Como importar as faturas de compra do e-Fatura

Para que serve?

Os fornecedores comunicam as faturas que emitem à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), e essas faturas aparecem no e-Fatura, no Portal das Finanças. Importar a lista do e-Fatura mostra, documento a documento, o que o fornecedor comunicou e se essa fatura já está lançada na contabilidade. As que faltam ficam assinaladas, com a conta de gastos sugerida.

A importação não cria faturas nem lançamentos. Cada fatura em falta lança-se como qualquer fatura de fornecedor, e só aí há linhas no razão. Também não envia nada à AT.

Quando utilizar?

• Todos os meses, antes de apurar o IVA e de fechar o mês, para encontrar as compras que os fornecedores comunicaram e que ainda não foram lançadas.
• Quando um fornecedor diz que mandou uma fatura e não a encontra na contabilidade.

Onde encontrar?

• Contabilidade › Lançar › Importar (no grupo Lançamentos): a página Importar tem os botões Importar ficheiro do e-Fatura e Contas por omissão do e-Fatura.
• Contabilidade › Lançar › Faturas do e-Fatura (no grupo Compras): a lista dos documentos já importados.

Antes de começar

• O seu perfil é Contabilista. Com ele faz todos os passos deste artigo, incluindo lançar a fatura em falta (testado com esse perfil). O perfil Faturação não tem a aplicação Contabilidade nem estes menus.
• Tem o ficheiro da lista das compras, exportado do e-Fatura no Portal das Finanças, em CSV ou XLSX. Pendente de validação no ecrã: o caminho da exportação no Portal das Finanças e os títulos das colunas do ficheiro de 2026 (a demonstração não liga à AT real; o ficheiro do exemplo foi feito com os títulos que o fiscaldoo reconhece).
• A empresa certa está escolhida no canto superior direito: os documentos ficam na empresa ativa.
• No exemplo, a Empresa Demonstração, Lda importa as compras de setembro de 2026: 10 linhas (8 faturas, 1 linha com uma data errada e 1 documento anulado no Portal), com as colunas NIF Emitente, Emitente, Tipo Documento, N.º Documento, Data Documento, Valor Base, Valor IVA, Total e Situação.

