Como guardar os extratos bancários

Para que serve?

Quando importa o ficheiro do banco, o Odoo guarda-o sozinho durante 10 anos e impede que seja apagado ou alterado. Não tem de fazer nada para isso começar. Este artigo mostra como confirmar que o ficheiro está guardado, até quando, e como o voltar a descarregar, por exemplo numa inspeção.

Os extratos são documentos que justificam a contabilidade. O Código do IRC manda conservá-los durante 10 anos (CIRC, art. 123.º). Pendente de validação por contabilista certificado.

Quando utilizar?

• Quando o contabilista ou um inspetor pede o extrato original de um mês.
• Quando quer confirmar até quando um ficheiro fica guardado.
• Quando importou o ficheiro errado e quer saber o que fazer.
• Não use para extratos que só tem em papel ou em PDF, sem os ter importado: o que fica aqui é o ficheiro importado. Guarde os outros no arquivo digital.

Onde encontrar?

• Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › O que há para fazer com os bancos? › Listas de apoio › Registo de importações: uma linha por cada ficheiro importado.
• Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › Extratos bancários: uma linha por extrato, com o ficheiro em anexo na ficha.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista. O Auditor também vê estes menus.
• O extrato foi importado. Veja como importar o extrato do banco.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › O que há para fazer com os bancos?. Em Listas de apoio, carregue em Registo de importações.
2. Abra a linha do ficheiro, por exemplo extrato_banco_2026-10-31.xml.
3. Confirme a data em Conservar até. São 10 anos a contar do dia em que importou o ficheiro, não da data do extrato. No exemplo, um extrato de 31/10/2026 importado a 05/11/2026 fica guardado até 05/11/2036.
4. Para ter o ficheiro original, carregue em Descarregar o ficheiro.
5. Para passar ao extrato, carregue em Extratos e abra a linha. Na ficha do extrato, o ficheiro aparece em anexo com a mesma data.

Resultado esperado

O Registo de importações tem uma linha por ficheiro, e cada ficha mostra o ficheiro e a data Conservar até. Este procedimento só consulta: não gera lançamentos.

Notas importantes

• A lista só vê o que foi importado. Um extrato que nunca foi importado não aparece aqui, por isso uma lista completa não prova que os extratos de todos os meses estão guardados. Confira os meses.
• O registo de cada importação nunca se pode editar nem eliminar, mesmo que o ficheiro estivesse errado.
• O ficheiro importado também não se retira da ficha do extrato. O ícone de remover tira a linha do ecrã, mas ao guardar a alteração é recusada.
• Depois da data Conservar até, só o perfil Administração fiscal pode eliminar o anexo do extrato. O ficheiro do registo de importação nunca se elimina. Pendente de validação no ecrã: a demonstração não tem ficheiros com mais de 10 anos.

Problemas frequentes

Ao eliminar um extrato: «O ficheiro extrato_banco_2026-10-31.xml é um extrato bancário conservado como documento justificativo até 05/11/2036 (conservação legal de 10 anos, art. 123.º do CIRC) e não pode ser eliminado. O extrato a que pertence também não pode ser eliminado.» A recusa é intencional e protege a prova. Carregue em Fechar. Não há nada a corrigir.

Ao guardar a ficha do extrato: «O ficheiro extrato_banco_2026-10-31.xml não pode ser retirado do extrato. Porquê: É o documento de suporte do extrato, conservado até 05/11/2036 (conservação legal de 10 anos, CIRC art. 123.º): tirá-lo da lista escondê-lo-ia, embora o ficheiro continue guardado. Como resolver: Mantenha o ficheiro no extrato. Se for o ficheiro errado, junte também o correto.» Carregue em Fechar e descarte a alteração. A linha volta à ficha.

Importei o ficheiro errado. Não tente apagá-lo: importe o ficheiro certo. O registo do ficheiro errado fica, como prova do que aconteceu. Se o ficheiro errado criou um extrato com movimentos que não existem, fale com o contabilista certificado antes de reconciliar esses movimentos.

Ao voltar a importar um ficheiro: «Este ficheiro já foi importado neste diário em 05/11/2026 10:36:06 por perfil (extrato_banco_2026-10-31.xml (Banco)): importá-lo outra vez é recusado, a menos que marque "Importar mesmo assim" e escreva a justificação.» O ficheiro já está guardado e não precisa de o importar outra vez. Abra o Registo de importações para o descarregar.

A ficha do extrato não mostra o anexo. O extrato não veio de um ficheiro. Procure o ficheiro no Registo de importações. Se o extrato veio de um ficheiro, a linha está lá.