Como preparar o relatório de gestão e a declaração de responsabilidade

Para que serve?

Com as contas do ano, a administração aprova um relatório de gestão e uma declaração em que todos os administradores assumem a responsabilidade por ele. O fiscaldoo guarda um relatório por empresa e por ano, já com as secções que a lei pede, os números-chave do Balanço e da Demonstração de Resultados, a lista de quem assina e a possibilidade de o imprimir ou exportar para Word.

Pendente de validação por contabilista certificado: as secções, a declaração do artigo 65.º e a dispensa das microentidades (artigo 66.º, n.º 6, do Código das Sociedades Comerciais) tal como o ecrã as aplica, descritas abaixo, e os números do artigo 65.º que as mensagens citam (n.º 3 e n.º 4).

Quando utilizar?

• No fecho do ano, antes de entregar as contas: o relatório acompanha o Balanço e a Demonstração de Resultados.
• Quando a administração precisa de um documento com as assinaturas de todos os administradores (ou o motivo de quem recusa).
• Não serve para entregar a IES: a entrega faz-se no painel da IES, onde o relatório de gestão aparece apenas como um dos documentos «Antes de entregar».

Onde encontrar?

Contabilidade › Declarar › Declarações anuais › O que há para fazer com as declarações anuais?, no grupo Antes de entregar, linha Relatório de gestão e declaração. Perfil Contabilista. A lista não tem item próprio no menu.

Antes de começar

• Perfil do exemplo: Contabilista. Quem reabre um relatório já finalizado é o Contabilista certificado ou o Responsável fiscal; o Auditor só consulta.
• Exemplo: Empresa Demonstração, Lda, ano de 2025, com Balanço e Demonstração de Resultados já lançados. Os administradores do exemplo chamam-se «Gerente A» e «Gerente B».
• A empresa precisa de ter o ano (exercício fiscal) criado: numa empresa sem anos, o seletor do ano aparece vazio (ver «Problemas frequentes»).

Como utilizar

1. Abra o painel das declarações anuais e carregue em Relatório de gestão e declaração. Numa empresa sem relatórios aparece a lista vazia: «Aqui aparece o relatório de gestão de cada ano; cria-se um com «Novo», escolhendo a empresa e o ano.»
2. Carregue em Novo, escolha o Exercício Fiscal (2025) e guarde. O ecrã preenche as datas de início e de fim e cria de uma vez as 11 secções da lista: 2 do n.º 1 do artigo 66.º, 8 do n.º 5 (alíneas a a h) e a Declaração do órgão de gestão (artigo 65.º). Só pode haver um relatório por empresa e ano. O botão Acrescentar secções em falta repõe uma secção que falte; num relatório novo não acrescenta nada.
3. Leia os Números-chave (do Balanço e da Demonstração de Resultados): Total do ativo 209.804,16 €, Total do capital próprio 131.104,16 €, Total do passivo 78.700,00 €, Vendas e serviços prestados 279.000,00 €, Resultado antes de impostos e Resultado líquido do período, ambos 31.104,16 €. Os números calculam-se ao abrir e ao imprimir: nunca ficam guardados, por isso acompanham sempre as contas. A segunda coluna é o ano anterior (0,00 € no exemplo, porque a demonstração não tem lançamentos de 2024).
4. Abra cada secção com um clique. A janela mostra a Base legal, o que escrever («O que escrever») e o texto para preencher; guarde.
   • A Proposta de aplicação de resultados já vem com um texto-modelo com o resultado do ano (31.104,16 €) e um espaço «(indicar a aplicação: reserva legal, reservas livres, dividendos, resultados transitados)». Substitua o espaço: se escrever por baixo, o texto-modelo continua no documento.
   • A Declaração do órgão de gestão também vem escrita («Os membros do órgão de gestão de … declaram que são responsáveis pela elaboração e apresentação do relatório de gestão…»). Releia-a e ajuste-a à entidade.
   • Uma secção que não se aplica fica vazia: o título aparece na mesma no documento, sem texto (ver «Notas importantes»).
5. No quadro Assinaturas do órgão de gestão (art. 65.º, n.º 3), carregue em Adicionar uma linha por cada gerente ou administrador em funções e escolha o Estado: Por assinar, Assinou ou Recusou assinar. Quem recusa tem de ter o Motivo da recusa. Quem cessou funções antes da apresentação deixa a caixa Em funções desmarcada e não assina.
6. Carregue em Finalizar. O estado passa de Em preparação a Finalizado; o texto, as secções e as assinaturas deixam de poder ser alterados e aparece o botão Reabrir para quem tem esse direito.
7. Carregue em Imprimir o relatório de gestão (PDF, nome «Relatório de gestão - 2025.pdf») ou em Exportar para Word («Relatório de gestão 2025.docx»). O PDF tem o cabeçalho da empresa, os números-chave, as secções e a declaração, com uma linha «(nome e assinatura)» por pessoa do quadro, seguida do nome e do estado (por exemplo «Gerente A - assinou»).

