Como preparar a declaração recapitulativa

Para que serve?

A declaração recapitulativa lista, por cliente e por tipo de operação, as vendas de bens e os serviços isentos feitos a clientes de outros Estados-Membros da União Europeia. O fiscaldoo gera as linhas a partir das faturas e notas de crédito publicadas do período, soma-as e cria o ficheiro que se carrega no Portal das Finanças.

O fiscaldoo não envia a declaração à AT: a entrega é feita por si, no Portal das Finanças.

Quando utilizar?

• Depois de fechar um mês (ou um trimestre) em que houve vendas com 0% EU (bens) ou 0% EU S (serviços).
• Para corrigir uma declaração já validada: cria-se outra do mesmo período, que a substitui (ver «Problemas frequentes»).
• Não se usa num período sem vendas intracomunitárias: o fiscaldoo recusa validar uma declaração sem linhas.

Onde encontrar?

Contabilidade › Declarar › Declaração recapitulativa. A lista mostra as declarações, com Periodicidade, Prazo, Bens (campo 10), Triangulares (campo 17), Serviços (campo 18), Número de problemas, Estado e Entrega. Pendente de validação por contabilista certificado: correspondência das colunas com os campos 10, 17 e 18 do modelo oficial.

Para conferir sem criar nada: Contabilidade › Declarar › O que há para fazer com o IVA? › Listas de apoio › Mapa da declaração recapitulativa, com as mesmas linhas e a «Conferência com a declaração periódica de IVA».

Antes de começar

• O perfil é Contabilista certificado: é quem tem o botão Novo, gera, valida e cria o ficheiro. O Contabilista vê a lista («Aqui aparecem as declarações recapitulativas. Quem tem permissão para criar pode acrescentar registos aqui.») e o Mapa da declaração recapitulativa, mas não cria.
• As faturas e notas de crédito do período estão publicadas: só essas contam.
• Cada cliente tem o NIF do seu país, com o prefixo, validado no VIES antes de faturar com 0% EU (ver Como escolher a taxa de IVA certa).
• Se a empresa tem contabilidade organizada, tenha à mão o Contabilista certificado (Quadro 07): a ajuda do campo diz que é obrigatório nesse caso. O contacto do contabilista certificado tem de ter o NIF preenchido.

Como utilizar

1. Abra Declaração recapitulativa e carregue em Novo. A declaração nova propõe o mês anterior (a 30/10/2026, propôs 01/09/2026 a 30/09/2026).
2. Em Início do período e Fim do período, escolha o período no calendário, por exemplo 01/10/2026 e 31/10/2026. Periodicidade e Prazo preenchem-se sozinhos: Mensal e 20/11/2026.
3. Carregue em Gerar linhas.
4. Confira o separador Quadro 04 - Operações. Há uma linha por cliente e por tipo de operação, com o Prefixo, o NIF do adquirente, o Cliente e o Valor (EUR) em euros inteiros. Em outubro de 2026: 1 - Bens, DE 123456704, Software Berlin GmbH, 100; 1 - Bens, ES B12345609, Bodega Sol Ibérica SL, 100. A coluna Problema e o Número de problemas dizem se algum NIF não pode ir assim (aqui, 0).
5. Abra Quadro 05 - Somas e confira que A coincidir com o campo 07 da declaração periódica (campo 19) é igual a Campo 07 da declaração periódica de IVA, e que Diferença campo 19 - campo 07 é 0. Se vendeu meios de transporte novos a particulares de outro Estado-Membro, escreva o total em Meios de transporte novos vendidos a particulares (campo 11): o fiscaldoo não o calcula. Pendente de validação por contabilista certificado: campo 19 = campos 10 + 11 + 18, comparado com o campo 7 da DP IVA, e preenchimento do campo 11.
6. Em Quadro 07 - Contabilista certificado, escolha o Contabilista certificado (Quadro 07). A lista mostra todos os contactos (clientes, fornecedores e outros): escolha o contacto do contabilista certificado e confirme que tem o NIF preenchido. Com um contacto sem NIF, a declaração valida e o ficheiro é gerado sem aviso, mas o Quadro 07 vai vazio no ficheiro. Justo impedimento (Quadro 07, campo 2) e Data do impedimento (Quadro 07, campo 3) só se preenchem quando o contabilista certificado teve um impedimento (por exemplo, doença ou morte de um familiar). Pendente de validação por contabilista certificado: quando se indica o justo impedimento (Quadro 07, campos 2 e 3).
7. Quadro 06 - Consignação só se usa com transferências de bens à consignação: as linhas escrevem-se à mão com Adicionar uma linha, porque o fiscaldoo não as calcula.
8. Carregue em Validar. A declaração passa a Validada e as linhas deixam de se poder alterar.
9. Carregue em Gerar ficheiro. O separador Ficheiro mostra o Nome do ficheiro (RECAP_509999999_2026_M10_v1.xml), o Formato do ficheiro, o Hash do ficheiro (SHA-256) e Ficheiro gerado em, e o histórico regista «… gerado no modelo de dados oficial do webservice da AT (o Quadro 02 vai vazio: a correspondência dos seus campos não é pública). Nada foi enviado à AT.»
10. Carregue em Descarregar ficheiro e guarde-o.
11. No Portal das Finanças, carregue o ficheiro, preencha lá o Quadro 02 (o ficheiro leva-o vazio, como avisa a caixa amarela da declaração) e submeta a declaração. Guarde o comprovativo. Pendente de validação no ecrã: a entrega no Portal das Finanças não se faz a partir da base de demonstração.

