Como preparar os ativos para o fecho do exercício

Para que serve?

Antes de fechar o exercício, os ativos fixos tangíveis têm de estar com as depreciações lançadas. A janela Avisos de fecho dos ativos lê os ativos e diz, um a um, o que está por fazer: ativos ainda Em preparação, depreciações planeadas mas por processar (incluindo as de um ativo Parado), quotas contabilísticas abaixo do mínimo fiscal e ativos cuja vida fiscal termina antes da contabilística. Só lê: não altera nenhum ativo nem lança nada.

Quando utilizar?

• Antes de fechar o exercício, e outra vez depois de processar as depreciações, para confirmar que não sobra nada.
• Depois de alterar a vida útil de um ativo, para ver se a vida fiscal ficou mais curta que a contabilística.
• Não o use como lista de lançamentos em falta de todo o fecho: só cobre os ativos fixos. O fecho completo está no painel do fecho do exercício.

Onde encontrar?

Contabilidade › Fechar › Fechar o mês, em Listas de apoio, Avisos de fecho dos ativos. O Contabilista, o Responsável fiscal e o Auditor têm-na. A Gerência não.

O Responsável fiscal vê também um resumo em Contabilidade › Fechar › Painel do fecho do exercício (ver abaixo). As Regularizações de IVA dos ativos estão nas mesmas listas de apoio.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista (testado com ele até ao último passo).
• Há ativos fixos registados e as depreciações do ano estão (ou deviam estar) processadas (processar as depreciações do mês).
• O exemplo é o exercício de 2026 da Empresa Demonstração, Lda, a 03/11/2026: as quotas de outubro e de novembro ainda não foram lançadas.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Fechar › Fechar o mês e, em Listas de apoio, Avisos de fecho dos ativos. A janela mostra o Ano de (01/01/2026), o Ano até (31/12/2026) e Em preparação: alertar após (meses) (6, o valor de partida da empresa).
2. Carregue em Verificar. A lista Alerta, Ativo e O que fazer mostra uma linha por facto. No exemplo são 6 linhas, porque cada ativo em uso tem períodos do ano por processar:
   • Depreciação por processar: «3 período(s) de depreciação do ano estão planeados mas por processar (o primeiro: 31/10/2026). Processe-os antes de fechar.» (Impressora multifunções e Telemóveis da equipa comercial). Os restantes ativos têm 1 período (31/12/2026), que só passa a processar-se em dezembro.
3. Em preparação há demasiado tempo. O Servidor de cópias de segurança está Em preparação desde a aquisição em 01/10/2026. Com o prazo de 6 meses o ano de 2026 não o aponta (só passaram 3 meses). Se baixar Em preparação: alertar após (meses) para 1 e voltar a Verificar, aparece: «Em preparação desde a aquisição em 01/10/2026 (mais de 1 mês no fim do ano): não depreciou. Ponha-o em uso, ou cancele-o se a compra não avançou.» Num ativo em preparação não há depreciação: registe e ponha-o em uso ou cancele-o.
4. Resolva os Depreciação por processar: processe as depreciações até ao fim do ano em Depreciações do mês e carregue de novo em Verificar. O período de dezembro só se processa em dezembro; o aviso mantém-se até lá.
5. Quota abaixo do mínimo fiscal. Para o exemplo, a vida útil contabilística do Mobiliário de escritório foi alterada para 40 anos (alterar a vida útil), e depois do recálculo do quadro aparece: «A quota contabilística está abaixo da quota mínima fiscal: perdem-se 256,41 € de depreciação para efeitos fiscais no ano (DR 25/2009, art. 18.º). Reveja a quota ou aceite a perda.» O valor é a Depreciação perdida do ano: a parte da depreciação que, pela regra «usa ou perde», não volta a ser aceite como gasto. Reveja a vida útil, ou aceite a perda sabendo que é definitiva. (A vida útil foi reposta em 8 anos depois do exemplo.)
6. Vida fiscal mais curta que a contabilística. O mesmo caminho avisa quando a depreciação fiscal termina antes do quadro contabilístico. Com a vida útil da Impressora multifunções em 6 anos e a depreciação fiscal a terminar mais cedo, e o ano de 2028 no Ano de/Ano até: «A depreciação fiscal termina em 28/02/2029 mas o quadro contabilístico corre até 31/01/2032: ficam por lançar 1.137,50 € de depreciação contabilística depois da vida fiscal, sem contrapartida fiscal. Reveja a vida útil (simule primeiro uma alteração no ativo) ou aceite a diferença.» O aviso entra quando o fim da vida fiscal cai dentro de 12 meses a contar do fim do ano (o prazo é uma definição da empresa). O ano de 2026 não o mostra.
7. Ativo parado. Um ativo Parado com quotas do ano por processar também aparece, com outra frase: «Ativo parado: confirme se a depreciação deve ser suspensa. Há 3 período(s) de depreciação do ano planeados e por processar (o primeiro: 31/10/2026). Se deve continuar, retome o ativo e processe-os antes de fechar.» (parar, retomar ou alterar a vida útil). O lote mensal, por omissão, deixa-o de fora.
8. Quando terminar, Exportar para folha de cálculo grava o ficheiro alertas_fecho_2026-12-31.xlsx e Imprimir gera o PDF Alertas de fecho dos ativos.pdf, com a empresa, o NIF, o período e a data de emissão, e a tabela Alerta, Ativo, O que fazer. Use-os para guardar o estado do fecho.

