Como pagar as retenções na fonte do mês (guia)

Para que serve?

As retenções de IRS ou de IRC que a empresa fez nas faturas dos fornecedores são entregues ao Estado todos os meses. A guia de retenção junta as retenções do mês por tipo de rendimento, mostra o total e o prazo, e acompanha-as até ao pagamento: Rascunho, Declarada e Paga.

Pagar a guia é uma ação à parte, no portal das Finanças, onde a empresa obtém a referência de pagamento. A guia do produto confere que o valor pago, registado com o mês certo, cobre o total.

Atenção: hoje o pagamento registado com a guia não baixa a conta das retenções. Os passos 1 a 5 (gerar, declarar e pagar no portal das Finanças) não têm este problema. Nos passos 6 e 7, o pagamento debita a conta de fornecedores (2211 Fornecedores gerais) e não a 242 Retenção de impostos sobre rendimentos: a retenção que a fatura deixou a crédito na 242 continua lá depois de a guia ficar Paga. Até a correção, não registe o pagamento da retenção por esta via sem combinar o tratamento com o contabilista certificado. Sem esse pagamento, a guia fica Declarada e a conferência do Modelo 10 mostra Diferença nesse mês. Pendente de validação por contabilista certificado: tratamento contabilístico do pagamento da retenção (SNC, conta 242 e conta de terceiros).

Quando utilizar?

• Todos os meses em que a empresa pagou rendimentos sujeitos a retenção (por exemplo honorários de um profissional independente).
• Quando o prazo se aproxima: a guia mostra uma faixa quando o prazo passou e ela não está paga.
• Para conferir, antes de entregar o Modelo 10, se cada mês teve guia e pagamento.
• Não serve para as retenções dos salários (trabalho dependente, categoria A): a guia só soma as retenções das faturas de fornecedores (ver «Notas importantes»).

Onde encontrar?

• Contabilidade › Declarar › Retenções na fonte › O que há para fazer com as retenções?, e em Listas de apoio a lista Guias de retenção na fonte (as guias abrem-se daqui; o menu não tem entrada própria).
• Contabilidade › Declarar › Retenções na fonte › Retenções do período: o mapa para conferir os valores (Mês, Trimestre ou Ano; Exportar PDF e Exportar).
• O pagamento ao Estado regista-se em Contabilidade › Reconciliar › Bancos e caixa › Pagamentos a fornecedores.

Antes de começar

• Criar e declarar a guia: o perfil é Responsável fiscal. O Contabilista abre a lista e as guias, mas a lista dele não tem o botão Novo.
• Registar o pagamento: o Contabilista (ou o Responsável fiscal) faz-o em Pagamentos a fornecedores.
• As faturas do mês têm de estar confirmadas e pagas ao fornecedor: a guia soma pela data do pagamento da fatura. No exemplo, a fatura FTF/2026/00043 (Rui Matos, 14/05/2026, retenção de 184,00 €, paga a 10/06/2026) entra na guia de junho, não na de maio. Para configurar a retenção do fornecedor, veja Como configurar as retenções na fonte.
• Existe o parceiro do Estado: na demonstração, Autoridade Tributária (demonstração).

Como utilizar

1. Como Responsável fiscal, abra Declarar › Retenções na fonte › O que há para fazer com as retenções?, carregue em Guias de retenção na fonte e em Novo.
2. Em Imposto, escolha Retenção de IRS (a outra opção é Retenção de IRC). Em Mês, escolha o 1.º dia do mês dos pagamentos, aqui 01/06/2026. O Prazo aparece sozinho: 20/07/2026, o dia 20 do mês seguinte (Dia legal?). Quando o dia 20 cai num dia não útil, o Prazo passa para o dia útil seguinte.
3. Carregue em Gerar. A tabela Por tipo de rendimento mostra uma linha por regra de retenção, com Código de rendimento, Beneficiários, Documentos, Base e Valor retido: no exemplo, IRS cat. B — atividades profissionais da tabela do art. 151.º, código B, 1 beneficiário, 1 documento, base 800,00 € e valor retido 184,00 €. O Total a pagar é 184,00 €. Se faltar uma fatura, confirme-a e o pagamento a fornecedor e carregue em Gerar de novo (só é possível enquanto a guia é rascunho). O botão da seta, na linha, abre os documentos dessa linha.
4. Confira os valores com o mapa Retenções do período (passo opcional) e carregue no botão azul, que hoje se chama Problema e declara a guia. A guia passa a Declarada, mostra Declarado e não pago 184,00 € e ganha o botão Imprimir (um PDF «Documento interno sem valor fiscal», com os mesmos valores). O botão Exportar para folha de cálculo, que existe desde o rascunho, grava o mesmo quadro em XLSX. Pendente de validação por contabilista certificado: prazo (dia 20 do mês seguinte, com o dia não útil a passar para o dia útil seguinte) e as retenções que a guia deve incluir (CIRS, art. 98.º e 101.º; CIRC, art. 94.º; CPPT, art. 20.º).
5. Pague a referência no portal das Finanças. Se tiver o número da guia de pagamento (1 a 11 algarismos), escreva-o em Número da guia de pagamento e grave.
6. Leia primeiro a atenção do início do artigo. Como Contabilista, abra Pagamentos a fornecedores e Novo. Mantenha Tipo do Pagamento em Enviar. Em Fornecedor, escolha Autoridade Tributária (demonstração); em Valor, 184,00; em Data, a do pagamento (15/07/2026).
7. Em Guia de pagamento ao Estado, escolha Retenção de IRS e, em Período da guia, o mês das retenções (01/06/2026): uma guia atrasada conta no mês a que se refere, não no mês em que se paga. Confirme o valor e o fornecedor (o produto não os confere com a guia: ver «Problemas frequentes»), confirme que o Diário é Banco e carregue em Confirmar. O pagamento fica Pago.
8. Volte à guia, como Responsável fiscal, e carregue em Marcar como paga. A guia fica Paga, com Paga 184,00 €, Declarado e não pago 0,00 € e Paga em 15/07/2026.