Como utilizar

1. Abra Contabilidade › Lançar › Importar e carregue em Importar ficheiro do e-Fatura.
2. Na janela Importar compras e-Fatura, deixe Tipo de ficheiro em Compras e-Fatura (a outra opção, Recibos verdes, é para a lista dos recibos verdes emitidos à empresa). Em Ficheiro exportado do Portal (CSV ou XLSX), carregue em Escolher ficheiro e escolha o ficheiro.
3. Carregue em Importar. A janela diz quantos documentos entraram e quais as linhas que não entraram, e porquê. No exemplo: «8 documento(s) importado(s), 6 já lançado(s), 0 duplicado(s) ignorado(s).», e duas linhas recusadas (ver «Problemas frequentes»). O número da linha conta a linha dos títulos: «Linha 10» é a décima linha do ficheiro.
4. Carregue em Ver os documentos. A lista Compras e-Fatura abre com o filtro Não lançados: no exemplo, 2 documentos, 159,90 €. Para ver todos, retire o filtro: 8 documentos, 3.671,55 €.
   • Comunicado e lançado (a verde): há uma fatura de fornecedor confirmada com o mesmo NIF e com a Referência da Fatura igual ao Número do documento (espaços e sinais não contam). A coluna Fatura de fornecedor mostra qual, por exemplo FTF/2026/00030 (FT GAB/928).
   • Comunicado, não lançado (a vermelho): não há essa fatura. No exemplo, a FT TEL/920 da Telecom Atlântico, SA (61,50 €) e a FT OF/2026/7 da Oficina Sintética, Lda (98,40 €).
5. Abra um documento Comunicado, não lançado. A Conta sugerida diz em que conta de gastos lançar, e Sugestão vinda de diz de onde veio: Histórico (a conta mais usada nas faturas confirmadas desse fornecedor) ou Regra (passo 8). No exemplo, a FT TEL/920 tem Base tributável 50,00 €, IVA 11,50 €, Total 61,50 € e a Conta sugerida 6262 Comunicação, do Histórico.
6. Lance a fatura como em Como lançar uma fatura de fornecedor: o Fornecedor, a Referência da Fatura igual ao Número do documento (FT TEL/920), a Data da Fatura de Fornecedor (20/09/2026), a conta sugerida, o valor e o IVA. Antes de carregar em Confirmar, confira a Data Contabilística: é ela que decide o período do IVA, e o ecrã propõe o dia em que regista a fatura (no exemplo, 29/10/2026), não a data do documento (ver «Notas importantes»). No exemplo, ao carregar em Confirmar abriu-se a janela Confirmar entradas, porque o valor é baixo para este fornecedor («O valor de Telecom Atlântico, SA parece incomum…» no rascunho); carregue em Confirmar nessa janela se o valor está certo. A fatura ficou FTF/2026/00054, Publicada, com a Data Contabilística 29/10/2026 e estas linhas (conferidas em Consultar › Razão, de 01/10/2026 a 31/10/2026):
   • 6262 Comunicação, a débito, 50,00 €;
   • 2432 IVA - Dedutível, a débito, 11,50 €;
   • 2211 Fornecedores gerais, a crédito, 61,50 €.
7. Volte a Lançar › Faturas do e-Fatura, abra o documento e carregue em Reconciliar de novo. Antes do clique, o documento já mostra a Fatura sugerida FTF/2026/00054 (FT TEL/920). Depois, o estado passa a Comunicado e lançado, com a Fatura de fornecedor e a Diferença para a fatura 0,00 €. Se a referência da fatura não é igual ao número comunicado, Reconciliar de novo não a encontra: carregue em Ligar uma fatura de fornecedor, escolha a fatura confirmada em Fatura de fornecedor e carregue em Ligar.
8. Para um fornecedor sem histórico, defina a conta antes de lançar. Na página Importar, carregue em Contas por omissão do e-Fatura e em Novo. Escreva o NIF do fornecedor (no exemplo, 599999993), deixe o Tipo de documento vazio para valer para todos (ou escreva, por exemplo, FT), escolha a Conta de gastos (6226 Conservação e reparação), escreva uma Nota e carregue em Guardar. Depois, no documento, carregue em Sugerir a conta de novo: a FT OF/2026/7 passou a ter a Conta sugerida 6226 Conservação e reparação, vinda da Regra.

Resultado esperado

• Cada documento que os fornecedores comunicaram está na lista, com o estado e, se já está lançado, a fatura de fornecedor ao lado. No exemplo, depois dos passos 6 e 7: 7 Comunicado e lançado e 1 Comunicado, não lançado (a Oficina, que ainda não existe como fornecedor).
• A importação não criou nenhum lançamento: as únicas linhas no razão são as da fatura lançada no passo 6.

Notas importantes

• A Data Contabilística decide o período do IVA. A fatura de 20/09/2026, lançada a 29/10/2026, ficou com a Data Contabilística 29/10/2026, e o IVA (11,50 €) entra no apuramento do IVA de outubro. Se a fatura tinha de ficar em setembro, escreva a data no campo antes de Confirmar. Se o período já está bloqueado ou declarado, veja Como bloquear períodos e gerir exceções. Pendente de validação por contabilista certificado: em que período se deduz o IVA de uma fatura comunicada num mês e recebida ou lançada noutro (CIVA, art. 22.º, n.º 2, e art. 78.º).
• O que a lista não vê. Só tem o que estava no ficheiro: as faturas que os fornecedores comunicaram à AT. Não tem as faturas de fornecedores estrangeiros (no exemplo, Cloud Services Inc. e Software Berlin GmbH), nem os documentos anulados no Portal, nem as faturas que um fornecedor não comunicou. As faturas lançadas que nenhum fornecedor comunicou veem-se no botão Painel e sincronização da lista, em Lançados, não comunicados. O painel abre no mês corrente: mude Data de e Data até para o mês importado. Uma lista sem documentos Comunicado, não lançado não quer dizer que a contabilidade das compras está completa.
• Importar o mesmo ficheiro outra vez não muda nada. Um documento com o mesmo NIF, número e data é ignorado como duplicado, e os que já estavam na lista não voltam a ser comparados. Depois de lançar as faturas em falta, carregue em Reconciliar de novo em cada documento (a lista não tem esta ação para vários de uma vez).
• Não considerar. Um documento que não é da atividade da empresa (por exemplo uma despesa pessoal com o NIF da empresa) marca-se escrevendo o Motivo para não considerar e carregando em Não considerar: fica Não considerados, com o motivo. Considerar de novo volta a pô-lo em Comunicado, não lançado e apaga o motivo. Um documento com fatura ligada não se pode marcar: carregue antes em Desligar a fatura de fornecedor.
• A conta sugerida é só uma ajuda. Não lança nada e não muda as faturas já lançadas; confira-a com o contabilista quando o fornecedor muda de atividade.

