Como criar a empresa de um novo cliente do gabinete
Para que serve?
Cria a empresa de um cliente novo na mesma base do gabinete, sem passar pelas Definições. Escreve o NIF, o nome e a morada; o resto (IVA, séries, bancos, salários) pergunta-o o assistente de configuração nos passos seguintes.
Quando utilizar?
- Quando o gabinete aceita um cliente novo e vai tratar da contabilidade dele nesta base.
- Não crie outra vez uma empresa que já existe: o ecrã recusa um NIF repetido (ver «Problemas frequentes»).
Onde encontrar?
Contabilidade › Configurar › Sistema › Nova empresa cliente. O menu só existe com o Modo gabinete ligado e só aparece ao Contabilista certificado (responsável fiscal) e ao administrador técnico. O perfil Contabilista não o vê.
Antes de começar
- Perfil: Contabilista certificado (responsável fiscal).
- Tenha à mão o cartão da empresa: o NIF tem de ser válido.
- O exemplo cria a «Papelaria Exemplo, Lda» (NIF fictício 512 345 678).
Como utilizar
- Abra Contabilidade › Configurar › Sistema › Nova empresa cliente. A janela diz que «A empresa fica visível só para si».
- Escreva o Número de contribuinte (NIF) e o Nome da empresa. A Morada, o Código postal e a Localidade são opcionais e podem ficar para o assistente.
- Carregue em Criar a empresa e começar a configuração e espere: a janela diz que demora alguns segundos. Na demonstração levou mais de 10 segundos; não carregue outra vez.
- O assistente abre sozinho na empresa nova, no passo 1. Identificação, com o ponto de partida Empresa nova. Continue com o assistente de configuração da empresa.
- No canto superior direito, o seletor de empresas passa a mostrar a empresa nova ao lado das outras a que tem acesso.
Resultado esperado
- A empresa fica criada em Portugal e em euros, com o NIF no formato «PT» + 9 algarismos, e visível só para quem a criou: as outras pessoas do gabinete não ganham acesso. Para as outras pessoas a verem, o administrador atribui-lhes a empresa nas Definições.
- No painel das empresas clientes a empresa nova aparece com «Ainda sem exercício: abra para o criar» em Fecho.
- Nada mais fica configurado: sem séries, sem bancos e sem IVA até concluir o assistente.
Notas importantes
- A empresa criada não é comunicada à AT nem a ninguém: a criação é só dentro da base.
- O NIF é conferido pelo último algarismo; não prova que a empresa existe. Confira-o sempre com o cartão da empresa.
Problemas frequentes
«Este NIF não é válido: o último algarismo não corresponde aos outros oito»
- Causa: o último algarismo não bate com os outros oito.
- O que fazer: corrija-o com o cartão da empresa. A mensagem aparece logo por baixo do campo.
«Já existe uma empresa com o NIF … nesta base de dados. Não foi criado nada.»
- Causa: o NIF já pertence a uma empresa da base (testado com o NIF 509999999).
- O que fazer: não a crie outra vez. Peça ao administrador que lhe dê acesso a ela.
«Há campos obrigatórios por preencher»
- Causa: o NIF ou o nome estão vazios.
- O que fazer: preencha os campos assinalados a vermelho.
O menu «Nova empresa cliente» não aparece
- Causa: o perfil não é de Contabilista certificado, ou o Modo gabinete está desligado. Com o perfil Contabilista o menu não existe (testado).
- O que fazer: peça a um responsável fiscal que crie a empresa, ou ligue o modo (Como configurar o gabinete).