Responsável fiscal: o painel do fecho

No Painel do fecho do exercício, o Responsável fiscal carrega em Ver detalhe, no passo Regularizações de fim de exercício, e vê os mesmos avisos de depreciação por processar (por exemplo, «Amortizações: Impressora multifunções - 3 período(s) de depreciação do ano estão planeados mas por processar…»), com os de diferimentos e de inventário. A verificação Os ativos fixos estão prontos para o fim do ano fica a amarelo até as depreciações estarem processadas.

Regularizações de IVA dos ativos

A lista Regularizações de IVA dos ativos (Fechar o mês, em Listas de apoio) mostra, por ativo vendido ou abatido dentro do período de regularização, o IVA deduzido, o A entregar ao Estado e o A deduzir (a favor do sujeito passivo), e o lançamento proposto em rascunho. Só existem linhas depois de Alienar / Abater um ativo (abater ou vender um ativo); na demonstração a lista está vazia, e diz: «Aqui aparecem as regularizações de IVA dos ativos, uma por cada ativo vendido ou abatido dentro do período de regularização; são criadas pelo abate do ativo.» Pendente de validação por contabilista certificado: o período de regularização e o cálculo do IVA a entregar ou a deduzir (CIVA, art. 24.º).

Resultado esperado

• Antes de fechar, Verificar devolve só avisos que aceitou de forma consciente (por exemplo, uma perda fiscal conhecida) ou nenhum.
• A janela e as exportações não geram lançamentos: só leem.
• O Responsável fiscal vê o passo de fecho dos ativos sem avisos de depreciação por processar.

Notas importantes

• Só cobre os ativos fixos. Não vê ativos sem quadro de depreciação nem o que está fora do ano escolhido: mude o Ano de e o Ano até para outro exercício.
• A janela só avisa. Não grava nem impede nada; a decisão de fechar com um aviso é sua. No painel do fecho, a verificação dos ativos fica a amarelo (aviso), não a vermelho.
• A perda fiscal é definitiva. Uma quota abaixo do mínimo fiscal perde-se; não se recupera nos anos seguintes. Pendente de validação por contabilista certificado: a regra do mínimo de depreciação e a sua definitividade (DR 25/2009, art. 18.º).

Problemas frequentes

Não vejo «Avisos de fecho dos ativos» no menu Fechar

• Causa: não é uma entrada do menu Fechar: está nas Listas de apoio de Fechar o mês. A Gerência não a tem.
• O que fazer: abra Fechar o mês e procure em Listas de apoio, ou peça ao Contabilista.

O aviso de depreciação por processar não desaparece

• Causa: o período seguinte (31/12/2026) ainda não pode ser processado, porque só se lança no fim do mês.
• O que fazer: processe as depreciações em atraso e aguarde pelo mês de dezembro; o aviso do último período mantém-se até lá.

«Nada a rever: os ativos estão prontos para o fecho.»

• Causa: o ano escolhido não tem ativos com períodos por processar, ativos em preparação há muito tempo, quotas abaixo do mínimo nem vida fiscal curta (no exemplo, 2025).
• O que fazer: nada. Confirme que o Ano de e o Ano até são os do exercício que vai fechar.