Resultado esperado

• A declaração está Validada, com o ficheiro gerado no separador Ficheiro.
• O Mapa da declaração recapitulativa do mesmo mês mostra as mesmas linhas e, em «Conferência com a declaração periódica de IVA», Diferença 0,00 €.
• A declaração não gera lançamentos contabilísticos.

A coluna Entrega continua Não enviada depois de entregar no Portal: o fiscaldoo não tem onde registar a entrega. Guarde o comprovativo do Portal junto da declaração (por exemplo, como anexo no histórico).

Notas importantes

• Prazo. O Prazo do ecrã é o dia 20 do mês seguinte ao período (outubro de 2026 → 20/11/2026). A periodicidade (mensal ou trimestral) é calculada pelo fiscaldoo a partir das vendas de bens dos trimestres anteriores e aparece na ficha da empresa (Como configurar o IVA da empresa). Pendente de validação por contabilista certificado: prazo e periodicidade da declaração recapitulativa (RITI, art. 30.º).
• Notas de crédito. A caixa azul da declaração explica: «Uma nota de crédito conta no período da fatura que corrige: a declaração desse período é substituída (instruções, campos 2.2 e 2.3). A declaração periódica conta-a no próprio período (campos 40/41), por isso o campo 07 da declaração periódica e o campo 19 abaixo podem diferir sem qualquer erro. …» Pendente de validação por contabilista certificado: período de uma nota de crédito intracomunitária na declaração recapitulativa e nos campos 7, 40 e 41 da DP IVA.
• Operações triangulares (tipo 4) somam-se em Triangulares (campo 17) e, na declaração periódica, vão para o campo 8, não para o 7. Os campos 7 a 9 da DP IVA estão em De onde vem cada campo da DP IVA. Pendente de validação por contabilista certificado: operações triangulares nos campos 17 e 19 da recapitulativa e no campo 8 da DP IVA.
• Submeter (simulado) não entrega nada: a confirmação diz «Nada é enviado à AT: a submissão é simulada e está bloqueada no ambiente de teste.» e a Entrega passa a Bloqueado (ambiente de teste). Não o use como entrega.

A declaração não confere o VIES

As linhas vêm de todas as faturas com 0% EU ou 0% EU S, e a coluna Problema só confere o formato e o dígito de controlo do NIF. Na demonstração, a Software Berlin GmbH, com o NIF por validar no VIES (fatura emitida pelo Contabilista certificado com o motivo registado, porque o fiscaldoo recusa estas faturas por omissão), aparece com 100 € e Número de problemas 0. Antes de validar, confirme no VIES os NIF de todos os clientes do Quadro 04 - Operações e, se algum não estava validado quando faturou com 0% EU, decida com o contabilista certificado como corrigir a fatura antes de entregar. Pendente de validação por contabilista certificado: tratamento de uma fatura emitida com 0% EU a um cliente com o NIF por validar no VIES (RITI, art. 14.º).

Problemas frequentes

Validar é recusado: «Não há operações intracomunitárias a declarar»

• Sintoma: «Operação inválida — Não há operações intracomunitárias a declarar em 2026-09-01 - 2026-09-30: a obrigação só existe nos períodos com operações. Gere primeiro as linhas ou apague este rascunho.»
• Causa: o período não tem faturas publicadas com 0% EU ou 0% EU S (na demonstração, setembro de 2026).
• O que fazer: confirme o período escolhido. Se não houve vendas intracomunitárias, não há declaração a entregar: apague o rascunho em Ações › Eliminar.

Corrigir uma declaração já validada: «Há campos obrigatórios por preencher»

• Sintoma: numa segunda declaração do mesmo período, Gerar linhas preenche Substitui com a declaração validada e mostra Motivo da substituição e Transferências à consignação (campo 2.4). Ao Validar: «Há campos obrigatórios por preencher. Preencha os campos assinalados a vermelho para poder guardar.», com Transferências à consignação (campo 2.4) a vermelho.
• Causa: uma declaração de substituição tem de dizer o motivo e responder ao campo 2.4 (a ajuda: «obrigatório numa declaração de substituição»).
• O que fazer: em Motivo da substituição, escolha 2.1 - Alteração da periodicidade de trimestral para mensal, 2.2 - Inexistência de operações intracomunitárias no período ou 2.3 - Outras alterações às operações declaradas. Em Transferências à consignação (campo 2.4), escolha uma de 2.4.1.1 - Sem alterações: o Quadro 06 da declaração a substituir não estava preenchido, 2.4.1.2 - Sem alterações: o Quadro 06 da declaração a substituir mantém-se, 2.4.2 - O Quadro 06 tem alterações ou 2.4.3 - Transferências à consignação declaradas pela primeira vez. Depois carregue em Validar. As linhas que mudaram ficam marcadas em Retificação. Pendente de validação por contabilista certificado: motivo da substituição e resposta ao campo 2.4.

Uma linha tem um problema no NIF

• Sintoma: a coluna Problema de uma linha tem texto e o Número de problemas é maior do que 0.
• Causa: o NIF do cliente falta, é português (não é uma operação intracomunitária) ou tem o formato ou o dígito de controlo errado.
• O que fazer: o NIF de um cliente com faturas emitidas não se altera na ficha: o fiscaldoo recusa com «… já é usado em documentos certificados, por isso o seu NIF (…) não pode ser alterado aqui …» e manda pedir ao Responsável fiscal (no campo Perfil, o Contabilista certificado) a Correção auditada. Depois da correção, crie a declaração de novo e carregue em Gerar linhas. Pendente de validação no ecrã: na demonstração nenhum cliente com 0% EU tem o NIF errado, e o NIF de um cliente com faturas emitidas não se altera para provocar o caso.