Problemas frequentes

«Escolha primeiro o ficheiro exportado do Portal das Finanças.»

• Sintoma: janela Operação inválida ao carregar em Importar.
• O que fazer: carregue em Escolher ficheiro, escolha o ficheiro e carregue de novo em Importar.

«Linha 10 não importada: a coluna «Data do documento» tem «31-09-2026», que não é uma data válida…»

• Sintoma: o resultado diz «… (espera-se dia/mês/ano, por exemplo 31/03/2026). Corrija a linha no ficheiro e importe-o de novo; as outras linhas já foram importadas.»
• O que fazer: corrija a data dessa linha no ficheiro e importe o mesmo ficheiro outra vez: só entra a linha corrigida; as outras contam como duplicadas.

«Linha 11 não importada: o documento está anulado no Portal…»

• Sintoma: «… por isso não foi importado como documento ativo. Não há nada a fazer, a não ser que esteja errado no Portal.»
• Causa verificada: a coluna Situação do ficheiro diz que o documento foi anulado (no exemplo, Anulado).
• O que fazer: nada. Se o fornecedor não devia ter anulado a fatura, fale com ele.

«0 documento(s) importado(s), 0 já lançado(s), 8 duplicado(s) ignorado(s).»

• Causa verificada: o ficheiro já tinha sido importado. Nada mudou na lista.
• O que fazer: abra a lista em Lançar › Faturas do e-Fatura.

«As colunas do ficheiro não foram reconhecidas.»

• Sintoma: a janela fica aberta com «… Formato lido: texto, codificação utf-8-sig, separador «;». Colunas do ficheiro: … Falta indicar: NIF do fornecedor, Número do documento, Data do documento, Valor total. … Ainda nada foi importado.» e as caixas Coluna do NIF do fornecedor, Coluna do número do documento, Coluna da data do documento, Coluna do valor base, Coluna do IVA e Coluna do total.
• O que fazer: em cada caixa, escreva o título da coluna do ficheiro que tem esse dado, tal como está no ficheiro (por exemplo Contribuinte para o NIF), e carregue em Importar. No teste, com as quatro caixas que faltavam, o resultado foi «1 documento(s) importado(s), 0 já lançado(s), 0 duplicado(s) ignorado(s).»

«Nenhum contacto tem este NIF: crie o fornecedor antes de lançar a fatura.»

• Sintoma: faixa azul no documento (no exemplo, a FT OF/2026/7 da Oficina Sintética, Lda); a lista não lhe sugere nenhuma fatura nem conta do Histórico.
• O que fazer: crie o fornecedor com esse NIF em Lançar › Fornecedores e lance a fatura (passos 6 e 7). Para a conta, use uma regra (passo 8).

«Escreva o motivo para não considerar este documento na atividade…»

• Sintoma: janela Operação inválida ao carregar em Não considerar: «… (por exemplo «despesa pessoal») antes de o marcar.»
• O que fazer: escreva o Motivo para não considerar e carregue de novo em Não considerar.

«Escolha a fatura de fornecedor a ligar.»

• Sintoma: janela Operação inválida ao carregar em Ligar na janela Ligar uma fatura de fornecedor sem escolher a fatura.
• O que fazer: escolha a fatura em Fatura de fornecedor, ou carregue em Cancelar se a fatura ainda não foi lançada (passo 6).