Resultado esperado

• A guia fica Paga, com a data do pagamento em Paga em, e o separador Pagamentos mostra o pagamento ligado.

• Gerar, Declarar (o botão Problema) e Marcar como paga não fazem nenhum lançamento: as guias só registam o estado.

• O que o pagamento lança hoje (conferido no razão, pagamento PBNK1/2026/00042, com o parceiro Autoridade Tributária):

  Conta	Débito	Crédito
  2211 Fornecedores gerais	184,00 €
  120003 Pagamentos Pendentes		184,00 €

  Este lançamento é o comportamento de hoje, não o tratamento que se espera de uma retenção. A conta 242 Retenção de impostos sobre rendimentos, onde a retenção da fatura ficou a crédito, não é movimentada: continua com o saldo credor das retenções e o parceiro fica com um saldo devedor em 2211. Uma retenção paga ao Estado deve baixar a 242; o fiscaldoo ainda não o faz.

• O banco só baixa quando este pagamento for reconciliado com o extrato (Como reconciliar os movimentos bancários): até lá, o valor está em 120003 Pagamentos Pendentes, e aparece como pagamento «em trânsito» nos pendentes de reconciliação, apesar de o diário se chamar Banco.

• Uma guia Declarada ou Paga já não se apaga nem muda de imposto ou de mês.

Notas importantes

• A conta 242 não baixa. O pagamento debita 2211 e deixa em aberto o saldo devedor do parceiro e a retenção a crédito em 242. O produto não deixa escolher a conta de destino do pagamento. O fiscaldoo não propõe nenhum acerto: o tratamento desta diferença decide-se com o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: tratamento contabilístico do pagamento da retenção (SNC, conta 242 e conta de terceiros).

• O produto não confere o valor nem o fornecedor do pagamento. A guia soma todos os pagamentos confirmados com o mesmo imposto e o mesmo mês, qualquer que seja o fornecedor e o valor (ver «Problemas frequentes»). Confira-os antes de Confirmar.
• Salários. As retenções dos salários também estão em 242 (parceiro Autoridade Tributária), mas a guia não as soma: em junho de 2026 a guia tem só a fatura de 800,00 €. O pagamento dessas retenções trata-se nos salários.
• Corrigir depois de declarar. Uma guia declarada não se altera. Uma correção tardia faz-se na guia do mês seguinte, com o contabilista certificado. Pendente de validação por contabilista certificado: correção de retenções de meses já entregues.
• Prazo passado. Com o prazo ultrapassado e a guia por pagar, a guia mostra a faixa «O prazo passou e a guia não está paga». A guia de junho de 2026 mostra-a hoje (01/11/2026).

Problemas frequentes

«A guia … não tem linhas»

• Sintoma: ao carregar no botão azul de uma guia sem Gerar, «Operação inválida — A guia IRC withholding 2026-12 não tem linhas. Carregue primeiro em «Gerar»; se não houve retenções no mês, não é preciso guia.»
• O que fazer: carregue em Gerar. Se continua sem linhas (no exemplo, uma guia de IRC de dezembro, ou de IRS de fevereiro de 2026, sem pagamentos a fornecedores nesse mês), não houve retenções pagas nesse mês: não é preciso guia. O rascunho vazio pode ficar na lista ou ser eliminado.

«Os pagamentos marcados como guia … somam 0,00 €»

• Sintoma: ao carregar em Marcar como paga, «Operação inválida — Os pagamentos marcados como guia de IRS withholding 2026-06 somam 0,00 €, abaixo do total 184,00 €. Registe o pagamento (tipo «Enviar»), preencha «Guia de pagamento ao Estado» e o mês, e tente de novo.»
• Causa: não há pagamento confirmado, do tipo Enviar, com a guia e o Período da guia desta guia, ou o valor é menor do que o total.
• O que fazer: registe o pagamento como nos passos 6 e 7. Dois pagamentos parciais do mesmo mês somam-se.

«Já existe uma guia para esta empresa, imposto e mês»

• Sintoma: ao gravar uma guia repetida, «Erro de Validação — A operação não pode ser concluída: Já existe uma guia para esta empresa, imposto e mês.»
• O que fazer: abra a guia que já existe na lista.

O pagamento é maior do que o total da guia

• Sintoma: com um segundo pagamento de 70,00 € à Autoridade Tributária para a guia de junho, a guia mostra Paga 254,00 € e Declarado e não pago -70,00 €. O produto não recusa nem avisa.
• Causa: a guia só confere que a soma cobre o total (no mínimo); não tem limite máximo.
• O que fazer: abra o pagamento a mais e carregue em Cancelar com motivo: o pagamento deixa de contar (a guia volta a Paga 184,00 € e Declarado e não pago 0,00 €). Os campos Guia de pagamento ao Estado e Período da guia de um pagamento confirmado não se alteram: se estiverem mal, cancele com motivo e registe outro.

Pagamento a um fornecedor que não é o Estado

• Sintoma: um pagamento de 30,00 € à Papelaria Central, com Guia de pagamento ao Estado «Retenção de IRS» e Período da guia 01/06/2026, passa a contar para a guia de junho (Paga 284,00 €). O produto não pergunta se o fornecedor é o Estado.
• O que fazer: só preencha Guia de pagamento ao Estado em pagamentos à Autoridade Tributária. Se se enganou, cancele o pagamento com motivo, como no caso anterior.