Resultado esperado

• Um relatório Finalizado por empresa e ano, com os números das contas, o texto das secções e todos os administradores em funções com o estado de assinatura registado.
• Um PDF (ou Word) para os administradores assinarem à mão ou digitalmente, fora do fiscaldoo.

Notas importantes

• O PDF mostra o estado registado no quadro. Se a pessoa assinou no quadro, o PDF diz-o, mesmo que a assinatura em papel ainda não exista. Registe Assinou só depois de assinado. Pendente de validação por contabilista certificado: o formato das assinaturas e o que a lei exige no documento entregue.
• Secções vazias saem no documento só com o título, sem aviso. Antes de imprimir, confirme as secções em branco: ou escreve que não houve («Não existem sucursais.») ou deixa vazia por não se aplicar.
• Microentidades. Numa empresa com o referencial de microentidade, o ecrã avisa: «Esta empresa é uma microentidade: o artigo 66.º n.º 6, do Código das Sociedades Comerciais dispensa as microentidades do relatório de gestão SÓ SE a informação sobre ações ou quotas próprias… A dispensa depende da dimensão legal da empresa…». Finalizar exige a secção das ações ou quotas próprias preenchida (ver «Problemas frequentes»). Pendente de validação por contabilista certificado: a dispensa em cada caso.
• Quem pode o quê. O Contabilista cria, escreve e finaliza; Reabrir só aparece ao Contabilista certificado e ao Responsável fiscal; o Auditor não tem o menu Declarar (só a aplicação Auditoria): por uma ligação direta, abre o relatório e vê as secções, sem botão Novo e sem poder editar o texto. Depois de reaberto, o relatório volta a Em preparação com as assinaturas e o texto como estavam.
• Os números não ficam guardados. Calculam-se do Balanço e da Demonstração de Resultados sempre que abre ou imprime o relatório, mesmo depois de Finalizado. Por isso, depois de finalizar, imprima e guarde o PDF do dia: um PDF impresso mais tarde pode trazer números diferentes se as contas do ano mudarem.

Problemas frequentes

«Acrescente, nas Assinaturas, os gerentes ou administradores em funções na data de apresentação: o artigo 65.º, n.º 3, do Código das Sociedades Comerciais exige a assinatura de todos.»

• Causa: carregou em Finalizar com o quadro de assinaturas vazio (ou sem ninguém em funções).
• O que fazer: acrescente os administradores em funções e, se algum não estiver, desmarque Em funções.

«O relatório de gestão não se pode finalizar: Gerente A ainda não assinou. Abra as Assinaturas e marque cada pessoa como assinou ou, se alguém recusar, como recusou, com o motivo (artigo 65.º, n.º 4).»

• Causa: há administradores em funções com o estado Por assinar.
• O que fazer: passe cada um a Assinou ou a Recusou assinar (com motivo) e volte a finalizar.

«Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.»

• Causa: pôs um administrador em Recusou assinar e deixou vazio o Motivo da recusa (o campo fica a vermelho).
• O que fazer: escreva o motivo ou passe o estado a Por assinar.

«Preencha a secção das ações ou quotas próprias (ou indique que não houve)…»

• Causa: a empresa tem o referencial de microentidade e a secção está vazia.
• O que fazer: escreva que não houve, por exemplo «Durante o ano não foram adquiridas nem alienadas ações ou quotas próprias.»

Não consigo editar o relatório

• Causa: está Finalizado. Abrir uma secção mostra só a base legal e a orientação, sem o texto para editar.
• O que fazer: peça ao Contabilista certificado ou ao Responsável fiscal para carregar em Reabrir; corrija e finalize outra vez.

Não consigo escolher o ano ao criar o relatório

• Causa: a empresa não tem nenhum exercício fiscal criado. O seletor mostra Sem registos.
• O que fazer: crie primeiro o ano da empresa (na configuração do exercício) e volte ao relatório.