloto

A janela do resultado diz COM AVISO, confira-a, e o rascunho mostra uma faixa amarela «O Copiloto tem um aviso sobre este rascunho. Leia «O que o Copiloto leu» no separador abaixo antes de confirmar.» Os avisos testados:

• Comprador diferente da empresa. «AVISO: o comprador da fatura tem o NIF 501000054 e a empresa tem o NIF 509999999. Pode pertencer a outra empresa: confirme antes de a usar.»
• Fatura a consumidor final. «AVISO: a fatura foi emitida a «consumidor final» (sem NIF), não à empresa (NIF 509999999). O IVA pode não ser dedutível: peça ao fornecedor que a corrija.»

Um rascunho com um destes dois avisos não se confirma com Confirmar: aparece o botão Confirmar o adquirente (pede confirmação e fica escrito no histórico quem a deu) e só depois Confirmar funciona. Se a fatura não é da empresa, não a confirme: peça ao fornecedor uma fatura com o seu NIF.

Pendente de validação por contabilista certificado: dedução do IVA de uma fatura emitida a consumidor final ou a outro NIF (CIVA, art. 19.º e 20.º) e quando é preciso pedir ao fornecedor que a retifique. O Copiloto bloqueia a confirmação até alguém confirmar o adquirente, mas não decide se o IVA é dedutível.

Fornecedor que ainda não existe

Se não há contacto com o NIF do emitente, o Copiloto cria-o com o nome «Fornecedor NIF 599999985» e escreve em O que o Copiloto leu: «Não havia contacto com o NIF 599999985: o Copiloto criou o fornecedor «Fornecedor NIF 599999985». Complete o nome e os dados.» A conta do rascunho vem como 6228 Outros. O QR não traz o nome, por isso abra o fornecedor e complete-o antes de pagar. Se o NIF do emitente não é válido, o Copiloto não cria o fornecedor: «O NIF do emitente (504000099) não é válido, por isso não foi possível criar o fornecedor. Verifique o documento e crie o rascunho à mão.»

Ficheiro sem código QR

Um PDF onde o código não se vê não é recusado: a janela diz «não foi lido neste ficheiro nenhum código QR de fatura portuguesa, por isso nada foi preenchido a partir de um código QR. O rascunho foi criado com o ficheiro anexado e já traz o que os outros leitores encontraram nele (…): confira-o e preencha o resto à mão.» O rascunho tem uma faixa «Esta fatura foi preenchida a partir de um PDF. Confira o fornecedor, a data, os valores e o IVA com o PDF e carregue em «Confirmar a revisão». Até lá não pode ser confirmada.» Não tem linhas, e no ecrã de teste trouxe o fornecedor e a referência: confira tudo com o PDF.

Fatura repetida

A mesma fatura não se carrega duas vezes. Ao repetir o ficheiro, a janela diz «recusada, esta fatura (mesmo emitente e mesmo ATCUD) já está na contabilidade como Rascunho de fatura de fornecedor (FT AB2026/0123). Não se criou nada.» Com o texto do código colado, diz «O Copiloto não a carregou de novo e retira sozinho este rascunho vazio.»

A conta e o ativo fixo

A conta que o Copiloto propõe é a do histórico do fornecedor. Se for uma conta de ativos fixos (43, 44 ou 45), ao confirmar a fatura nasce a ficha do ativo: veja Como criar o ativo a partir da fatura. Se o bem não é um ativo, troque a conta antes de confirmar.

Problemas frequentes

«O leitor de faturas está desligado»

• Sintoma: ao carregar em Ler os códigos QR, janela Operação inválida: «O Copiloto está desligado para a empresa "…". Nada foi feito. Só o perfil «Administração fiscal» pode ligar o Copiloto e este agente: peça a alguém com esse perfil.»
• Causa: o interruptor geral do Copiloto ou o de Faturas de fornecedor pelo código QR está desligado na empresa em que está.
• O que fazer: peça à Administração fiscal que os ligue em Copiloto › Controlo › Interruptores (cada empresa tem os seus). Este botão nunca os liga sozinho.

«O texto não é o código QR de uma fatura portuguesa»

• Sintoma: ao colar texto em Ou o texto de um código QR?, janela Operação inválida: «O texto não é o código QR de uma fatura portuguesa (não começa por A: ou não tem o campo do adquirente (B:)). Copie o texto todo, a começar por A:, e tente de novo.»
• Causa: o texto colado não começa por A: ou não tem o campo do comprador (B:).
• O que fazer: copie o texto inteiro do leitor de QR, desde o A: até ao fim.

O rascunho não tem linhas ou a conta está errada

• Causa: o ficheiro não tinha código QR legível, ou a conta proposta vem do histórico do fornecedor.
• O que fazer: preencha as linhas à mão (carregue em Confirmar a revisão quando o rascunho vem de um PDF sem QR) ou troque a conta.